Zakładając spółkę, trzeba znać ograniczenia

Kilkanaście miesięcy funkcjonowania możliwości rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością utworzonej za pomocą wzorca umowy spółki udostępnianego w systemie teleinformatycznym (S24) pozwala na poczynienie kilku refleksji na temat niebezpieczeństw w trakcie tego szczególnego postępowania rejestrowego. Część owych raf, na jakie może natrafić wnioskodawca, wynika z niedostatków systemu. Inne zaś wiążą się z pominięciem udziału notariusza jako czynnika mającego za zadanie zagwarantowanie zgodności czynności z prawem. Wobec jego braku ciężar oceny zgodności z prawem zawartej umowy spółki spoczywa w całości na sądzie rejestrowym, co nierzadko wiąże się z dotkliwą konsekwencją w postaci odmowy wpisu spółki do rejestru.

Dzieje się tak, gdyż pomimo stworzenia jednolitego wzorca umowy spółki z o.o., margines koniecznej swobody pozostawionej wnioskodawcom przy wyborze firmy, przedmiotu działalności, a także składu spółki prowadzić może do uchybienia przepisom skutkującego odmową rejestracji.

Firma

Przyszli wspólnicy niewielką wagę przykładają do przestrzegania reguł prawa firmowego. Stąd też zdarzają się próby rejestracji podmiotów o nazwie tożsamej z nazwą podmiotu już działającego na tym samym rynku i prowadzącego zbliżoną działalność gospodarczą. W systemie informatycznym S24 brakuje mechanizmu, który generowałby ostrzeżenie w przypadku obrania firmy, którą posługuje się już inna spółka z o.o. Celowe jest więc sprawdzenie wcześniej w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, czy w obrocie funkcjonuje już przedsiębiorca o takiej samej firmie i zbliżonym przedmiocie działalności.

Zwrócić też uwagę należy na konieczność przestrzegania zasady prawdziwości firmy. Firma nie może wprowadzać w błąd, zwłaszcza co do przedmiotu działalności. Z odmową spotka się więc próba rejestracji podmiotu "Kopalnia Węgla Kamiennego (...) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością", którego przedmiot działalności nie będzie miał z górnictwem nic wspólnego. Podobne rozstrzygnięcie zapadnie, gdy wspólnicy spółki "Kolportaż prasy (...) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością" nie zamieszczą w umowie spółki przedmiotu działalności właściwego dla tego rodzaju przedsiębiorstwa.

W praktyce obserwuje się też próby rejestracji spółek o firmie zawierającej określenia, których używanie dozwolone jest tylko dla określonej grupy podmiotów. I tak, sąd nie zarejestruje spółki zawierającej w firmie wyrazy "bank" lub "kasa", chyba że z jej działalności jednoznacznie wynikać będzie, że spółka ta nie wykonuje czynności bankowych. Bezwzględnie zabronione jest za to umieszczanie w firmie spółki z o.o. wyrażeń "zakład ubezpieczeń" czy "towarzystwo ubezpieczeń".

Obranie przez wspólników S24 firmy naruszającej zasady prawa firmowego ma charakter nieusuwalnej przeszkody do dokonania wpisu.

Przedmiot działalności

O problemach związanych z wyborem przez wspólników rodzajów działalności, których spółka z o.o. wykonywać nie może, napisano już wiele. System elektroniczny ogranicza się tutaj do krótkiego pouczenia użytkownika o konieczności wyboru rodzajów działalności dopuszczalnych dla spółki z o.o. Dotąd nie wypracowano technicznego rozwiązania tego zagadnienia. Duża w tym wina niejednolitej praktyki sądów rejestrowych. Dość powiedzieć, że w zasadzie na pewno odmową rejestracji skutkować będzie zamieszczenie w umowie spółki rodzajów działalności oznaczonych kodami PKD z działu 65, "ubezpieczenia, reasekuracja oraz fundusze emerytalne, z wyłączeniem obowiązkowego ubezpieczenia społecznego", z grupy 66.3, Działalność związana z zarządzaniem funduszami oraz z sekcji O, Administracja publiczna i obrona narodowa; obowiązkowe zabezpieczenia społeczne. Stąd też zalecać należy ostrożność przy zbyt szerokim określeniu przedmiotu działalności, zwłaszcza iż ma on również znaczenie przy badaniu zgodności z prawem firmy wnioskodawcy w razie wystąpienia kolizji z firmą przedsiębiorcy już funkcjonującego w obrocie, o czym była mowa powyżej.

Reprezentacja

Problem należytej reprezentacji dotyczy sytuacji, gdy wspólnikiem spółki z o.o. ma zostać osoba prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną. W przypadku zawierania umowy spółki z o.o. drogą tradycyjną, kwestię tę kontroluje notariusz. Przy tworzeniu S24 kontroli tej brak. Dlatego jeżeli wspólnik niebędący osobą fizyczną nie figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym (bo np. jest osobą zagraniczną, spółką kapitałową w organizacji, klubem sportowym wpisanym jedynie do ewidencji starosty itp.) bądź umowę spółki podpisuje za niego osoba w rejestrze tym nieujawniona, wówczas należy liczyć się z wezwaniem sądu rejestrowego do przedłożenia dokumentu, z którego wynikać będzie umocowanie do działania osoby podpisującej umowę spółki za tego wspólnika.

Nieusuwalna przeszkoda do dokonania wpisu może pojawić się w przypadku, gdy jednym wspólnikiem rejestrowanej spółki ma być spółka kapitałowa (z o.o. lub akcyjna), a drugim - członek zarządu tej spółki kapitałowej. W takiej sytuacji za spółkę kapitałową powinna działać rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia akcjonariuszy). Reprezentacja wspólnika będącego spółką kapitałową przez zarząd lub prokurenta, gdy drugą stroną umowy spółki jest członek zarządu tego wspólnika, prowadzić będzie bowiem do odmowy dokonania wpisu.

Powyższy problem występuje z całą swoją wyrazistością w przypadku jednoosobowych spółek kapitałowych, w których jedyny wspólnik (akcjonariusz) pozostaje zarazem jedynym członkiem zarządu. W przypadku takiej konfiguracji zawarcie umowy spółki z o.o. w trybie S24 pomiędzy jednoosobową spółką kapitałową a jej jednoosobowym zarządem jest wykluczone. Przepis szczególny wymaga tu bowiem dochowania formy aktu notarialnego, nakładając dodatkowo na notariusza szczególne obowiązki sprawozdawcze wobec sądu rejestrowego.

Skutki uchybień

Pomimo dochowania tych wszystkich reguł może okazać się, że sąd rejestrowy dopatrzy się innej przeszkody do dokonania wpisu i wniosek o rejestrację spółki oddali bez wzywania do usunięcia uchybień. Pamiętać należy, że takie rozstrzygnięcie nie zwalnia przedsiębiorcy (spółki z o.o. w organizacji) z obowiązku zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Może więc czasem lepiej udać się do notariusza?

5274 spółki z o.o. zarejestrowano przez internet do końca marca 2013 r.

Robert Fonfara

referendarz sądowy w sądzie rejestrowym w Kielcach