Uwaga, sprzedawcy internetowi, jesteście pod specjalnym nadzorem

Kontroli ze strony ZAiKS-u powinny oczekiwać sklepy specjalizujące się w sprzedaży muzyki, filmów lub gier komputerowych. Podczas niej zostanie sprawdzone, czy przedsiębiorca nie rozpowszechnia bez uprawniania utworów. - Sprzedawca internetowy podlega takim samym zasadom, jak każda osoba prowadząca firmę. Musi więc posiadać dokładną dokumentację finansową, księgi podatkowe i faktury, które jest zobowiązany okazać na każde wezwanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędu skarbowego - mówi Rafał Bugajski menedżer serwisu CentrumSprzedawcy.pl.

Kto co sprawdzi

ZUS kontroluje przede wszystkim w zakresie prawidłowego wykonania obowiązków płatniczych dotyczących ubezpieczeń społecznych. Chodzi dokładnie o zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowe obliczanie składek, ustalanie uprawnień do świadczeń oraz terminowość składania dokumentów. Urząd skarbowy natomiast sprawdzi dokumentację finansową i to nawet z ostatnich pięciu lat. Trzeba więc przedstawić wszystkie faktury, księgi podatkowe oraz raporty fiskalne. Do tego może sprawdzić księgę przychodów i rozchodów, ewidencję pożyczek, przebieg pojazdów, ewidencję deklaracji podatkowych. Trzeba więc pamiętać o prowadzeniu książki kontroli, w której uwzględnia się wszystkie kontrole podatkowe i czynności podczas nich podejmowane. Wizyta kontrolerów powinna być zapowiedziana minimum 7 dni przed jej rozpoczęciem, choć zdarzają się wyjątki.

Jeśli sklep zatrudnia pracowników, to kontrolę w jego siedzibie może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy, która sprawdzi przestrzeganie zasad prawa pracy i BHP. Z kolei kontrolerzy Urzędu Celnego sprawdzą przestrzeganie prawa w zakresie cła i przepisów granicznych oraz mogą szukać podróbek.

Uważaj na dane osobowe

Kolejnym urzędem, który może skontrolować e-sklep jest główny inspektor ochrony danych osobowych. - Duża część sprzedawców internetowych nie zgłasza do GIODO faktu posiadania i przechowywania danych osobowych swoich klientów, co jest obowiązkiem przedsiębiorcy - wyjaśnia Rafał Bugajski.

A jest to darmowe, jedyne koszty, jakie się z tym wiążą, to zlecenie opracowania wniosku oraz wymaganych dokumentów przez specjalistę. Za to trzeba zapłacić średnio 0,5-1,1 tys. zł. We wniosku trzeba podać, w jakim celu dane te są przetwarzane i w jaki sposób są przechowywane. Oznacza to, że trzeba opracować i wdrożyć politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania system informatycznym. W praktyce wiąże się to z niedopuszczeniem do danych osobowych osób nieuprawnionych oraz zabezpieczeniem serwera oraz kopii danych z dysku. E-sklep, który zdecyduje się na hosting, czyli na prowadzenie domeny internetowej przez zewnętrzną firmę, odpowiednie zabezpieczenia otrzyma od hostingodawcy. Ten, który działa na własną rękę, musi sam kopiować dane z serwera. Dyski komputerowe, na których się znajdują, muszą zostać zabezpieczone, np. w sejfie, a hasła do nich odpowiednio skonstruowane.

- Trzeba zabezpieczyć też dostęp do serwera. Ten najlepiej jest przechowywać w strzeżonym pomieszczeniu, najlepiej z kodowanym dostępem - podkreśla Paweł Lipiec, ekspert z Grupy ANG. Poza tym każde dokumenty zawierające dane osobowe trzeba przed wyrzuceniem zniszczyć. Zgłoszenie bazy do GIODO można przesłać pocztą lub zrobić to osobiście. Możliwe jest także zgłoszenie drogą elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. - Dodajmy, że takie zgłoszenie powinno mieć miejsce jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych - w razie gdyby sprzedawca nie dochował tego obowiązku, należy to zrobić czym prędzej - podkreśla Rafał Bugajski. Kontrola GIODO przebiega zazwyczaj w dwuosobowych zespołach (prawnik i informatyk). Urząd nie ma obowiązku wcześniejszego informowania przedsiębiorcy o wizycie kontrolerów, ale zwykle robi to kilka dni przed.

Groźne klauzule

Nie z tych urzędów kontroli przedsiębiorcy ostatnio obawiają się jednak najbardziej. Drżą przed tymi ze strony UOKiK, których celem jest ustalenie, czy regulamin sklepu nie zawiera klauzul niedozwolonych, których w specjalnym rejestrze wpisano już ponad 5 tys. Dla wielu organizacji mieniących się konsumenckimi stał się to sposób na zarabianie pieniędzy.

- Po ujawnieniu w regulaminie klauzuli stowarzyszenie odzywa się i nakłania do zawarcia ugody. W praktyce oznacza to zapłacenie 1-2 tys. zł - tłumaczy Krzysztof Piotrowski, właściciel, jednego ze sklepów internetowych.

Warto pamiętać jeszcze o jednej zasadzie, niezależnie od tego, jaki urząd prowadzi w sklepie kontrolę. Trzeba udostępnić wszystkie niezbędne dokumenty i składać dokładne i pełne wyjaśnienia we wszystkich kwestiach, które interesują kontrolera. Największym błędem jest zatajanie informacji bądź pokrętne wytłumaczenia. Próba ukrycia czegokolwiek spowoduje tylko wzmożoną czujność. Nie można też zapominać o starannym przygotowaniu materiałów i przejrzystym ich ułożeniu, co znacznie przyspiesza przebieg kontroli.

- Zresztą staranne przechowywanie dokumentów świadczy o profesjonalizmie i działa jedynie na korzyść sklepu - uważa Rafał Bugajski. Dodatkowo w przypadku kontroli ze strony UOKiK i ryzyka naruszenia praw konsumentów warto od razu wyrazić chęć współpracy z urzędem i złożyć wniosek o wydanie decyzji zobowiązującej do usunięcia naruszeń. Zdaniem ekspertów pozwoli to uniknąć kary finansowej.

Jakich kar można się spodziewać

● nakaz zapłaty niezapłaconego lub źle opłaconego podatku wraz z odsetkami,

● mandat w wysokości 240 stawek dziennych za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych,

● pozbawienie wolności do lat 3 np. za brak wpłaty należnego podatku.

● konieczność zapłaty odsetek za zwłokę w płaceniu składek,

● konieczność zapłacenia opłaty dodatkowej,

● kara grzywny.

● grzywna,

● kara pozbawienia wolności,

● przepadek przedmiotów pochodzących z przestępstwa, nawet jeśli nie były własnością sprzedawcy,

● roszczenia cywilne związane z wynagrodzeniem powstałej szkody wskutek popełnionego przestępstwa.

● grzywna,

● kara pozbawienia wolności.

● kara sięgającą 10 proc. przychodu za ostatni rok rozliczeniowy.

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl