Sumy depozytowe podlegają ewidencji na koncie 139 - Inne rachunki bankowe

Sumy depozytowe to obce środki pieniężne gromadzone przez jednostki na rachunkach bankowych, przy czym jednostki budżetowe sumy te przechowują wyłącznie na rachunku depozytowym, natomiast samorządowe zakłady budżetowe mogą przechowywać je alternatywnie również na swoich rachunkach bieżących. Na sumy te najczęściej składają się: wadia przetargowe, zabezpieczenia należytego wykonania umów, kaucje najmu, inne różne zabezpieczenia otrzymane w związku z postępowaniem administracyjnym lub sądowym, jak również naliczone przez bank oprocentowanie, które powiększa wartość tych sum.

Co do zasady wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe zgodnie z zasadami wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej podlegają ewidencji na koncie 139 - Inne rachunki bankowe w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 - Pozostałe rozrachunki.

Z uwagi na możliwość występowania w jednostkach różnego rodzaju sum depozytowych oraz w celu zachowania przejrzystości, prawidłowości i rzetelności prowadzonych rozliczeń z powyższego tytułu do określonych powyżej kont jednostki powinny prowadzić ewidencje analityczną co najmniej według rodzajów sum depozytowych oraz według kontrahentów. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji analitycznej powinny zostać określone w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (polityce rachunkowości), którą zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości opracowuje i aktualizuje kierownik jednostki, a której jednym z elementów jest instrukcja obiegu dokumentów. Uregulowania te oprócz regulacji ustawowych są podstawowym źródłem prawa zapewniającym prawidłowość oraz rzetelność prowadzonej ewidencji księgowej.

Praktyczne ujęcie operacji dotyczących przyjmowania i zwrotu sum depozytowych przedstawiono w kilku przykładach.

WAŻNE

Przekazanie kwoty potrąconego z faktury zabezpieczenia należytego wykonania umowy traktuje się jako wydatek klasyfikowany według podziałek klasyfikacji budżetowej właściwej dla rodzaju usługi, której dotyczy zatrzymane zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Data przekazania kwoty zabezpieczenia na rachunek depozytowy jest równoznaczna z datą poniesienia wydatku według odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej

PRZYKŁAD

Odsetki

Odpowiedź:

1. Odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych przez zewnętrznych kontrahentów na depozytowy rachunek bankowy zakładu budżetowego jako:

a) zabezpieczenie należytego wykonania umów - podlegają ewidencji na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki. Naliczone odsetki stanowią własność kontrahenta, gdyż zgodnie z przepisami art. 148 ust. 5 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych zabezpieczenie to zamawiający zwraca wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy;

b) wadium - podlega ewidencji na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki. Naliczone odsetki stanowią własność kontrahenta, gdyż zgodnie z art. 46 ust. 4 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zamawiający zwraca wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy;

c) kaucja najmu - podlega ewidencji również na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki, w przypadku gdy umowa najmu przewiduje jej zwrot na rzecz najemcy wraz z odsetkami. Natomiast w przypadku gdy umowa najmu przewiduje zwrot kaucji najmu w kwocie nominalnej (tj. bez odsetek) - odsetki te należy ewidencjonować na koncie 750 - Przychody finansowe.

2. Odsetki od sum depozytowych zwracane na rzecz kontrahentów nie stanowią kosztów zakładu budżetowego i nie mogą być ewidencjonowane na kontach zespołu 7. Podlegają one również ewidencji na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki jako rozliczenie istniejących rozrachunków.

PRZYKŁAD

Zabezpieczenie umowy

Strony w zawartej umowie o prace remontowe ustaliły zabezpieczenie należytego wykonania umowy w łącznej kwocie 120 000 zł. Wykonawca w dniu podpisania umowy wniósł 30 proc. wartości ustalonego zabezpieczenia, pozostała część zabezpieczenia będzie tworzona w formie potrącenia z faktur za wykonanie przedmiotu umowy, w wysokości 10 proc. wartości brutto faktur, aż do osiągnięcia pełnej kwoty zabezpieczenia.

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.00800020b.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. WB - wpływ na rachunek bankowy (depozytowy) zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 36 000 zł, tj. stanowiącego 30 proc. wartości ustalonego zabezpieczenia.

2. Faktura przejściowa od wykonawcy za zrealizowane prace remontowe na kwotę brutto 300 000 zł.

3. WB - zapłata faktury o której mowa w pkt 2 na rachunek wykonawcy w kwocie 270 000 zł, tj. po potrąceniu zgodnie z umową zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

4. WB - przelew z rachunku wydatków na rachunek bankowy depozytowy kwoty 30 000 zł, stanowiącej zatrzymane zabezpieczenie.

5. Wpływ na rachunek depozytowy kwoty 30 000 zł - potrącone zabezpieczenie.

6. Przeksięgowanie potrąconego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 30 000 zł z konta rozrachunków (201) na konto pozostałe rozrachunki (240).

7. Wpływ odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 250 zł.

8. Otrzymanie od Wykonawcy faktury końcowej za zrealizowane prace remontowe na kwotę 900 000 zł.

9. Zapłata faktury o której mowa w pkt 8 na rachunek wykonawcy w kwocie 846 000 zł, tj. po potrąceniu zgodnie z umową zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

10. Przelew z rachunku wydatków na rachunek bankowy depozytowy kwoty 54 000 zł, stanowiącej zatrzymane zabezpieczenie.

11. Wpływ na rachunek depozytowy kwoty 54 000 zł - potrącone zabezpieczenie.

12. Przeksięgowanie potrąconego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 54 000 zł z konta rozrachunków (201) na konto pozostałe rozrachunki (240).

13. Wpływ odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 300 zł.

14. Zwrot zabezpieczenia na rachunek wykonawcy w związku z zakończeniem robót (70 proc. wysokości zabezpieczenia), wraz z odsetkami:

a) zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 84 000 zł,

b) odsetki od zabezpieczenia należytego wykonania umowy (70 proc.) w kwocie 300 zł.

15. Wpływ odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących pozostałe zabezpieczenie na okres rękojmi w kwocie 80 zł.

16. Zwrot pozostałego zabezpieczenia po upływie okresu rękojmi, na rachunek wykonawcy (30 proc. wysokości zabezpieczenia) wraz z odsetkami, w tym:

a) zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 36 000 zł,

b) odsetki od zabezpieczenia należytego wykonania umowy (30 proc.) w kwocie 330 zł.

PRZYKŁAD

Wadium

Samorządowa jednostka budżetowa jako zamawiający ogłosiła przetarg nieograniczony na wybór wykonawcy robót budowlanych. Z uwagi na znaczną wartość przedmiotu zamówienia jednostka zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych zażądała wniesienia przez uczestników postępowania przetargowego wadium, a następnie przez wybranego wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy przed jej podpisaniem. W postępowaniu tym wadium ustalono na kwotę 500 000 zł, zaś zabezpieczenie należytego wykonania umowy na kwotę 1 200 000 zł.

Z uwagi na fakt, że w niniejszym przykładzie występuje kilka rodzajów sum depozytowych, dla zachowania przejrzystości i rzetelności rozliczeń przyjęto, że jednostka prowadzi niżej wymienione konta analityczne:

139-1 - Rachunek bankowy depozytowy - dotyczący wpłat wadium,

139-2 - Rachunek bankowy depozytowy - dotyczący zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

139-3 - Rachunek bankowy depozytowy - dotyczący odsetek naliczonych przez bank, podlegających zwrotowi,

139-4 - Rachunek bankowy depozytowy - dotyczący odsetek stanowiących dochody,

240-1-K - Pozostałe rozrachunki - dotyczące wadium,

240-2-K - Pozostałe rozrachunki - dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

240-3-K - Pozostałe rozrachunki - dotyczące odsetek doliczonych przez bank, podlegających zwrotowi na rzecz kontrahentów,

141 - Środki pieniężne w drodze,

130 - Rachunek bieżący jednostki (subkonto dochodów),

750 - Przychody finansowe.

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.00800020b.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Wpływ wadium od wykonawcy w kwocie 500 000 zł.

2) Na koniec miesiąca od wszystkich środków zdeponowanych na rachunku depozytowym dopisane zostały odsetki w kwocie 800 zł, w tym od środków stanowiących wadium w kwocie 300 zł. Pozostałe odsetki zostały naliczone od sum depozytowych, które nie podlegają zwrotowi na rzecz kontrahentów w kwocie 500 zł.

3) Przekazanie kwoty naliczonych odsetek od środków zdeponowanych na rachunku depozytowym, które nie podlegają zwrotowi, na rachunek dochodów jednostki w kwocie 500 zł.

4) Wpływ środków z tytułu odsetek przekazanych z rachunku depozytowego na rachunek dochodów w kwocie 500 zł.

5) Jednostka rozstrzygnęła postępowanie przetargowe. Wybrany wykonawca dokonał wpłaty na rachunek depozytowy jednostki przed podpisaniem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 699 700 zł.

6) Jako uzupełnienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wykonawca wniósł do jednostki jako zamawiającego o zaliczenie kwoty 500 000 zł wadium wraz z odsetkami (300 zł) w poczet ustalonego zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

a) przeksięgowanie wadium w poczet zabezpieczenia,

b) przeksięgowanie odsetek naliczonych od środków stanowiących wadium, w poczet zabezpieczenia,

c) przeksięgowanie środków na rachunku bankowym pomiędzy analitykami: wadium, ZNWU i odsetki.

7) W następnych miesiącach od środków na rachunku depozytowym, bank naliczył odsetki w łącznej kwocie 3000 zł w tym od środków stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 1400 zł. Pozostała kwota odsetek w kwocie 1600 zł stanowi dochody budżetowe.

8) Po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy, jednostka - zamawiający - zwróciła na rachunek bankowy wykonawcy 70 proc. wniesionego zabezpieczenia, co stanowi kwotę 840 000 zł, pozostawiając na okres rękojmi 30 proc., czyli kwotę 360 000 zł. Zwrot zabezpieczenia nastąpił wraz z odsetkami w części dotyczącej 70 proc. Kwota odsetek (1200 zł).

9) Przekazanie pozostałej kwoty odsetek stanowiących dochody budżetowe na rachunek dochodów - 1600 zł.

10) Wpływ na rachunek dochodów przekazanych odsetek z rachunku bankowego depozytowego - 1600 zł.

11) Po upływie okresu rękojmi Zamawiający zwrócił na rachunek bankowy Wykonawcy pozostałą część zabezpieczenia w kwocie 360 000 zł wraz z odsetkami, które za okres okresu rękojmi, zostały naliczone przez bank w kwocie 960 zł.

a) naliczone odsetki przez bank podlegające zwrotowi na rzecz wykonawcy - 960 zł,

b) zwrot zabezpieczenia w kwocie 360 000 zł,

c) zwrot odsetek od zabezpieczenia 1160 zł.

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.00800020b.803.jpg@RY2@

Elżbieta Gaździk główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).