Nie można zbierać danych na zapas

Czy sprawy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników czy związkowców są przedmiotem postępowań generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO)?

Tak. Sporo pytań, które trafia do GIODO, dotyczy przetwarzania danych osobowych pracowników, w tym tych, którzy należą do związku zawodowego. Zauważam jednak, że kwestie związane z wykorzystywaniem tych danych zarówno przez pracodawców, jak i przez działający w firmie związek zawodowy coraz częściej są przedmiotem postępowań sądowych, które umożliwiają szybkie rozwiązanie sporu.

Niedawno NSZZ "Solidarność" skierował do pana sprawę, w której chodziło o rozstrzygnięcie, czy związek ma prawo prosić o dane osobowe pracowników na potrzeby przeprowadzenia referendum strajkowego i weryfikacji jego wyników. W referendum mogą bowiem brać udział tylko pracownicy, a osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych już nie. Związek nie zna podstaw zatrudnienia poszczególnych osób. Ważna jest też informacja, ile osób jest w firmie zatrudnionych.

W tej sprawie kluczowe są dwa zagadnienia. Pierwsze dotyczy pytania o liczbę pracowników. Tu nie ma wątpliwości, że przedsiębiorca musi podać związkowi zawodowemu informację, ile osób zatrudnia, i nikt tego nie kwestionuje. Problemy budzi pytanie, czy pracodawca - w związku z referendum strajkowym - powinien wskazać z imienia i nazwiska osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, oraz to, w jaki sposób związek może się z nimi skontaktować. W tej kwestii GIODO musiał rozstrzygnąć, czy istnieją wynikające z przepisów prawa usprawiedliwione interesy związku w uzyskaniu tego typu informacji. Po zbadaniu sprawy okazało się, że nie ma możliwości poprawnego przeprowadzenia referendum strajkowego bez ustalenia, kto w tym zakładzie pracuje i w jaki sposób można się z nim skontaktować. Zatem pracodawca ma obowiązek przekazać związkowi taką listę. Jednak powinna ona zawierać tylko imiona i nazwiska zatrudnionych oraz informację umożliwiającą nawiązanie z nimi kontaktu.

Co pan rozumie przez informacje pozwalające na kontakt?

Zaczynając od numeru pokoju w konkretnym budynku, poprzez adres e-mail czy numer służbowego telefonu. Pamiętajmy, że część pracowników, np. przedstawiciele handlowi, może wykonywać swoje obowiązki służbowe poza siedzibą firmy, a część np. w formie telepracy. Pracodawca musi więc podać takie informacje, dzięki którym związek będzie mógł dotrzeć także do takich osób. Nie ma konieczności podawania na potrzeby kontaktu z telepracownikiem jego adresu domowego. Tacy pracownicy kontaktują się z zakładem drogą elektroniczną i często wystarczy, że związek uzyska adres poczty elektronicznej, dzięki któremu będzie mógł przekazać informację o referendum strajkowym.

Czy związek może korzystać z otrzymanych danych w przyszłości, np. by informować pracowników o swojej działalności?

Nie. Informacje uzyskane w związku z organizacją referendum strajkowego mogą być wykorzystane tylko w tym celu. Jestem przekonany, że związek, który uzyskane dane wykorzystywałby np. w celu promocji swojej działalności lub w celach marketingowych, popełniłby czyn zabroniony i naruszył przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Kiedy związek może prosić o dane?

Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, do czego służy lista, o którą prosi związek. Jeżeli ma ona umożliwić przeprowadzenie konkretnego referendum, to powinna być uzyskana wtedy, gdy będzie ono przeprowadzane. Zbieranie tego typu danych na zapas jest niezgodne z prawem i nie znajduje uzasadnienia. Poziom zatrudnienia w przedsiębiorstwie może się zmieniać a więc niecelowe jest występowanie o dane pracowników z wyprzedzeniem, bo zorganizowanie na ich podstawie referendum może być nieobiektywne.

@RY1@i02/2012/217/i02.2012.217.21700020c.802.jpg@RY2@

wojciech górski

dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych

Pracodawca ma prawo zapewnić sobie kontrolę nad tym, by listy przekazane związkowi na potrzeby plebiscytu strajkowego były po jego zakończeniu zniszczone

Rozmawiał Tomasz Zalewski