Finansowanie aplikacji do zgłaszania usterek nie jest łatwe. Gminom bez pieniędzy pomagają mieszkańcy

Idea smart city, czyli miasta wykorzystującego nowoczesne narzędzia w celu zwiększenia interaktywności i wydajności swojej infrastruktury oraz porozumiewania się z mieszkańcami, staje się coraz popularniejsza. Kolejne samorządy chcą ją wdrażać w postaci platform i aplikacji elektronicznych. Umożliwiają one m.in. zgłaszanie usterek przez mieszkańców, ale również dwustronną komunikację z urzędem. Takie rozwiązanie, jak każda rzecz w gminie, wymaga funduszy.

Za pieniądze z UE

Uzyskanie środków na aplikację z Unii Europejskiej jest naturalnym kierunkiem dla urzędów, które nie mają zaplanowanych na ten cel kwot w budżecie. Okazuje się jednak, że taka droga może być trudniejsza, niż można się spodziewać.

Przekonał się o tym Urząd Miasta Ruda Śląska, który posiadał do tej pory elektroniczną geomapę. Dzięki niej można było nie tylko poznać dokładną topografię miasta czy przebieg ścieżek rowerowych, lecz także zgłosić wiele problemów w mieście. Samorząd chciał jednak pójść krok dalej i stworzyć Miejski Portal Bezpieczeństwa. Umożliwiałby on gromadzenie, przetwarzanie i udostępnienie informacji o bezpieczeństwie wszystkim uprawnionym użytkownikom systemu oraz wsparcie działań administracyjnych, logistycznych i dowódczych straży miejskiej. W ramach projektu zaplanowano m.in. wykonanie aplikacji na urządzenia mobilne umożliwiającej zgłaszanie mieszkańcom zdarzeń na terenie miasta za pomocą tychże urządzeń i otrzymywanie informacji zwrotnych o sposobie zakończenia czynności przez funkcjonariuszy.

Miasto złożyło wniosek o dofinansowanie realizacji projektu ze środków UE w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (wpisując się swoim projektem w działania wspierające rozwój cyfrowych usług publicznych). Niestety projekt został umieszczony na liście rezerwowej i jego dofinansowanie uzależnione jest w tym momencie m.in. od oszczędności, które uzyskane będą podczas realizacji zadań znajdujących się na liście podstawowej.

- Dużym problemem w uzyskaniu środków z tego programu i innych źródeł zewnętrznych są krótkie terminy na złożenie wniosku, czasami niezbyt czytelne kryteria oceny wniosku i długotrwała procedura ich oceny - przyznaje Adam Nowak, rzecznik prasowy urzędu.

Ze środków własnych

Na stworzenie autorskiego systemu z własnego budżetu zdecydowały się chociażby Olecko oraz gmina Dobrcz.

W przypadku Olecka aplikacja działa jedynie na zasadzie formularza na stronie internetowej urzędu miasta. Dzięki temu nie było potrzeby uzyskiwania dodatkowego finansowania, zapłacono jedynie niewielką kwotę urzędującemu już informatykowi zajmującemu się obsługą strony internetowej. Przygotował on dodatkowy formularz na stronie. Nie było tym samym konieczności zatrudniania kolejnej osoby. Głównym mankamentem takiego rozwiązania jest jednak brak aplikacji na smartfony, które cieszą się dużą popularnością w innych gminach oferujących takie udogodnienie.

Z kolei samorząd w Dobrczu zdecydował się na kupienie systemu zgłoszeń MOBIS od firmy, która wcześniej dostarczyła gminie platformę o nazwie Samorządowy Informator SMS do informowania mieszkańców o ważnych sprawach za pomocą wiadomości tekstowych. Miesięczny koszt utrzymania systemu MOBIS wynosi 1476 zł. Jak wyjaśnia Marek Richter, kierownik referatu organizacyjnego w Urzędzie Gminy w Dobrczu, system SMS był na tyle popularny, że mieszkańcy sami zasugerowali stworzenie rozszerzonej platformy do zgłaszania usterek. Wdrożenie nowego systemu obyło się bez problemów, gdyż wcześniej z pozytywnym skutkiem podobne rozwiązania od tego samego dostawcy stosowały pobliskie gminy. Aplikacja została dostosowana do potrzeb gminy Dobrcz i zwizualizowana zgodnie z oczekiwaniami mieszkańców.

Jednak wdrożenie własnego systemu zawsze wiąże się z ryzykiem. Zdaniem ekspertów od projektowania aplikacji niesprawdzone oprogramowanie może mieć wady, które będą wymagać bieżącej obsługi przez kadrę informatyków. Utworzoną aplikację trzeba również z czasem uaktualniać, w związku z tym, że nowe telefony szybko zmieniają wersje systemu, a przeglądarki internetowe wykorzystują kolejne rozwiązania technologiczne.

Za darmo

Niektóre samorządy zdecydowały się na usługi komercyjnych podmiotów świadczących usługi jak Jeden Numer czy NaprawmyTo, jednak zdaniem części urzędów nie są one tanie. Grzegorz Kuczyński, specjalista ds. promocji miasta Łęczna, mówi nawet o 5-10 tys. zł początkowej opłaty oraz dodatkowych kosztach comiesięcznej obsługi systemu. Dlatego Łęczna zdecydowała się zwrócić do mieszkających na terenie gminy osób i dzięki temu uzyskała autorski i darmowy system od jednego z tamtejszych informatyków. Kuczyński uważa, że mniej majętne gminy mogą rozważyć wystąpienie do swoich mieszkańców z prośbą o pomoc w opracowaniu takiej platformy.

Jest jednak ciekawa alternatywa dla samorządów, które chcą najpierw przetestować, czy mieszkańcy faktycznie są zainteresowani tego typu narzędziami. System Alertownik, stworzony przez Fundację Veracity, jest darmowy dla użytkowników i urzędów w wersji podstawowej. Można poprzez niego zgłaszać sprawy do każdego z ponad 2,5 tys. samorządów w Polsce, ponadto 50 z nich (m.in. gmina Tarnowo Podgórne, Kalisz, Oleśnica, gmina Radzymin) zdecydowało się aktywnie korzystać z tej platformy. Dzięki temu mają możliwość nie tylko uzyskiwać informacje o usterkach, lecz także rozsyłać komunikaty o ważnych dla gminy sprawach do użytkowników platformy (poprzez wiadomości SMS).

- Dla samorządów, które wyrażają chęć przetestowania Alertownika, zanim podejmą decyzję o dłuższej współpracy w zakresie komunikacji z mieszkańcami poprzez aplikację, udostępniamy darmowe konto administracyjne, które ma jednak ograniczone funkcjonalności - wyjaśnia Agnieszka Torous, opiekun projektu Alertownik z Fundacji Veracity.

!Dużym problemem w uzyskaniu środków z programów unijnych i innych źródeł zewnętrznych są krótkie terminy na złożenie wniosku, czasami niezbyt czytelne kryteria oceny wniosku i długotrwała procedura ich oceny 

Jakub Styczyński

jakub.styczynski@infor.pl