Informacja w sieci obniża koszty

Aktualizowanie biuletynu informacji publicznej (BIP) to nie tylko realizacja przepisów, ale i szansa na uniknięcie dodatkowych obowiązków związanych z udostępnianiem informacji publicznej.

BIP powołano do życia ustawą z 6 września 2001 r. (Dz.U. z 2001 r., nr 112, poz. 1198), a obowiązkiem jego prowadzenia objęto również jednostki samorządowe. Powinny one w nim zamieszczać wszystko, co wiąże się ze sprawami publicznymi, a więc projekty aktów prawa miejscowego, dokumenty wytworzone przez organy czy też informacje o stanie majątkowym lokalnych władz. Tyle ustawa.

Sądy administracyjne w swoim orzecznictwie wielokrotnie potwierdzały obowiązek tworzenia BIP. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 4 sierpnia 2005 r. (sygn. II SAB/Wa 80/05) zwrócił uwagę na to, że informacja publiczna powinna być w możliwie najszerszym zakresie dostępna w BIP, natomiast sytuacja, w której obywatel musi złożyć do organu wniosek o dostęp do takiej informacji, ma należeć do wyjątków.

Tymczasem praktyka pokazuje, że mimo upływu lat prowadzenie BIP wciąż szwankuje. Biuletyny wielu samorządów pozostają nie tylko nieprzyjazne dla użytkowników od strony technicznej, ale i zawierają merytoryczne braki. Dlatego organizacje obywatelskie i instytucje państwowe prowadzą działania zmierzające do zbudowania wśród samorządów poczucia, że publikacja pewnych kategorii wiadomości w BIP powinna być naturalnym elementem obiegu informacji publicznej.

Recepta na sukces

To, że BIP można prowadzić z sukcesem, udowodnili laureaci rozstrzygniętego konkursu "Przejrzysta strona BIP" organizowanego przez ówczesne Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Ich pomysły na sukces są różne, ale cel jeden: prowadzenie BIP nie może być traktowane jako przykry ustawowy nakaz, ma natomiast służyć mieszkańcom.

- Stworzyliśmy wewnętrzny system umieszczania informacji publicznej w internecie. Zarządzenie wydane przez wójta określa terminarz podejmowania działań w przypadku konieczności publikacji określonych kategorii informacji - mówi Wiesława Klimek z urzędu gminy Osielsko (woj. kujawsko-pomorskie), zwycięzcy konkursu. Nasza rozmówczyni dodaje, że pracownicy wydziałów merytorycznych po wytworzeniu dokumentu mają obowiązek dostarczać go do redakcji BIP, która następnie umieszcza go na stronie w wersji elektronicznej. - Są osoby, które są odpowiedzialne za stałe monitorowanie i aktualizowanie biuletynu - wyjaśnia Klimek.

O podobnej koordynacji w pracy z BIP wspominają również w urzędzie gminy Przytoczna (woj. lubelskie). - Komunikacja w zarządzaniu BIP okazuje się najważniejsza. Są wyznaczone osoby, którym przypisano konkretne zadania w procesie przetwarzania informacji z papierowych dokumentów i akt w pliki publikowane w BIP - przyznaje Wioletta Pietrzak, sekretarz gminy.

Zanim jednak wypracuje się odpowiednie zarządzanie BIP, należy stworzyć dobrą infrastrukturę. Jako że nie ma jednego odgórnie narzuconego wzorca, każda jednostka samorządu terytorialnego musi ją zbudować samodzielnie. - Tworząc naszą stronę BIP, spróbowaliśmy postawić się w miejscu przeciętnego internauty poszukującego danej informacji. Miało być czytelnie i przejrzyście, a nie topornie i przytłaczająco.

Mniej zachodu

Nasi rozmówcy przekonują, że nakład pracy włożony w odpowiednie prowadzenie BIP, paradoksalnie powoduje zmniejszenie obciążeń w zakresie obsługi udostępniania informacji publicznej. Samorządy, które stale aktualizują informacje umieszczane w internecie, obserwują znaczne zmniejszenie liczby wniosków od mieszkańców o udostępnienie informacji publicznej.

- Odkąd zmieniliśmy nasze postrzeganie BIP i wykorzystujemy to narzędzie szerzej, w zasadzie nie odnotowujemy wspomnianych wniosków od obywateli. Nie musimy więc ich rozpatrywać, czyli mamy mniej papierkowej roboty.

Zdaniem ekspertów nie chodzi tylko o mniej pracy, ale i niższe koszty - tłumaczy Wioletta Pietrzak. - Udostępnianie informacji w sposób systemowy, w sieci, jest co do zasady tańsze, niż obsługa setek oddzielnych wniosków - zauważa prawnik Piotr Waglowski.

Do podobnych wniosków prowadzi lektura orzecznictwa. WSA w Szczecinie w wyroku z 3 września 2008 r. (sygn. II SA/Sz 505/08) stwierdził, że BIP jest podstawowym źródłem zapoznania się z informacją publiczną. Wobec tego udostępnienie jej w internecie zwalnia jednostkę samorządu z obowiązku udzielenia jej na wniosek.

Także w szkołach

W związku z początkiem roku szkolnego warto przypomnieć, że BIP powinny prowadzić również placówki oświatowe. Zapewnienie realizacji tego obowiązku to zadanie dla dyrektorów podstawówek, gimnazjów i liceów i właśnie dla samorządów, które są podmiotem prowadzącym szkoły.

WSA w Krakowie w wyroku z 29 kwietnia 2010 r. (sygn. II SAB/Kr 33/10) orzekł, że szkoła jako jednostka organizacyjna, która dysponuje majątkiem publicznym i wykonuje zadania publiczne, jest zobowiązana do posiadania BIP i publikowania w nim określonych prawem informacji.

- Wrocławski urząd miejski w ramach wdrażanego obecnie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Wrocławską Oświatą zaplanował dostarczenie wszystkim szkołom i placówkom jednolitego narzędzia do prowadzenia stron BIP - mówi Alicja Zalewska z biura prasowego Urzędu Miejskiego we Wrocławiu.

Dzięki temu wszystkie jednostki będą posiadały jednolite rozwiązanie, co powinno umożliwić utrzymanie wysokiego poziomu stron. Szkoły i placówki oświatowe nie muszą samodzielnie starać się o budowanie swoich stron BIP, gdyż wszyscy otrzymają gotowy szablon do wypełnienia swoimi treściami.

Niestety, jak pokazuje praktyka, wciąż jest to prawo często nierespektowane. To z kolei grozi przykrymi konsekwencjami dla samorządów. Jednostka, która nie wypełnia obowiązków związanych z prowadzeniem i aktualizowaniem BIP, naraża się na skargę na bezczynność organu. Przekonał się o tym wójt gminy Iłów (woj. mazowieckie), który wskutek nieudostępnienia informacji w BIP przegrał wytoczony przez grupę obywateli proces przed WSA w Warszawie. Nie tylko musiał ujawnić informację, ale i zapłacić koszty postępowania.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl