Kiedy wygasają mandaty organów spółek kapitałowych po upływie kadencji

Na pytanie, z jaką chwilą wygaśnie mandat członka organu, każdy członek organu, udziałowiec czy nawet kontrahent spółki, powinien odpowiedzieć sobie sam. Ale nie jest to łatwe. Przedstawiciele polskiej doktryny i praktyki toczą od lat dyskusję nad interpretacją przepisów: art. 202, art. 218, art. 369, art. 386 kodeksu spółek handlowych, prezentując w tym zakresie zgoła odmienne poglądy. Ma to taki skutek, że w organach wielu spółek zasiadają osoby, których mandaty wygasły. Ingerencja ustawodawcy mogłaby rozwiązać ten ważny i zarazem niebezpieczny dla obrotu problem.

Zasadniczy spór toczy się o to, który rok obrotowy należy przyjmować za pierwszy (w przypadku rocznej kadencji) albo ostatni (w przypadku kadencji dłuższej niż rok) pełny rok obrotowy pełnienia funkcji w organie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ten, trudny jak się okazuje do określenia, rok obrotowy skutkuje wygaśnięciem mandatu. Najmniejsze wątpliwości rodzi określenie, który rok obrotowy jest pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, jeżeli członek organu został po raz pierwszy powołany na kolejną roczną kadencję.

Poważniejszy problem pojawia się, gdy ta sama osoba wybrana została po raz drugi na roczną kadencję. Czy na pierwszy pełny rok obrotowy składa się także okres pełnienia mandatu w poprzedniej kadencji, czy też należy ponowny wybór traktować odrębnie? Dla przykładu po upływie rocznej kadencji mandat wygasł 30 czerwca 2009 r., tego samego dnia nastąpiło ponowne powołanie tej samej osoby na kolejną roczną kadencję. Czy w tym wypadku pierwszym pełnym rokiem jest rok 2009 czy też 2010?

Znacznie większe kontrowersje budzi rozumienie ostatniego pełnego roku obrotowego. W skrócie problem dotyczy tego, czy należy skracać kadencję, w sytuacji gdy jej koniec przypada po zgromadzeniu wspólników zatwierdzających sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, czy też należy zgodzić się z dalszym obowiązywaniem mandatu, długo po upływie kadencji. Dla przykładu: wybór na dwuletnią kadencję nastąpił 1 czerwca 2009 r., kadencja trwa do 1 czerwca 2011 r., rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2010 rok następuje 4 maja 2011 r. - czy mandat wygasa 4 maja 2011 r., czy dopiero z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za 2011 rok, czyli w roku 2012? Gdy dotyczy to spółki akcyjnej, dochodzi jeszcze problem maksymalnej (pięcioletniej) kadencji zarządu i rady nadzorczej.

W przypadku spółki z o.o. rozwiązaniem najprostszym wydaje się zastąpienie przepisów wiążących wygaśnięcie mandatu z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, zapisem, że mandat wygasa z upływem okresu, na jaki członek organu został powołany. Jeżeli ustawodawca chciałby zaakcentować kadencyjność organów, co jest pożądane w spółce akcyjnej, rozwiązaniem mógłby być przepis wiążący wygaśnięcie mandatu, z odbyciem pierwszego zwyczajnego zgromadzenia wspólników po zakończeniu kadencji danego członka organu.

Kolejny problem dotyczy rozumienia sformułowania kodeksowego "z chwilą odbycia zgromadzenia". Ujawnił się on z całą intensywnością w lipcu 2009 r., wokół konfliktu o radę nadzorczą TVP. Czy wygaśnięcie "z chwilą odbycia zgromadzenia" oznacza, że mandat wygasa wraz z zakończeniem danego zgromadzenia wspólników, czy też dopiero z upływem dnia, w którym zgromadzenie się odbyło? Obie teorie mają zarówno zagorzałych zwolenników, jak i przeciwników. Przyjęcie drugiej ze wskazanych koncepcji może prowadzić do kuriozalnej i niebezpiecznej z punktu widzenia spółki sytuacji równoległego działania dwóch zarządów (rad nadzorczych) do końca dnia, w którym dane zgromadzenie zostało zakończone. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, jak bardzo jest to szkodliwe dla pewności obrotu. W związku z tym zasadne wydaje się powiązanie wygaśnięcia mandatów bezpośrednio ze zdarzeniem, które powoduje taki skutek. A więc powinno być to zatwierdzenie sprawozdania finansowego albo ewentualnie zakończenie zgromadzenia, na którym taka uchwała została poddana pod głosowanie (o tym piszemy dalej).

