Trzeba uważać, aby po zgromadzeniu spółka nie została bez zarządu

W spółkach z o.o. rozpoczął się okres zgromadzeń i decydowania o przeznaczeniu zysku za ubiegły rok. Jak zrobić to zgodnie z prawem?

Uchwała o podziale zysku powinna być podejmowana w formie uchwały przez zgromadzenie wspólników. Przedtem trzeba oczywiście przygotować projekt tej i innych uchwał, rozesłać udziałowcom zaproszenia na zgromadzenie (określające przede wszystkim jego dzień, godzinę i miejsce oraz szczegółowy porządek obrad) itp. W przypadku dużych spółek konieczny jest także raport niezależnego audytora. Dobrze, aby wspólnikom wysłane zostały nie tylko zaproszenia obejmujące wspomniane informacje, lecz także projekty uchwał, które mają być na zgromadzeniu głosowane.

Jeszcze kilka lat temu obowiązek ten realizowany był najczęściej listem poleconym, czyli za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Obecnie coraz więcej umów spółek dopuszcza przesłanie projektów dokumentów i informacji pocztą elektroniczną.

Podejmowane na zgromadzeniu uchwały powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych albo przynajmniej przez przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta. Mogą je też parafować członkowie zarządu oraz osoby odpowiadające za finanse, w tym główna księgowa. Projekty uchwał natomiast nie muszą być w ten sposób sygnowane. Czasem zdarza się, że na uchwale brakuje jednego lub kilku podpisów, co powoduje, że jest ona nieważna. Wtedy trzeba zwoływać kolejne zgromadzenie, koordynować terminy, przygotowywać projekty itp. Warto zatem zwrócić uwagę, by na dokumentach znajdowały się wszystkie wymagane prawem podpisy. Czasem drobiazg może powodować dotkliwe konsekwencje.

W 2000 roku kodeks handlowy został zastąpiony przez kodeks spółek handlowych. Wiązało się to ze zmianą wielu dość istotnych i stosowanych powszechnie przepisów. Jakie błędy związane ze zmianą kodeksów są najczęściej popełniane podczas zgromadzenia?

Zgodnie z k.s.h. uchwała o podziale ubiegłorocznego zysku powinna być podejmowana przez wspólników. Prawo stanowi, że jeśli rok obrachunkowy pokrywa się z kalendarzowym, a tak jest w ogromnej większości (około 90 proc.) przedsiębiorstw, zgromadzenie musi odbyć się do końca drugiego kwartału następnego roku obrachunkowego, a więc najpóźniej 30 czerwca. Tymczasem zdarza się często, że osoby prowadzące firmy (członkowie zarządu) czy też odpowiadające za księgowość uważają, iż na zwołanie zgromadzenia mają czas na przykład do września. To podstawowy i powtarzający się błąd, a dotyczący tak kardynalnego zagadnienia, jak termin istotnego dla każdej spółki wydarzenia.

Inną kwestią, także związaną z brakiem znajomości nie tak już nowego k.s.h., jest określenie daty wypłaty dywidendy (tzw. dzień dywidendy). Zgodnie z k.s.h., aby w uchwale zgromadzenia wspólników móc oznaczyć termin, kiedy dojdzie do wypłaty dywidendy z ubiegłorocznego zysku, musi to przewidywać umowa spółki. W przeciwnym wypadku do dywidendy uprawnieni są wspólnicy, którym udziały przysługiwały w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku. Trzeba o tym pamiętać, gdyż organy podatkowe w przypadku opóźnień wypłaty uznają ją za nieodpłatne świadczenie wspólników dla spółki. Zarząd naraża się w takiej sytuacji na niezadowolenie wspólników. Jeszcze bardziej kłopotliwa jest związana z tym korekta wyniku finansowego, weryfikacja dokumentów, zmiana zeznania podatkowego itp.

Nierzadko podczas zgromadzenia dochodzi do zaniedbań w procedurze wyboru władz spółki czy udzielenia im absolutorium.

Często się zdarza, że podczas roku obrachunkowego zmieniają się władze firmy. Jednym z najważniejszych obowiązków zgromadzenia jest właśnie decyzja co do absolutorium członków zarządu. Bywa że taka ocena wystawiana jest przez wspólników osobom aktualnie kierującym firmą, a nie sprawującym kierownicze funkcje wcześniej, podczas roku obrachunkowego. Po prostu pracownicy często mechanicznie wpisują do projektów uchwał nazwiska osób obecnie zajmujących wymagające absolutorium stanowiska, zapominając, że ocena taka powinna być wystawiona wszystkim. Także, a może przede wszystkim, osobom, które swoje funkcje podczas roku obrachunkowego przestały pełnić. Należy przy tym pamiętać, że jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Jeżeli więc wolą właścicieli jest, aby po takiej ocenie osoba nadal zajmowała swe stanowisko, trzeba jeszcze podczas zgromadzenia powołać ją na kolejną kadencję. Niedopełnienie tego obowiązku, co zdarza się nierzadko, powoduje, że spółka po odbyciu zgromadzenia traci legalny zarząd, z czego wynikają liczne i poważne kłopoty.

Trzeba również pamiętać, że wspólnik, który nie zgadza się z treścią podejmowanej przez zgromadzenie uchwały (na przykład o podziale ubiegłorocznego zysku), powinien zażądać uwzględnienia (zaprotokołowania) jego sprzeciwu. W przeciwnym razie traci prawo do zaskarżenia takiej uchwały do sądu.

Często się zdarza, że przynajmniej część zysku, oprócz wypłaty dywidendy wspólnikom, przeznaczana jest na nagrody dla pracowników. Czy taki wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej?

Wcześniej praktyka była właśnie taka, co automatycznie zmniejszało wymiar płaconego przez spółki podatku dochodowego. W tym roku jednak minister finansów zmienił interpretacje izb skarbowych w Katowicach i Poznaniu. Chociaż jeśli przedsiębiorca zysk netto przeznaczy na inwestycje, nikt nie będzie miał wątpliwości, że poniósł koszty, zdaniem ministra motywujące do pracy, finansowane z zysku netto nagrody dla zatrudnionych nie mogą być kosztem, bo, jak to ujęto, "nie mają charakteru kosztowego" (interpretacje nr DD6/033/147/MNX/09/DD-1141 i DD6/033/162/MNX/09/PK-2893). Obecnie więc, choć trudno przyjąć argumentację szefa resortu finansów, zaliczenie nagród pracowniczych do zmniejszających podatek kosztów jest utrudnione. Jeszcze kilka miesięcy temu sądy, do których trafiały tego rodzaju sprawy, stawały zazwyczaj po stronie podatników. Obecnie coraz częściej podzielają argumentację fiskusa. Zatem firmy, o ile nie chcą wdawać się w długotrwałe i kosztowne postępowania sądowe, powinny zastanowić się nad sfinansowaniem nagród pracowniczych z innych, na przykład bieżących, źródeł.

@RY1@i02/2013/092/i02.2013.092.21500020b.802.jpg@RY2@

wojciech górski

Paweł Derlikowski, partner w kancelarii Pasieka, Derlikowski, Brzozowska

Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji

Rozmawiała Aleksandra Kozicka-Puch