Kiedy przedsiębiorca musi odwiedzić rejenta i ile to kosztuje

Kto decyduje się prowadzić przedsiębiorstwo, powinien wiedzieć, kiedy i z jakimi sprawami należy udać się do notariusza, jaki to będzie koszt oraz co grozi za niezachowanie właściwej formy. Kancelarię notarialną najczęściej muszą odwiedzać przedstawiciele spółek kapitałowych (tj. z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych). Przedsiębiorcy prowadzący małe firmy w formie spółek osobowych (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna) albo jednoosobową działalność będą robili to zdecydowanie rzadziej.

Do wielu spraw związanych z działalnością gospodarczą wystarczy forma ustna albo zwykła pisemna. Są jednak kwestie, których bez udziału rejenta załatwić nie można. Choć notariusz to często niemały wydatek w firmowym budżecie, należy dopilnować, by określone czynności - zwłaszcza gdy przepisy tego wymagają - zostały udokumentowane we właściwej formie (np. aktem notarialnym). Niedochowanie tego wymogu grozi nieważnością danej czynności. Czasami, mimo iż nie ma takiej konieczności, warto spisać określoną umowę notarialnie. Daje to gwarancję, że została ona skutecznie sporządzona przez osobę, która zajmuje się tym zawodowo.

Obrót nieruchomościami

Udokumentowania aktem notarialnym wymagają przede wszystkim umowy związane z przeniesieniem własności nieruchomości: umowa sprzedaży, zamiany czy też inne umowy, w których zamiarem stron jest przejście własności z jednej na drugą, np. wniesienie nieruchomości jako aportu do spółki. Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o działkę zabudowaną, czy też niezabudowaną, grunty rolne albo lokal stanowiący odrębność nieruchomość.

Niezachowanie właściwej formy w każdym ze wskazanych wyżej przypadków spowoduje nieważność zawartej umowy. Oznacza to, że nie nastąpi skutek w postaci przeniesienia własności. W tej samej formie należy dokonać uzupełnienia, zmiany i rozwiązania powyższych kontraktów.

Zasady te odnoszą się również do przeniesienia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. W formie aktu notarialnego sporządza się także umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu oraz umowę ustanowienia użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego.

Służebności i hipoteki

Kolejna kwestia wymagająca złożenia wizyty w kancelarii to ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych na nieruchomości, np. służebności, użytkowania albo hipoteki. Prawa te powstają m.in. w drodze umowy. Przy czym akt notarialny wymagany jest jedynie dla oświadczenia właściciela nieruchomości, który to prawo ustanawia. Z kolei oświadczenie drugiej strony może zostać złożone w dowolnej formie, nawet w sposób dorozumiany. Potrzeba ustanowienia np. służebności gruntowej pojawia się najczęściej przy sprzedaży nieruchomości, gdy powstałe w wyniku podziału działki nie mają dostępu do drogi publicznej.

Jeśli zakup nieruchomości albo użytkowania wieczystego jest finansowany z kredytu, często powstaje konieczność zabezpieczenia jego spłaty w postaci np. hipoteki. Jeśli dotyczy to wierzytelności z kredytu bankowego, oświadczenie o ustanowieniu omawianego zabezpieczenia można złożyć pisemnie w banku, unikając kosztów notarialnych. Dokumenty bankowe są bowiem podstawą wpisu hipoteki do księgi wieczystej nieruchomości dłużnika banku lub innej osoby ustanawiającej hipotekę.

Jeśli przedsiębiorca, na rzecz którego ustanowiono ograniczone prawo rzeczowe, wpisane do księgi wieczystej, chce się go zrzec, musi w tym celu złożyć oświadczenia z podpisem notarialnie poświadczonym. Nadto w przypadku zmiany treści ograniczonego prawa rzeczowego ustanowionego na nieruchomości w akcie notarialnym zamieszcza się oświadczenie jej właściciela. Jeśli chodzi o zmianę pierwszeństwa ograniczonych praw rzeczowych, to forma jest, co do zasady, dowolna. Jednak jeśli choć jedno z praw, których dotyczy zmiana, jest ujawnione w księdze wieczystej, do wpisu zmiany pierwszeństwa wymagany jest dokument z podpisem notarialnie poświadczonym.

