Jak zwołać zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno w większości polskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością odbyć się najpóźniej 30 czerwca. Kodeks spółek handlowych wymaga bowiem, by wspólnicy spotkali się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, i żeby rozpatrzyli sprawozdanie zarządu z działalności spółki, a także sprawozdanie finansowe. Powinni wówczas powziąć także uchwałę o podziale zysku albo o pokryciu straty (o ile sprawa ta nie została wyłączona spod kompetencji wszystkich udziałowców). Przy okazji udzielają członkom organów spółki absolutorium. Tego wszystkiego nie da się bowiem zrobić przy żadnej innej okazji. [Przykład 1]

Trzeba przy tym pamiętać, że choć zwołanie i odbycie zwyczajnego zgromadzenia po terminie nie musi powodować nieważności podjętych na nim uchwał, to jednak zarząd, który ma ustawowy obowiązek zwołania spotkania właścicieli udziałów, naraża się za niedopełnienie tej powinności co najmniej na grzywnę sięgającą 20 tys. zł. Nakłada ją sąd rejestrowy.

Kto zwołuje

W przypadku jednoosobowego zarządu sprawa jest prosta - wszelkie kompetencje należą się jednej osobie. Kiedy natomiast zarząd jest wieloosobowy, w umowie spółki można postanowić, że członkowie zarządu wszystkie decyzje podejmują wspólnie, w uchwałach. Wolno również wprowadzić regułę wspólnego działania co najmniej dwóch członków zarządu, bądź jednego samodzielnie. W przypadku przyznania prawa do prowadzenia spraw spółki każdemu członkowi zarządu samodzielnie, o zwołaniu zgromadzenia mógłby zadecydować w pojedynkę każdy. W braku postanowień umownych każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Może więc bez uprzedniej uchwały zarządu podejmować sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki (chodzi o niezdefiniowany w ustawie tzw. zwykły zarząd). Jeżeli jednak przed załatwieniem sprawy chociażby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu, czyli np. zaprotestuje przeciwko wybraniu określonego terminu zwyczajnego zgromadzenia, potrzebna staje się uchwała zarządu.

Inne organy spółki z o.o., np. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, o ile zostały w spółce ustanowione, mogą zwołać doroczne zgromadzenie jedynie wtedy, kiedy zarząd nie dotrzyma terminu. Trzeba również mieć na uwadze, że z mocy samej ustawy wspólnik, względnie wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, nie mogą żądać zwołania zwyczajnego zgromadzenia. Takie uprawnienie mogą mieć tylko po wprowadzeniu do umowy spółki postanowienia, że w razie niezwołania przez zarząd w ustawowym terminie dorocznego zgromadzenia, będą mogli - tak jak w wypadku nadzwyczajnych zgromadzeń - żądać zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Karalne spóźnienie

Każdy członek zarządu spółki, który dopuszcza do tego, że zwyczajne zgromadzenie nie zostało zwołane w terminie, nie tylko podlega karze grzywny, lecz także naraża się na odpowiedzialność wobec spółki. Taka osoba może być pociągnięta do odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub z umową. Wyjątkiem są sytuacje, w których członek zarządu nie ponosi winy. Przykładowo nie będzie można żądać naprawienia szkody od osoby ciężko chorej w pierwszej połowie roku, jeśli funkcjonowało w tym czasie bez przeszkód dwóch pozostałych członków trzyosobowego zarządu. [Przykład 2]

I chociaż zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników po terminie jest naruszeniem ustawowej procedury, to jednak nie każda tego rodzaju sytuacja powoduje nieważność uchwał. Mają bowiem znaczenie okoliczności, jakie wpłynęły lub mogły wpłynąć na powzięcie decyzji w najważniejszych dla spółki sprawach. Dlatego nawet w konfliktowych sytuacjach, gdy któryś ze wspólników próbuje zmienić decyzje pozostałych, w razie złożenia pozwu musiałby wykazać, że spóźnione głosowanie wpłynęło na treść uchwały.

