Gminy poznają ŹRÓDŁO, szkolenia już w lipcu

Chodzi o System Rejestrów Państwowych (SRP), który ma zacząć działać 1 stycznia 2015 r. Pod pojęciem "system" kryje się scentralizowana i zintegrowana struktura pozwalająca przetwarzać kluczowe dane o obywatelach Polski w czasie rzeczywistym. Jej integralną częścią będą rejestry:

● PESEL,

● Rejestr Dowodów Osobistych,

● Baza Usług Stanu Cywilnego,

● System Odznaczeń Państwowych,

wCentralny Rejestr Sprzeciwów.

Stworzenie systemu w ramach realizacji programu pl.ID ma przyczynić się do lepszego zarządzania rejestrami poprzez uproszczenie procedur i ulepszenie ich strony technicznej. Założenie jest więc takie, że zmiany wpłyną zarówno na bezpieczeństwo przetwarzania informacji, jak i sposób kontaktu obywatela z urzędem w celu zgłoszenia bądź aktualizacji przeróżnych danych go dotyczących.

- Nowy system przyniesie integrację dotychczasowych rejestrów. Powstanie jedna baza dostępowa dla podmiotów uprawnionych, a pracownicy samorządowi będą na bieżąco i bezpośrednio aktualizowali rejestry - w ten sposób Karolina Grenda, dyrektor departamentu spraw obywatelskich w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych wyliczała zalety SRP podczas konferencji "Wszystko, co warto wiedzieć o programie pl.ID" zorganizowanej na UKSW dla urzędników gminnych.

Zacofane do korekty

Może trudno w to uwierzyć, ale to, o czym mówi Karolina Grenda, do tej pory nie było standardem. Rejestry do dziś nie są wzajemnie skomunikowane. W praktyce oznacza to, iż mimo pokrywania się części danych w różnych rejestrach, w każdym z nich trzeba odrębnie dokonać zmian na ten sam temat, jeśli zajdzie potrzeba.

Po 1 stycznia ma się to zmienić. - Rejestry będą ze sobą powiązane, zmiana dokonana w jednym spowoduje automatyczną modyfikację w innym, nie trzeba będzie zgłaszać do Rejestru Dowodów Osobistych utraty obywatelstwa polskiego przez posiadacza dokumentu - wskazuje Grenda.

Będzie to możliwe, bo takie działanie zostanie wykonane automatycznie, gdy PESEL, który stanie się referencyjny wobec pozostałych baz danych, przekaże informację o utracie obywatelstwa. Takich udogodnień będzie więcej.

- Na przykład wytworzenie nowego aktu stanu cywilnego spowoduje, że system automatycznie zamieści przypiskę o tym przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących danego obywatela - wyjaśnia Grenda.

Nie trzeba będzie przekazywać do ewidencji ludności informacji o zmianach w aktach stanu cywilnego, bowiem dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują bazę PESEL. Tymczasem dziś często to obywatel musi udowadniać pracownikom administracji publicznej, że jakąś zmianę zgłosił już w innym urzędzie.

To właśnie uproszczenie procedur jest drugim ważnym uzasadnieniem powołania SRP. - Musimy przestać traktować obywatela jak kuriera dostarczającego dokumenty między urzędami. Lepiej funkcjonujące rejestry państwowe to też szansa, żeby zwiększyć możliwości załatwiania spraw przez internet - stwierdza Rafał Magryś, podsekretarz stanu w resorcie spraw wewnętrznych.

Zlikwidowany zostanie wieloetapowy przepływ danych. Obecnie dane zgłaszane do rejestrów przez gminy przepływają przez wojewodę, który dopiero kieruje je do zbiorów centralnych. Co więcej, zdarzają się gminy przekazujące dane do wojewodów na tak archaicznych w erze e-administracji nośnikach, jak płyty CD. Powoduje to, że aktualizacja danych o obywatelach nierzadko odbywa się z kilkudniowym opóźnieniem. Takie działania mają zostać zastąpione uproszczonym, bo jednostopniowym procesem zmiany danych w rejestrach. Informacje wprowadzone do systemu przez gminy trafią bezpośrednio do rejestru. Stanie się to w czasie rzeczywistym.