Pełnomocnictwa

Niekiedy nie obejdzie się bez notariusza, jeśli przedsiębiorca chce udzielić pełnomocnictwa do podpisania w jego imieniu umowy. Obowiązuje bowiem zasada, że jeśli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, to pełnomocnictwo do jej dokonania winno zostać udzielone w takiej samej formie. Reguła ta ma zastosowanie również wtedy, gdy przepis wprowadza wymóg aktu notarialnego. Tak jest m.in. w przypadku umowy przenoszącej własność nieruchomości, umowy spółki komandytowej czy spółki z o.o., statutu spółki komandytowo-akcyjnej i akcyjnej. Odnosi się to też do formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, np. w odniesieniu do umowy zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa albo ustanowienia na nim użytkowania, zbycia udziałów w spółce z o.o. oraz formy pisemnej z datą pewną (np. ustanowienie zastawu na prawie).

Udzielenie pełnomocnictwa bez zachowania formy szczególnej powoduje jego nieważność. Oznacza to, że pełnomocnik, podpisując umowę, działa bez umocowania. Nieważność pełnomocnictwa nie powoduje jednak automatycznie nieważności dokonanej czynności prawnej. Może ona bowiem zostać potwierdzona przez mocodawcę.

Nadto należy pamiętać, że prokura - czyli specyficzne szerokie pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru - nie jest wystarczająca do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości. Do załatwienia takich spraw jest wymagane pełnomocnictwo do konkretnej czynności. Powinno ono zostać udzielone w formie wymaganej do ważności czynności prawnej, jakiej ma dokonać pełnomocnik. W szczególności pełnomocnictwo do zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa oraz ustanowienia na nim prawa użytkowania wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, natomiast do zbycia nieruchomości - formy aktu notarialnego.

Własność wspólników

Wspólnicy spółki cywilnej muszą odwiedzić kancelarię notarialną przy okazji wystąpienia z niej albo przystąpienia do niej nowej osoby, jeżeli majątek wspólników obejmuje nieruchomość albo prawo wieczystego użytkowania. W przypadku wystąpienia wystarczającą podstawą wykreślenia z księgi wieczystej wpisu wspólnika występującego jest jego oświadczenie o wypowiedzeniu udziału, złożone na piśmie z podpisem notarialnie poświadczonym (uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z 10 czerwca 2011 r., sygn. akt III CZP 135/10).

Przystąpienie nowych wspólników powinno się odbyć w formie aneksu do umowy spółki sporządzonego w formie pisemnej dla celów dowodowych. Jednak przystąpienie do spółki cywilnej, w której wspólnikom przysługuje współwłasność łączna nieruchomości, wymaga zachowania formy szczególnej obowiązującej przy przeniesieniu własności nieruchomości, czyli formy aktu notarialnego (uchwała Sądu Najwyższego z 9 lutego 2007 r., sygn. akt III CZP 164/06).

W spadku

Obecnie można w drodze zapisu windykacyjnego rozporządzić w testamencie konkretnym składnikiem majątku na wypadek śmierci. Jego przedmiotem może być m.in. zbywalne prawo majątkowe, np. akcja oraz przedsiębiorstwo jako zorganizowany zespół składników niematerialnych i materialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli właściciel firmy chce skorzystać z tej możliwości i przekazać przedsiębiorstwo konkretnej osobie, musi odwiedzić notariusza i złożyć mu stosowne oświadczenie - oczywiście w formie aktu notarialnego.

Z datą pewną

Rejenta odwiedza się także w celu poświadczenia podpisów albo daty pewnej. W odróżnieniu od aktu notarialnego w tym przypadku strony same spisują umowę, a rejent poświadcza jedynie, że podpisały ją konkretne osoby. Obie formy są zastrzeżone pod rygorem nieważności. Do umów, które muszą mieć podpisy poświadczone przez notariusza, należą: zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub ustanowienie na nim użytkowania oraz zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli jednak w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, jego zbycie wymaga aktu notarialnego. Pisemnie z datą pewną sporządza się umowę zastawu na prawie oraz zastawu zwykłego, jeśli ma być on skuteczny względem wierzycieli zastawcy.

Inne sprawy

Nadto w akcie notarialnym można się poddać egzekucji w trybie art. 777 kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.). Klauzula ta umożliwia wierzycielowi wszczęcie postępowania egzekucyjnego bez kierowania sprawy do sądu. Akt notarialny wyposażony w klauzulę z art. 777 k.p.c. jest tytułem egzekucyjnym. Wystarczy nadać mu klauzulę wykonalności i sprawę kieruje się od razu do komornika.

Należy też pamiętać, że aktem notarialnym trzeba udokumentować umowę deweloperską, na podstawie której deweloper zobowiązuje się do wybudowania lokalu mieszkalnego albo domu jednorodzinnego. W tym przypadku wynagrodzenie notariusza za wszystkie czynności związane z zawarciem powyżej umowy oraz koszty sądowe obciążają po połowie nabywcę i dewelopera.

Nie ma przeszkód, aby każdą umowę - nawet jeśli nie jest to przesłanką jej ważności - podpisać w formie szczególnej, np. z podpisem notarialnie poświadczonym. Sporządzenie umowy u notariusza to nie tylko dodatkowe koszty, lecz także często korzyści i ułatwienia. Akt notarialny daje przede wszystkim pewność, że spisała go osoba zaufania publicznego, która ma dbać o interesy obu stron, zna przepisy w teorii i praktyce. Przykładowo, u rejenta można podpisać umowę przedwstępną sprzedaży nieruchomości. Gdy czyni ona zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności wymaganiom co do formy, uprawniony, jeśli druga strona nie chce zawrzeć umowy ostatecznej, może żądać zawarcia umowy przyrzeczonej. W sytuacji gdy spełnione są wszystkie warunki dla zawarcia umowy przyrzeczonej, sąd ma obowiązek wydać orzeczenie zastępujące oświadczenie strony.

Rejent nie tylko spisuje umowy. Dokonuje również innych czynności, m.in. poświadcza dokumenty, spisuje protesty weksli i czeków, sporządza odpisy, wypisy i wyciągi dokumentów, bierze na przechowanie pieniądze i papiery wartościowe.

Ceny można negocjować

Za pracę notariusza trzeba zapłacić, i to niekiedy dość dużo. Przepisy określają maksymalne kwoty, jakich może on zażądać za dokonanie określonej czynności. Zawsze istnieje jednak możliwość negocjacji, zwłaszcza gdy taksa wychodzi wysoka. A to, ile przedsiębiorca w ostateczności zapłaci, zależy od jego umiejętności negocjacyjnych i danej kancelarii.

Zasadą jest, że opłaty notarialne nalicza się od wartości przedmiotu czynności prawnej. Niekiedy rejent może doliczyć do taksy dodatkową opłatę za pracę poza kancelarią. Przepisy wymieniają też umowy, za które musi on pobrać połowę stawki maksymalnej (np. zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu). Notariusz pobiera nie tylko taksę notarialną, lecz także dolicza do niej VAT. Jest również płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych i niekiedy podatku od spadków i darowizn. W aktach notarialnych pobiera również opłatę sądową, m.in. za wpis prawa własności do księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości. Te koszty negocjacjom już nie podlegają.

Jak dużo trzeba zapłacić za usługi

● sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego ustanowienie hipoteki w celu zabezpieczenia kredytu bankowego udzielonego na budownictwo mieszkaniowe, zakup domu mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego albo na działalność gospodarczą - 1 stawki maksymalnej

● testament zawierający zapis windykacyjny - 200 zł

● pełnomocnictwo do dokonania jednej czynności - 30 zł,

● pełnomocnictwo do dokonania więcej niż jednej czynności - 100 zł,

● sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie - 50 zł, a za przechowanie dokumentu, od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc - 20 zł,

● sporządzenie protestu przy wartości kwoty ulegającej zaprotestowaniu: do 1000 zł włącznie - 5 zł, powyżej 1000 zł - 5 zł + 0,5 proc. od nadwyżki ponad 1000 zł, nie więcej jednak niż 2500 zł. Jeżeli osoba, przeciwko której protest ma być skierowany, uczyni zadość wezwaniu przed sporządzeniem protestu - połowa stawki wskazanej wyżej,

● sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych lub innego dokumentu - 6 zł za każdą rozpoczętą stronę,

● poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem - 6 zł za każda stronę,

● dokonanie czynności notarialnej niewymienionej w przepisach, np. złożenie wniosku do sądu wieczysto-księgowego - 200 zł,

● wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej poza kancelarią notarialną w porze dziennej (8-20) - 50 zł, a w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy - 100 zł za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu.

Maksymalna stawka taksy

W zależności od wartości przedmiotu czynności notarialnej:

● do 3000 zł - 100 zł;

● powyżej 3000 zł do 10 000 zł - 100 zł + 3 proc. od nadwyżki powyżej 3000 zł;

● powyżej 10 000 zł do 30 000 zł - 310 zł + 2 proc. od nadwyżki powyżej 10 000 zł;

● powyżej 30 000 zł do 60 000 zł - 710 zł + 1 proc. od nadwyżki powyżej 30 000 zł;

● powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł - 1010 zł + 0,4 proc. od nadwyżki powyżej 60 000 zł;

● powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł - 4770 zł + 0,2 proc. od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł;

● powyżej 2 000 000 zł - 6770 zł + 0,25 proc. od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn - nie więcej niż 7500 zł.

Za co pobiera się połowę należności

● umowa zobowiązująca, zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu,

● umowa przenosząca własność lub użytkowanie wieczyste, w wykonaniu umowy zobowiązującej,

● umowa zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,

● umowa zbycia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej (prawa do lokalu mieszkalnego w domu budowanym przez spółdzielnię mieszkaniową w celu przeniesienia jego własności na członka),

● ustanowienie hipoteki, z wyjątkiem ustanowienia hipoteki w celu zabezpieczenia kredytu bankowego udzielonego na budownictwo mieszkaniowe, zakup domu mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego albo na działalność gospodarczą przyjęcie na przechowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej,

● umowa deweloperska,

● umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu na nabywcę, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,

● umowa sprzedaży nieruchomości gruntowej, stanowiącej działkę budowlaną w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz.U. z 2012 r. poz. 647 z późn. zm.),

● umowa przeniesienia na nabywcę własności nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego na niej posadowionego, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,

● umowa sprzedaży lokalu mieszkalnego.

Czasem potrzebny kontrakt, czasem tylko parafa

Mimo że notariusz w spółkach handlowych ma dużo pracy, warto wiedzieć, że nie z każdą sprawą, którą wspólnicy chcą załatwić, trzeba od razu biec do kancelarii. Zasadniczo gdy chcemy utworzyć dany podmiot, czy też gdy w już działającym dzieją się sprawy mające istotny wpływ na jego funkcjonowanie, bez rejenta, a co się z tym wiąże - bez dodatkowych kosztów - ani rusz. W spółkach osobowych jego udział jest konieczny przy zawiązywaniu spółek komandytowej i komandytowo-akcyjnej. W spółkach kapitałowych akt notarialny jest wymagany dla ważności umowy spółki z o.o. oraz statutu spółki akcyjnej. Umowę oraz statut może podpisać pełnomocnik. Trzeba jednak pamiętać, że musi on mieć umocowanie w formie aktu notarialnego. Ponadto oprócz umów spółek i statutów kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm., dalej: k.s.h.) wskazuje również inne ważne dla istnienia i funkcjonowania podmiotu oświadczenia, które dla wywołania skutku prawnego powinny zostać złożone w formie aktu notarialnego - np. czynność prawna dokonana między jedynym wspólnikiem (akcjonariuszem) a spółką, jeśli jest on zarazem jedynym członkiem zarządu.

Potwierdzone wzory

W każdej spółce rejent może poświadczać wzory podpisów osób uprawnionych do jej reprezentowania. To samo dotyczy podpisów likwidatorów przy otwieraniu likwidacji. Warto jednak wiedzieć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać poświadczenia w sądzie, przed sędzią albo upoważnionym pracownikiem sądu.

Drugie w kolejności

Protokoły notarialne, zaraz po aktach notarialnych, pozostają w spółkach kapitałowych grupą najbardziej liczną. Omawiana forma wymagana jest w przypadkach związanych ze zmianą umowy spółki z o.o. oraz jej aktu założycielskiego. W protokole sporządzonym przez notariusza musi zostać zamieszczona także uchwała zarządu obniżająca kapitał zakładowy spółki w sytuacji, gdy dochodzi do automatycznego umorzenia udziału, a także uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo przeniesieniu jej siedziby za granicę. Mimo że tylko dwa artykuły k.s.h. mówią o konieczności stosowania protokołu notarialnego w spółce akcyjnej, to wbrew pozorom obecność rejenta jest niezbędna podczas każdego walnego zgromadzenia. Ponadto w przypadku umorzenia akcji spółki na skutek ziszczenia się określonego w jej statucie zdarzenia bądź jeśli akcje własne danej spółki akcyjnej nie zostały zbyte we właściwym czasie, w protokole sporządzonym przez rejenta zamieszcza się uchwałę zarządu w sprawie automatycznego umorzenia akcji.

