Chcą nowych systemów, ale niechętnie płacą

Chodzi o systemy informatyczne, które integrują i ujednolicają bazy danych w samorządach. Mają optymalizować pracę administracji, ułatwiać obieg dokumentów i umożliwiać efektywniejsze zarządzanie kadrami. Wszystko po to, by ograniczyć koszty funkcjonowania urzędów i zachęcić je do dobrowolnego łączenia się z innymi jednostkami. Miałyby temu służyć wspólne bazy danych i stosowanie tych samych rozwiązań IT.

Możliwość wprowadzenia CUW-ów przewiduje nowelizacja ustawy o samorządzie gminnym, która obowiązuje od stycznia tego roku.

Problem w tym, że samorządy nie palą się do wdrażania nowych rozwiązań. W całej Polsce funkcjonuje bowiem jedynie kilkanaście CUW-ów, a jak przekonują eksperci - w tym samorządowcy, którzy na takie rozwiązania się zdecydowali - płynie z nich wiele korzyści.

Dla urzędników i mieszkańców

Przykładowo związek gminny wprowadza wspólne dla kilku gmin rozwiązania IT, które pozwalają automatycznie zestawić ze sobą informacje z deklaracji podatkowych i dane kartograficzne.

- Dzięki temu urzędy mogą przyspieszyć kontrole i wyłowić te nieruchomości, które nie zostały zgłoszone do opodatkowania - wyjaśnia Marcin Orylski, prezes spółki MGA. Dodaje, że jedna baza danych i elektroniczny obieg dokumentów pozwalają również zaoszczędzić czas pracy urzędników. - Gminy mogą chociażby połączyć ze sobą portale płacowy i pracowniczy. Ułatwia to sporządzanie wniosków, rozliczanie delegacji i podróży służbowych, planowanie szkoleń, lub ściąganie pasków od wypłaty bez konieczności wizyty w kadrach - wskazuje Orylski.

Pozytywny wpływ na efektywność pracy samorządów dostrzega również Ewa Weber, sekretarz urzędu miasta Zabrze. Podaje, że w wielu gminach urzędnicy wciąż korzystają z kilkudziesięciu różnych aplikacji do obsługi kadr, wydatków czy ewidencji ludności. To zaś oznacza więcej szkoleń dla personelu i mniej czasu poświęconego mieszkańcom - przekonuje.

Zgadza się z nią Mariusz Szczubiał, zastępca skarbnika Torunia. - Obecnie prosta korekta źle wypełnionego sprawozdania zajmuje urzędnikowi dużo czasu, a to kosztuje. Ujednolicony system wymiany dokumentów mógłby pozwolić lepiej zapanować nad takimi stratami - wskazuje.

Administracja nie chce zmian

Większość samorządowców wykazuje jednak mało entuzjazmu wobec reform.

- Obserwujemy, że wielu urzędników negatywnie postrzega wszelkie działania, które ingerują w sprawdzone i już funkcjonujące rozwiązania. Taka inercja organizacyjna jest charakterystyczna dla administracji - wskazuje dr Robert Gawłowski, prodziekan Katedry Nauk Społecznych z Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu.

Wśród ekspertów panuje zgoda, że najczęściej to właśnie brak wiedzy i świadomości członków administracji okazują się największą przeszkodą na drodze do wprowadzenia CUW-ów. Jak przekonuje dr Gawłowski, wielu gminom trudno jest wypracować z sąsiadami wspólny system IT, bo jest to dla nich zderzenie odmiennych kultur organizacyjnych i zastanych zwyczajów.

- Zmiany te są trudne - nie kryje ekspert.

Dodaje, że problemem jest również brak kompetencji wielu zarządców.

- Biorąc pod uwagę, jak bardzo rozwinął się prywatny sektor menedżerski, widać wyraźnie, że sektor publiczny znacząco od niego odstaje - twierdzi dr Gawłowski.

Część urzędników obawia się również, że wprowadzenie rozbudowanych systemów informatycznych pociągnie za sobą zwolnienia. Ewa Weber przekonuje jednak, że ten jest, bo celem CUW-ów nie jest redukcja etatów, tylko optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Podobnego zdania jest Mariusz Szczubiał. Wyjaśnia, że uwspólnienie i połączenie zasobów kadrowych w ramach CUW może pozwolić chociażby bardziej równomiernie rozłożyć pracę.

- Z jednej strony widzimy bowiem okresy przestojów w urzędach, z drugiej są momenty, gdy zadań jest za dużo - twierdzi. Uważa, że narzędzia informatyczne mogą pomóc zapobiegać takim dysproporcjom.

Wydatki teraz, korzyści z opóźnieniem

Nie bez wpływu na rozwój CUW-ów pozostaje również to, że stworzenie odpowiedniego systemu informatycznego wymaga poniesienia pewnych nakładów. Niezbędne może być chociażby podłączenie wszystkich jednostek do sieci. Przykładowo wprowadzenie CUW-ów w Zabrzu wymagało położenia sieci szerokopasmowych na terenie całego miasta.

Specjaliści z branży IT podkreślają, że stworzenie systemu informatycznego, który odpowiadałby na wszystkie potrzeby samorządu nie należy do łatwych zadań. Jak ponadto wskazuje Jarosław Jastrzębski, wiceprezes zarządu Asseco Data Systems, korzyści płynące z wprowadzenia CUW-ów nie są widoczne od razu, a poniesione z tego tytułu wydatki zwracają się dopiero po czasie. Gminy natomiast szukają natychmiastowych oszczędności.

- W pierwszym roku działania nie ma co mówić o wymiernych oszczędnościach. Celem powstania CUW-ów jest bowiem uzyskanie ich dopiero w dalszej perspektywie - twierdzi.

Zgadza się z nim Jakub Buczyło z Asseco Data Systems, który nie ukrywa, że etap wdrożenia nowych rozwiązań bywa trudny, a pewne efekty finansowe mogą być uzyskane dopiero po roku, a czasem nawet dwóch-trzech cyklach budżetowych.

Uzasadniając bariery rozwojowe, które stoją przed wprowadzeniem CUW-ów, dr Robert Gawłowski przywołuje budżety obywatelskie, które na początku traktowane były jako niepotrzebne narzędzie wydłużające proces decyzyjny, podczas gdy dzisiaj są już standardem dobrego zarządzania. Uważa, że podobna droga czeka też CUW-y. Postuluje jednak, aby zmiany w strukturach i organizacji pracy samorządów wprowadzane były stopniowo.

- Zamiast od razu rewolucjonizować całą administrację, lepiej byłoby zacząć od mniejszych projektów i dopiero po pewnym czasie dołączać do systemu kolejne usługi - wskazuje.

Nie jest odosobniony w tym poglądzie. Marcin Orylski podkreśla, że ewolucyjne, a nie rewolucyjne zmiany byłyby mniej inwazyjne dla samorządowców, którzy potrzebują czasu na dostosowanie się do nowych rozwiązań. Również Jarosław Jastrzębski uważa, że gminy, które decydują się na wprowadzenie CUW-ów, powinny najpierw uwspólnić te procesy, które mogą przynieść im największe zyski. Wymienia, że najczęściej są nimi kadry, płace i rozrachunki.

- Dopiero później można stopniowo włączać kolejne usługi pod warunkiem, że te, które wdrożyliśmy jako pierwsze, zaczęły już przynosić korzyści - konkluduje ekspert.

JP