Jak to zrobić

Warunkiem prawidłowego zwołania zwyczajnego zgromadzenia jest zawiadomienie wszystkich wspólników wpisanych do księgi udziałów. A mieszczą się w niej aktualizowane dane każdego z właścicieli. Kiedy jednak udział należy do więcej niż jednego wspólnika, zarząd o zgromadzeniu musi zawiadomić albo przedstawiciela współwłaścicieli, albo - gdy go nie wyznaczono - któregokolwiek zainteresowanego.[Przykład 3]

Konieczne jest dokładne wskazanie w zawiadomieniach dnia, godziny i miejsca zgromadzenia, a także szczegółowego porządku obrad. Zgromadzenie zwołuje się za pomocą listów poleconych lub kurierskich przesyłek wysłanych co najmniej na dwa tygodnie przed terminem konwentyklu. Nadanie przesyłki na adres figurujący w księdze udziałów wystarcza, by uznać je za prawidłowe, nawet gdyby się okazało, że listu nie da się zainteresowanemu doręczyć. Zaniedbanie podania nowego adresu nie może bowiem obciążać władz spółki.

Niewykluczone jest także wysyłanie zaproszeń pocztą elektroniczną. Dotyczy to jednak tylko wspólników, którzy pisemnie zgodzili się na taki tryb powiadamiania i wskazali adresy, na które mają być wysłane do nich e-maile. Jeśli jednak nie dotyczy to wszystkich, pozostali udziałowcy muszą być zawiadamiani w sposób tradycyjny. Co więcej, spółka może, lecz nie musi korzystać z poczty elektronicznej. Jeżeli więc nawet wspólnik zaakceptował wysyłanie mu zawiadomień o zgromadzeniach przez internet, to członkom zarządu wolno zdecydować, że dla pewności (np. gdy nie ma zgody między udziałowcami i wietrzą podstęp związany z nieodbieraniem listów elektronicznych z chęci podważenia uchwał) wszystkim prześlą zawiadomienia wraz z niezbędnymi dokumentami na papierze.

W wypadku e-maili przyjmuje się, że zostały wysłane wtedy, kiedy umieszczono je na serwerze odbiorcy tak, by mógł tę przesyłkę odebrać. Jeżeli więc list utknął na serwerze nadawczym, albo z innych przyczyn nie dotarł do serwera odbiorcy, nie można mówić o skutecznym wysłaniu zawiadomienia. Dzieje się tak również, gdy spółka otrzymuje komunikat o niemożności doręczenia e-maila na konto odbiorcy.

A sposób zawiadamiania o zwyczajnym zgromadzeniu jest tak ważny dlatego, że udział w tym spotkaniu jest podstawowym prawem wspólnika. Tym samym temu, kto nie pojawił się na nim i nie głosował z przyczyn leżących po stronie spółki, przysługuje prawo do uchylenia uchwał podjętych pod jego nieobecność.

Miejsce spotkania

Zgromadzenia - co do zasady - odbywają się w siedzibie spółki. Niemniej umowa może wskazywać inne miejsce. Zmiana dopuszczalna jest również, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą na to pisemną zgodę. Zawsze musi to być jednak terytorium Polski.

W wypadku małych spółek, w których wspólnicy się znają i sprawnie ze sobą współpracują, możliwe jest nawet zaniechanie formalnego zwoływania zgromadzenia. Udziałowcy mogą wówczas podejmować uchwały. Warunkiem jest jednak, by cały kapitał zakładowy był reprezentowany i nikt nie zgłosił sprzeciwu ani co do odbycia w ten sposób zgromadzenia, ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Trzeba też pamiętać, że obecność całego kapitału jest konieczna nie tylko w momencie sprawdzania obecności, lecz także przy podejmowaniu określonych uchwał. Opuszczenie więc nawet ważnie zwołanego zgromadzenia przez wspólników reprezentujących część kapitału zakładowego powoduje, że nie mogą być na nim podejmowane ważne uchwały. Wiąże się to również z tym, że niedopuszczalna jest pisemna forma uchwał w sprawach zastrzeżonych dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o., czyli związanych z finansowym podsumowaniem i rozliczeniem ostatniego roku obrotowego spółki i skwitowaniem zarządu.