Umowy, statuty

Udział notariusza nie jest konieczny przy podpisywaniu umowy spółki jawnej oraz partnerskiej. Wystarczy tu zwykła forma pisemna. Odnosi się także do jej zmiany. Jednak wspólnicy mogą zjawić się w kancelarii w celu poświadczenia wzorów podpisów osób uprawnionych do reprezentacji.

Akt notarialny jest jednak wymagany do zawiązania spółki komandytowej. Zawarcie umowy w zwykłej formie pisemnej skutkuje nieważnością. Bez notariusza się nie obejdzie, gdy wspólnicy zdecydują się na zmianę jej treści, np. obniżenie albo podwyższenie sumy komandytowej.

Nieco więcej pracy ma rejent w spółce komandytowo-akcyjnej. Przede wszystkim w formie aktu notarialnego należy sporządzić jej statut. Poza tym - w odrębnym akcie notarialnym - mogą być wyrażone: zgoda na zawiązanie spółki oraz oświadczenia o objęciu akcji. W taki sam sposób winno być złożone oświadczenie nowego komplementariusza o przystąpieniu do spółki. Naruszenie tego wymogu powoduje nieważność dokonanych czynności, a co za tym idzie - bezskuteczność przystąpienia. Z kolei w postaci poświadczenia podpisów może być wyrażony sprzeciw komplementariusza pozbawionego prawa reprezentacji. Wspólnik, który nie godzi się na pozbawienie prawa reprezentacji i np. nie był obecny na walnym zgromadzeniu, może w ciągu miesiąca od dnia powzięcia uchwały zgłosić sprzeciw w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Z ograniczoną odpowiedzialnością

W formie aktu notarialnego sporządza się umowę oraz akt założycielski spółki z o.o. Podobnie jak w spółkach osobowych naruszenie powyższego wymogu powoduje bezwzględną nieważność. Wymóg ten obejmuje też wszelkie modyfikacje umowy (np. zmianę siedziby spółki).

Kolejna sprawa, jaką wspólnicy mogą załatwić tylko w kancelarii notarialnej, to złożenie oświadczenia o przystąpieniu do spółki i objęciu udziałów przy podwyższeniu kapitału zakładowego. Jeśli następuje ono w trybie zmiany umowy spółki (tryb formalny), dla powyższych oświadczeń wymagana jest forma aktu notarialnego, w tym również dla oświadczenia wspólnika, który już posiada część udziałów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podwyższenie następuje w trybie nieformalnym, tj. bez zmiany umowy spółki. W takim przypadku odbywa się to na drodze oświadczenia dotychczasowych wspólników o objęciu nowych udziałów, które składane jest pod rygorem nieważności na piśmie. Przepisów o objęciu udziałów przez wspólnika nie stosuje się, gdy dochodzi do nabycia udziałów własnych przez spółkę. Ponadto nie wymagają objęcia udziały otrzymane w wyniku podwyższenia metodą kapitalizacji rezerw, tzn. ze środków własnych spółki. Nowy wspólnik musi złożyć dwa oświadczenia: o przystąpieniu do spółki oraz o objęciu udziałów (udziału) lub części udziału o określonej wartości nominalnej. Oświadczenia te mogą zostać złożone w jednym akcie notarialnym. Złożenie tylko jednego oświadczenia zamiast dwóch powoduje nieskuteczność całego podwyższenia i brak możliwości wpisania do rejestru. Niezachowanie formy aktu notarialnego wiąże się z nieważnością oświadczenia.

Jeśli w spółce ma miejsce obniżenie kapitału zakładowego w razie ziszczenia się określonego zdarzenia, np. w wyniku upływu terminu, członkowie zarządu są zobowiązani do złożenia w akcie notarialnym oświadczeń o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia przewidzianych w ustawie, w umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego.

Aktem notarialnym dokumentuje się czynność prawną między jedynym wspólnikiem, będącym zarazem jedynym członkiem zarządu, a reprezentowaną przez niego spółką. Powyższa reguła odnosi się tylko do spółek jednoosobowych i tych, w których spółka jest obok wspólnika własnym wspólnikiem.