Nowy będzie również program do edycji oraz przetwarzania danych gromadzonych w SRP. - Dążymy do uproszczenia, ale nie trywializacji interfejsów - zapewnia wiceminister Magryś.

- System oparty na programie musi być intuicyjny w korzystaniu przez użytkownika. Taka idea przyświecała nam przy tworzeniu aplikacji ŹRÓDŁO, której hasłem jest "Otwórz, kliknij, załatw sprawę". To ma być proste i szybkie w użyciu - tłumaczy Marcin Malicki, dyrektor pionu rozwoju produktów i usług w Centralnym Ośrodku Informatyki.

Głównymi odbiorcami programu ŹRÓDŁO będą urzędnicy w gminach. I to dla nich cała aplikacja ma być przyjazna. Dostęp do programu będzie odbywał się online, a kierownicy w urzędach gmin będą mogli określić, jaki zakres danych o obywatelach będzie mógł modyfikować konkretny pracownik.

Trudniej będzie o pomyłki, bo program automatycznie wychwyci niektóre z nich, jak choćby nieprawidłową długość numeru PESEL czy nazwę miejscowości, która nie istnieje na mapie kraju. Pomóc w bezbłędnej edycji danych mają przykuwające uwagę elementy graficzne. Na przykład przy numerze PESEL osoby zmarłej pojawi się kir.

Prace nad programem zakończą się w lipcu. Potem zostanie on bezpłatnie przekazany samorządom.

Redukcji nie będzie

Co ciekawe automatyzacja dużej części procesu przetwarzania danych o obywatelach nie doprowadzi do redukcji zatrudnienia w administracji samorządowej.

- Wprowadzenie SRP spowoduje, że dużo pracy będzie wykonywał za nas system, ale żeby zmiany udały się jako całość, a rejestr PESEL stał się referencyjny, potrzeba dużego wkładu ludzkiej pracy. Tej ostatniej nie będzie więc brakowało i nie będzie konieczności zwolnień - zapewnia Karolina Grenda.

Jako że ostateczne powodzenie efektywnego działania SRP będzie zależało od urzędników gminnych, przygotowano dla nich cykl szkoleń. Pracownicy administracji przede wszystkim poznają aplikację ŹRÓDŁO i nauczą się z niej korzystać. Szkolenia stacjonarne będą odbywały się w Łodzi od lipca do listopada br. Każda gmina będzie mogła na nie wysłać po dwóch pracowników - liderów. To oni będą odpowiedzialni, w ujęciu praktycznym, za prawidłowe funkcjonowanie nowego systemu w ich urzędzie. Pozostali poznają aplikację dzięki platformie e-learningowej. Teoretyczną i praktyczną wiedzę przyszłych użytkowników programu ŹRÓDŁO sprawdzi egzamin, który odbędzie się w grudniu br.

Szkolenia będą również szansą na wymianę informacji pomiędzy administracją samorządową i rządową o czekających zmianach.

- Samorządy powinny zgłaszać wątpliwości, mnożyć je, co wbrew pozorom jest cenne, bo teraz jest czas na dostosowywanie funkcjonalności systemu do ich potrzeb - zachęca wiceminister Magryś.

Przeszkolą urzędników

Harmonogram szkoleń dla pracowników samorządowych:

● publikacja harmonogramu szkoleń dla poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego

● start szkoleń stacjonarnych z zakresu Ewidencji Ludności/Rejestru Dowodów Osobistych,

● start szkoleń z Centralnego Rejestru Sprzeciwów,

● udostępnienie platformy e-learning dla urzędników

● start szkoleń zmodernizowanych aktów stanu cywilnego

● zakończenie szkoleń stacjonarnych

● egzamin końcowy z obsługi aplikacji ŹRÓDŁO

źródło: materiały MSW i Centralnego Ośrodka Informatyki

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl