Poradnia rachunkowa

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

W obszarze XII. Poprawa jakości kapitału ludzkiego, w kodzie 72. Opracowywanie, uruchomienie i wdrożenie reform systemów kształcenia i szkolenia w celu zwiększenia zdolności do zatrudnienia, zwiększenia stopnia dostosowania systemów kształcenia i szkolenia do potrzeb rynku pracy oraz systematycznego podnoszenia kwalifikacji kadry systemu oświaty w perspektywie gospodarki opartej na innowacji i wiedzy należy ująć całość wydatków poniesionych na:

● szkolenie dyrektora pt. "Sprawozdanie z nadzoru pedagogicznego za rok 2010/2011. przygotowanie szkoły do ewaluacji zewnętrznej, koncepcja pracy szkoły",

● szkolenie nauczycieli pt. "Substancje psychoaktywne w szkole i wśród uczniów, metody wczesnej interwencji",

● szkolenie dyrektora podsumowujące projekt "Szkolenie kadry kierowniczej" w Centrum Edukacji Nauczycieli plus koszt delegacji,

● udział nauczycielki w szkoleniu w ramach projektu "Nauczycielskie studium pomocy psychologicznej" - współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS PO KL plus koszty delegacji,

● udział w szkoleniu warsztatowym z systemu SJO BeSTi@ - księgowej plus koszt dojazdu.

Pozostałe wymienione wydatki nie są traktowane jako wydatki strukturalne i nie należy ujmować ich w sprawozdaniu.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Materiał pomocniczy "Przykłady typów projektów według kodów klasyfikacji i obszarów tematycznych dla nowej klasyfikacji wydatków strukturalnych" (www.mf.gov.pl -> Finanse Publiczne -> Budżet państwa -> Klasyfikacja wydatków strukturalnych).

ekspert w MDDP Outsourcing

Konieczność rozliczania kosztów w czasie wynika nie tylko z nierównomiernego powstawania tych kosztów w stosunku do przychodów, ale też z zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości.

Koszty ewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostek gospodarczych obejmują koszty poniesione w danym okresie, które niejednokrotnie dotyczą okresów przyszłych. W konsekwencji powstaje konieczność prawidłowego rozliczenia kosztów w czasie, czyli przypisanie ich do okresu, w którym powstaną przychody związane z tymi kosztami. Jest to zgodne z zasadą współmierności, określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że do kosztów danego okresu należy zaliczyć oprócz kosztów bieżącego okresu również te, które zostały poniesione w poprzednich okresach. Mamy wówczas do czynienia z czynnymi rozliczeniami kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Koszty poniesione mogą być rozliczane w okresie kilku miesięcy, a nawet lat. Oznacza to, że efekt tych kosztów, mimo iż zostały one już poniesione, będzie widoczny dopiero w przyszłości.

Przykładem kosztów zaliczanych do czynnych rozliczeń międzyokresowych mogą być między innymi:

● opłacone z góry świadczenia, takie jak, ubezpieczenia, prenumerata, czynsze,

● podatek od nieruchomości, opłatę roczną za wieczyste użytkowanie gruntów,

● dokonany jednorazowo roczny odpis na ZFŚS.

Takim przykładem są także jak w przypadku Państwa firmy opłacone z góry koszty energii elektrycznej i gazu oraz usług komunalnych.

Ewidencja księgowa czynnych rozliczeń międzyokresowych zależy od tego, w jakim układzie dana jednostka prowadzi ewidencję kosztów.

Ewidencja będzie następująca: strona Wn konta zespołu 4 (w pełnej kwocie poniesionych kosztów), strona Ma konta zespołu 1 lub 2 i równolegle strona Wn konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne (w pełnej kwocie poniesionych kosztów), strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów (w pełnej kwocie poniesionych kosztów).

Następnie odpowiednia część kosztów przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy strona Wn konta 490 - Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Jednostka może przyjąć również uproszczony sposób ewidencji, który polega na pominięciu konta 490. Wtedy uproszczone księgowania będą następujące (w pełnej kwocie poniesionego kosztu): strona Wn konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne, strona Ma konta zespołu 1 lub 2.

Na konta zespołu 4 księgowane są odpowiednie części wydatków przypadające na dany okres sprawozdawczy: strona Wn konta zespołu 4, strona Ma konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Ewidencja będzie następująca: strona Wn konta zespołu 4 (w pełnej kwocie poniesionych kosztów), strona Ma konta zespołu 1 lub 2 i równolegle strona Wn konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne (w pełnej kwocie poniesionego kosztu), strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów (w pełnej kwocie poniesionego kosztu).

Następnie odpowiednia część kosztów przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy: strona Wn konta zespołu 5, strona Ma konta 645 - Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

ekspert z zakresu finansów publicznych

Jeżeli przedstawiono w kasie krajowy lub zagraniczny znak pieniężny (banknot lub monetę) sfałszowany lub budzący wątpliwości co do autentyczności, to kasjer ma obowiązek taki znak pieniężny zatrzymać. Następnie po zatrzymaniu powinien sporządzić protokół w trzech egzemplarzach.

Zasady postępowania w przypadku wystąpienia w kasie znaku pieniężnego (banknotu lub monety), co do których zachodzi podejrzenie, że jest fałszywy, reguluje zarządzenie prezesa Narodowego Banku Polskiego z 31 sierpnia 1989 r. Określa ono szczegółowe zasady postępowania w przypadku kiedy kasjer stwierdzi, że przyjmowany przez niego banknot (lub moneta) jest fałszywy lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności.

Protokół o zatrzymaniu sfałszowanego znaku pieniężnego powinien zawierać:

● nazwę i siedzibę jednostki zatrzymującej znak pieniężny, liczbę porządkową protokołu i datę jego sporządzenia,

● nazwę i adres jednostki przedstawiającej znak pieniężny, z zaznaczeniem nazwiska, imienia, adresu i charakteru służbowego pracownika działającego w imieniu tej jednostki, a w razie gdy zatrzymany znak pieniężny przedstawiła osoba fizyczna we właściwym imieniu - jej nazwisko, imię i adres,

● wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a ponadto serię i numery - jeżeli zatrzymanym znakiem pieniężnym jest banknot,

● podpis osoby zatrzymującej znak pieniężny oraz podpis i numer dowodu osobistego lub równorzędnego dokumentu osoby, która znak ten przedstawiła,

● numerację protokołów rozpoczyna się w każdym roku od 1.

Zatrzymany znak pieniężny jednostka zatrzymująca przesyła niezwłocznie wraz z oryginałem protokółu właściwej terytorialnie jednostce policji. Drugi egzemplarz protokołu otrzymuje jako pokwitowanie osoba, która przedstawiła zatrzymany znak pieniężny, a trzeci egzemplarz pozostaje w aktach jednostki. Jeśli nie można ustalić, przez kogo znak został wpłacony jeden egzemplarz protokołu wraz z zakwestionowanym znakiem pieniężnym przesyła się policji, a drugi egzemplarz pozostaje w aktach jednostki, która sporządziła protokół.

Warto zauważyć, że w przypadku wątpliwości bądź jednoznacznych podejrzeń, że wpłacany znak pieniężny nie jest autentyczny, nie ma potrzeby wzywania policji. Jest od tej zasady tylko jeden wyjątek, kiedy zachodzi podejrzenie, że zatrzymany znak pieniężny został sfałszowany przez osobę go przedstawiającą w kasie lub nasuwa się przypuszczenie, że osoba ta rozmyślnie wprowadza w obieg sfałszowany znak pieniężny.

Po przekazania protokołu policji (lub w momencie jej wezwania) kończą się obowiązki jednostki związane z zatrzymaniem wątpliwego banknotu lub monety. Kolejne czynności podejmowane są już przez właściwe organy policji. Polegają one między innymi na przesłaniu zatrzymanego znaku pieniężnego do Centrali Narodowego Banku Polskiego celem dokonania ekspertyzy w zakresie jego autentyczności.

Podstawa prawna

Art. 35 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o Narodowym Banku Polskim (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 1, poz. 2 z późn. zm.). Zarządzenie prezesa Narodowego Banku Polskiego z 31 sierpnia 1989 r. w sprawie zatrzymywania fałszywych znaków pieniężnych (M.P. nr 32, poz. 255 z późn. zm.).

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 5 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko (dalej: PO IiŚ) takie koszty bankowe można uznać za kwalifikowalne.

Podrozdział 6.2 pkt 5 stanowi, że pozostałe niezbędne wydatki poniesione przez jednostkę w związku z przygotowaniem bądź realizacją projektu (tj. zarówno w okresie przygotowania projektu, jak i jego realizacji), takie jak m.in. wydatki poniesione na:

● niezbędne ekspertyzy, porady prawne, doradztwo finansowe lub techniczne,

● usługi obce niezbędne dla realizacji projektu (w tym również usługi wykonywane na podstawie umowy o dzieło lub umowy-zlecenia),

● szkolenia (w zakresie związanym z realizacją projektu) dla pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu,

● audyty związane z realizacją projektu (jeżeli audyt związany z realizacją projektu jest wymagany przepisami prawa bądź wymaganiami: IZ, IP lub IW/IPII),

● prowadzenie rachunkowości projektu (w zakresie, w jakim jest to wymagane odpowiednimi przepisami lub wytycznymi),

● remont lub adaptację powierzchni biurowej na potrzeby pracowników uczestniczących w przygotowaniu bądź realizacji projektu,

● koszty (w wysokości odpisów amortyzacyjnych, przy zachowaniu warunków dotyczących zakupu sprzętu opisanych w podrozdziale 6.5.3 wykorzystania sprzętu i wyposażenia, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania, przez pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu, archiwizację dokumentów związanych z realizacją projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami wynikającymi z faktu otrzymania dofinansowania w ramach PO IiŚ, wskazanymi w umowie o dofinansowanie,

● podróże służbowe pracowników beneficjenta w związku z realizacją projektu (do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju),

● otwarcie i prowadzenie odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych, które są niezbędne dla realizacji projektu,

● usługi telekomunikacyjne związane z realizacją projektu (w proporcji, w której kwalifikowalne jest wynagrodzenie pracownika),

● zakup materiałów niestanowiących środków trwałych na czas realizacji projektu,

mogą być uznane za kwalifikowalne.

Jeżeli jednak projekt jest realizowany zgodnie z regułami pomocy publicznej, wówczas koszty bankowe muszą mieścić się w kategoriach kosztów kwalifikowalnych wskazanych w programie pomocowym lub w akcie przyznającym pomoc indywidualną.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013, Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Warszawa, 21 czerwca 2011 r., znak: MRR/IiŚ/1(5)06/2011.