Żądanie informacji teleadresowych od idących na urlop pracowników narusza ochronę danych osobowych

Nie, pracodawca nie może żądać podania przez pracowników wybierających się na urlop wypoczynkowy danych teleadresowych umożliwiających wezwanie ich do pracy, ponieważ działanie takie nie znajduje podstaw w obowiązujących przepisach prawa. Pozyskiwanie takich danych wydaje się dopuszczalne jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i w odniesieniu do pracowników pełniących strategiczne funkcje.

Co prawda w art. 167 k.p. ustawodawca przewidział możliwość odwołania pracownika z urlopu, ale nie określił, w jaki sposób takiego odwołania dokonać.

Dlatego GIODO, biorąc pod uwagę zawartą w ustawie o ochronie danych osobowych zasadę adekwatności, stoi na stanowisku, że żądanie od wszystkich pracowników, aby podali informacje o miejscu pobytu i numerze telefonu, pod którym można ich zastać w czasie urlopu wypoczynkowego, jest nieuzasadnione. Zgodnie bowiem z powołaną wyżej zasadą adekwatności, każdy administrator danych powinien przetwarzać tylko te dane, które są adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane.

Na poparcie tej tezy należy przytoczyć wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2005 r. (II SA/WA 917/2005, niepublikowany), w którym sąd orzekł, iż adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga między uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są one przetwarzane.

Dlatego pozyskiwanie od wszystkich pracowników wybierających się na urlop takich danych osobowych, jak miejsce pobytu i numer telefonu na wypadek ewentualnej konieczności odwołania ich z urlopu, ze względu na naruszanie zasady adekwatności jest nieuprawnione.

Wskazać również należy, że konieczność odwołania pracowników z urlopu dotyczy tylko części zatrudnionych, wobec tego niecelowe jest pozyskiwanie od każdego pracownika idącego na urlop jego numeru telefonu. Przekazanie pracodawcy takich informacji wydaje się uzasadnione jedynie w przypadku pracowników pełniących strategiczne funkcje w firmie lub urzędzie i co do których prawdopodobne jest, że może zaistnieć konieczność odwołania ich z urlopu.

Ponadto w opisywanej sytuacji warto, aby pracodawca rozważył wyposażenie takich pracowników w telefony służbowe. Wówczas kontakt z nimi, nawet w czasie urlopu wypoczynkowego, będzie możliwy, a postępowanie to nie naruszy prawa do prywatności pracowników. Nie będzie bowiem istniała potrzeba pozyskiwania od nich prywatnych adresów i numerów telefonów.