Ostatnia z kontrowersji dotyczy wątpliwości, czy aby nastąpił skutek wygaśnięcia mandatów, to na zgromadzeniu wspólników sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone, czy też wystarczy samo głosowanie nad uchwałą o jej zatwierdzeniu. Pojawiają się także uzasadnione głosy, że mandaty wygasają, jeżeli wprawdzie nie głosowano nad zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, ale do porządku obrad danego zgromadzenia punkt taki został wprowadzony. Także tę część obowiązujących przepisów należałoby doprecyzować. Ustawodawca mógłby zdecydować się na jedno z dwóch rozwiązań. Pierwsze to uznanie, że mandaty wygasną z chwilą podjęcia (zapadnięcia) uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Przeciwko temu rozwiązaniu przemawia niebezpieczeństwo związane ze stwierdzeniem nieważności takiej uchwały w wyniku zaskarżenia. Drugie możliwe wyjście to przyjęcie, że mandaty wygasną z chwilą zakończenia zgromadzenia wspólników, którego przedmiotem była m.in. uchwała dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W tym przypadku możliwe jest uniknięcie konsekwencji stwierdzenia nieważności albo uchylenia uchwały.

Dogłębna analiza problemu, przedstawiona tu w wielkim skrócie, pozwala na sformułowanie dwóch propozycji zmian legislacyjnych. Pierwsza z nich dotyczy spółki z o.o., gdzie ze względu na "bliskość" wspólników do spółki, kadencyjność organów nie jest tak istotna. Propozycja jest następująca: usunięcie par. 1 i 2 z art. 202 kodeksu spółek handlowych i zmiana par. 4 poprzez nadanie mu następującego brzemienia: "mandat członka zarządu wygasa na skutek upływu okresu, na jaki został on powołany, a także wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu." Analogicznie należałoby zmienić przepisy regulujące w sp. z o.o. wygaśnięcie mandatu członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej.

W zakresie spółki akcyjnej, w przypadku której istnieją zasadne argumenty za zaakcentowaniem kadencyjności organów, proponowana zmiana dotyczy art. 369 par. 4 k.s.h. Mógłby on brzmieć następująco: "mandat członka zarządu wygasa najpóźniej z chwilą podjęcia uchwały zatwierdzającej albo odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, podjętej na pierwszym walnym zgromadzeniu po upływie kadencji, na jaką członek zarządu został powołany."

Ze względu na ważkość przedstawionego problemu dla obrotu prawnego i gospodarczego, warto aby przygotowanie zmian rozważył zespół problemowy Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego ds. nowelizacji kodeksu spółek handlowych, co mogłoby doprowadzić do uchwalenia korzystnych zmian przez ustawodawcę.

Jeśli członek organu spółki zostaje powołany 30 października 2009 r. na roczną kadencję, a rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, jego kadencja upłynie 30 października 2010. Pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest 2010, wobec czego mandat wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2010, czyli w ciągu pierwszych 6 miesięcy roku 2011.

Powołanie członka organu spółki na 3-letnią kadencję nastąpiło 1 marca 2009 r. Jego kadencja upłynie i mandat wygaśnie z upływem 1 marca 2012 r.

@RY1@i02/2010/037/i02.2010.037.087.007a.001.jpg@RY2@

Marcin Chomiuk, aplikant radcowski przy OIRP w Warszawie, prawnik w Kancelarii Prawnej JARA & PARTNERS w Warszawie

aplikant radcowski przy OIRP w Warszawie, prawnik w Kancelarii Prawnej JARA & PARTNERS w Warszawie

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).