Ponadto jeśli wspólnik chce zbyć albo zastawić swoje udziały, musi pamiętać, że do dokonania tych czynności wymaga się formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Chodzi tu przede wszystkim o pewne ograniczenie formalne, które ma przeciwdziałać antydatowaniu czynności prawnych.

Najwięcej pracy

Forma aktu notarialnego jest konieczna - podobnie jak w pozostałych przypadkach - na etapie powstawania spółki akcyjnej, która tworzona jest w szczególnym trybie. Najpierw ma miejsce podpisanie statutu, następnie składane są oświadczenia o objęciu akcji i wyrażeniu zgody na brzmienie statutu. Wszystkie te czynności mogą zostać zawarte w jednym lub kilku aktach notarialnych. Nie ma przeszkód, aby ich podpisanie odbyło się w różnym czasie i miejscu. Naruszenie powyższego wymogu w odniesieniu do jednego lub kilku oświadczeń skutkuje ich nieważnością.

Jeśli statut określa minimalną wysokość kapitału zakładowego, spółka akcyjna w organizacji powstaje nie z chwilą objęcia wszystkich akcji, ale już po osiągnięciu określonego minimum przyjętego w statucie, nie mniej jednak niż 100 000 zł. W takim przypadku jednym z niezbędnych warunków zawiązania podmiotu jest złożenie przez zarząd oświadczenia o wysokości objętego kapitału zakładowego. Należy to uczynić przed zgłoszeniem spółki do rejestru i, co najważniejsze, w formie aktu notarialnego.

Na etapie już funkcjonującej spółki członkowie zarządu składają w akcie notarialnym oświadczenie o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w przepisach k.s.h. i statutu oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego. Ma to miejsce w sytuacji, gdy brak konieczności dołączenia dowodów należytego wezwania wierzycieli oraz oświadczenia członków zarządu o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli.

Formę aktu notarialnego powinna mieć także uchwała zarządu związana z podwyższeniem w ramach kapitału docelowego. W granicach, w jakich upoważnia do tego statut, zastępuje ona uchwałę walnego zgromadzenia o podwyższeniu kapitału zakładowego. Zarząd rozstrzyga o trybie emisji - gdy został upoważniony do wyłączenia lub ograniczenia prawa poboru - terminach wpłat na akcje, zasadach przydziału akcji dotychczasowym akcjonariuszom w drugim terminie.

Tak jak w spółce z o.o., aktem notarialnym dokumentuje się czynność prawną między jedynym akcjonariuszem, będącym zarazem jedynym członkiem zarządu, a reprezentowaną przez niego spółką. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności rejent zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

Przekształcenia

Bez względu na rodzaj spółki udział notariusza jest konieczny w sprawach dotyczących łączenia, podziałów i przekształceń. K.s.h. wprowadza bowiem wymóg zamieszczenia uchwał w tym przedmiocie w protokole notarialnym. Nadto w formie aktu notarialnego sporządza się plan przekształcenia spółki jednoosobowej. Bez rejenta nie obejdzie się także przy przekształceniu przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę kapitałową. Tutaj w formie aktu notarialnego należy sporządzić plan przekształcenia oraz oświadczenie przedsiębiorcy o przekształceniu.

Koszt czynności w korporacjach

● oświadczenie o przystąpieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub objęciu udziałów w tej spółce - 1/10 stawki maksymalnej,

● oświadczenie zawierające zgodę osób przystępujących do spółki akcyjnej na zawiązanie spółki, na brzmienie statutu i na objęcie akcji, wyrażoną w innym akcie niż akt obejmujący statut - 1/10 stawki maksymalnej,

● sporządzenie protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki - stawka maksymalna, przy czym podstawą obliczeń jest różnica między wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego.

● protokół zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - 750 zł,

● protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy - 1100 zł,

● protokół zgromadzenia wspólników innej spółki oraz protokół posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego - 500 zł.

● na dokumentach, jeśli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną, np. na umowie sprzedaży udziałów w spółce z o.o. - 1/10 sumy, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł,

● na pełnomocnictwach i innych dokumentach, np. wzór podpisu członka zarządu - 20 zł.

Ewelina Stępień

ewelina.stepien@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Ustawa z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (t.j. Dz.U z 2008 r. nr 189, poz. 1158).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 237).