PRZYKŁADY

1 Czy można w pierwszej połowie roku zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Argumentacja nie wynikała z ustawy i można sądzić, że nie miała też umocowania w umowie spółki. Nadzwyczajne zgromadzenie spółki z o.o. może być bowiem zwołane w każdej sprawie i w każdym czasie. Przedmiotem obrad mogą być wówczas wszystkie sprawy należące do kompetencji zgromadzenia wspólników. Oczywiście z wyłączeniem problemów zarezerwowanych dla zwyczajnego zgromadzenia. Tym samym wolno zwoływać nadzwyczajne zgromadzenia również w pierwszej połowie roku, nawet jeśli jeszcze nie odbyło się zgromadzenie zwyczajne. Nadzwyczajne spotkanie zwołuje w zasadzie zarząd. Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna spółki, podobnie jak inne osoby, którym umowa spółki przyznała takie uprawnienie, mają prawo zwołać nadzwyczajne zgromadzenie, jeżeli uważają to za wskazane. Ich uprawnienia powstają jednak dopiero wtedy, kiedy zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia ich żądania. Dla czytelników ważne jest, że uprawnienie do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia przysługuje wspólnikom lub wspólnikowi reprezentującemu co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego spółki. Wniosek w tej sprawie należy złożyć zarządowi. Po bezskutecznym upływie dwóch tygodni udziałowcom wolno wystąpić do sądu rejestrowego. Ten zaś może upoważnić ich do samodzielnego zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia. Co więcej, nie zawsze zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia pozostaje do swobodnego uznania uprawnionych. Zarząd musi je zwołać niezwłocznie, gdy bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz gdy strata ta przewyższa połowę kapitału zakładowego.

Przedmiotem takiego nadzwyczajnego zgromadzenia jest powzięcie uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Uchybienie przez zarząd obowiązkowi zwołania zgromadzenia w takiej drastycznej sytuacji może też skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą każdego członka tego gremium z powodu działania na szkodę spółki.

2 Czy wolno odwołać zgromadzenie tylko ze względu na niedogodny termin

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie regulują kwestii odwołania zwołanego już przez zarząd zgromadzenia. Teoretycy uważają jednak, że jest to możliwe. Niemniej po to, żeby takie działanie było skuteczne, konieczna jest zgoda wszystkich wspólników. Zarząd powinien więc w takiej sytuacji jeszcze przed terminem zwołanego już prawidłowo zgromadzenia zwrócić się do wszystkich udziałowców z prośbą o pisemną zgodę na odwołanie, a więc ostatecznie zmianę terminu zwyczajnego zgromadzenia. W razie uzyskania placetu - odwołanie zgromadzenia jest więc skuteczne.

3 Kogo trzeba zawiadomić, jeżeli udziały jednego ze wspólników zajął komornik

Zawiadomić o zgromadzeniu należy wspólnika, którego udziały zajął komornik. Przyjmuje się bowiem, że taka sytuacja, podobnie jak zajęcie dochodów wynikających z udziału, nie niweczy więzi udziałowca ze spółką. Z tego powodu zajęcie udziałów nie może być ani podstawą zmiany w księdze udziałów, ani tym bardziej zmiany wpisu o wspólnikach w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po zajęciu udziałów nadal konieczne jest więc doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia wspólników temu, kto poddał się egzekucji. Wspólnikowi takiemu przysługuje bowiem zarówno prawo udziału w zgromadzeniu, jak i powinien on wziąć udział w głosowaniach.

Ważne

W razie planowanej zmiany umowy spółki zawiadomienie o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników powinno pokazywać treść nowych postanowień. Nie może też być zmieniony w trakcie zgromadzenia porządek obrad. Nie należy tym samym głosować niezaplanowanych kwestii. Wyjątkiem są sytuacje, w których na dorocznym spotkaniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie sprzeciwia się podjęciu nieujętej w porządku obrad uchwały

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).