Zgromadzenia w spółce nie da się zwołać na ostatnią chwilę

@RY1@i02/2014/091/i02.2014.091.215000400.806.jpg@RY2@

W przypadku spółek z o.o., w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym - a takich jest zdecydowana większość - zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno być zwołane najpóźniej 30 czerwca.

Ustalenie daty zgromadzenia stanowi punkt wyjścia do określenia terminu wysłania zaproszeń do wspólników.

- Co do zasady, wysyła się je co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że jeżeli zgromadzenie wspólników zostało wyznaczone na 30 czerwca, to minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie wspólników zostanie zachowany, jeżeli zaproszenia zostały wysłane najpóźniej 15 czerwca (14 dni + dzień zgromadzenia określony w zawiadomieniu) - wyjaśnia Stanisław Rachelski, radca prawny, wspólnik zarządzający w Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy.

Niedotrzymanie terminu stanowi poważny błąd, a zdarza się dość często.

Osobiste zawiadomienie

Ponieważ uchybienia dotyczące zwoływania zgromadzenia wspólników mogą doprowadzić do zaskarżenia podjętych uchwał, a nawet do stwierdzenia ich nieważności, warto zwrócić uwagę na kwestię, która budzi często wątpliwości: czy dopuszczalne jest osobiste zawiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu? Artykuł 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.k.) wskazuje, że zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych, poczty kurierskiej lub zawiadomienia wysłanego pocztą elektroniczną (ale tylko wtedy, gdy uprzednio wyraził on na to pisemną zgodę i podał adres, na który należy je wysłać).

- W wyroku z 26 marca 2009 r. (sygn. akt I CSK 253/08) Sąd Najwyższy zajął stanowisko, że art. 238 par. 1 k.s.k. stwarza tylko minimalne gwarancje zapewnianej wspólnikom ochrony ustawowej. Sposoby doręczenia wymienione przez ustawodawcę nie są jedynymi, które pozwalają na skuteczne powiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu. Zawiadomienie wspólnika dokonane w inny sposób, pozwalający jednak na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników, nie może być traktowane jako zwołane wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał. W praktyce jednak w spółkach powstają niekiedy spory, czy osobiste zawiadomienie wspólnika rzeczywiście miało miejsce i było skuteczne. Aby uniknąć takich nieporozumień, lepiej wykorzystać w tym celu wspomniane już środki, wymienione w k.s.k. Wówczas zdecydowanie łatwiej będzie udowodnić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników - radzi mecenas Stanisław Rachelski.

Przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają również możliwość odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania. Jest to możliwe, ale tylko w sytuacji, jeżeli na zgromadzeniu obecni są wszyscy wspólnicy spółki i każdy z nich wyraża zgodę na odbycie zgromadzenia i podejmowanie uchwał w przedmiocie, który należy do kompetencji zgromadzenia. W tym przypadku proces przygotowania zwyczajnego zgromadzenia ulega znacznemu skróceniu i uproszczeniu.

Treść zaproszeń

Należy zwrócić uwagę nie tylko na dochowanie właściwych terminów i formy dostarczenia zaproszeń na zgromadzenie wspólników, lecz także na ich treść. - W treści zaproszenia należy podać: dzień, godzinę i miejsce oraz szczegółowy porządek obrad. Niestety zdarza się, że w niektórych zaproszeniach brakuje któregoś z wymienionych elementów. Tego typu niedopatrzenie może zaważyć na tym, czy zgromadzenie zostało zwołane w sposób prawidłowy - mówi ekspert.

W praktyce prawidłowe oznaczenie dnia, godziny i miejsca raczej nie nastręcza trudności. Znacznie częściej popełniane są błędy przy ustalaniu szczegółowego porządku obrad.

Dzieje się tak ponieważ o tym, co należy uznać za szczegółowy porządek obrad, decyduje każdorazowo charakter rozpatrywanych zagadnień oraz tematyka planowanych uchwał. Ponieważ nie jest możliwe stworzenie uniwersalnej definicji określającej, co jest szczegółowym porządkiem obrad, można jedynie określić ogólną zasadę dotyczącą jego formułowania: porządek obrad zgromadzenia wspólników należy formułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwołania zgromadzenia (wyrok SN z 14 maja 2009 r., sygn. akt I CSK 406/08).

W przypadku, gdy porządek obrad przewiduje zmiany w umowie spółki, zastosowanie ma art. 238 par. 2 zdanie 2 k.s.k., zgodnie z którym w zaproszeniu należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. - Wymóg określania porządku obrad w sposób szczegółowy powinien być za każdym razem interpretowany w taki sposób, aby zrównoważyć interesy spółki i interesy wspólników. Oznacza to, że z jednej strony nie można nadmiernie obarczać spółki koniecznością dołączania do zaproszenia na zgromadzenie projektów uchwał dotyczących wszystkich punktów porządku obrad, z drugiej strony wspólnicy muszą mieć pewność, czego dokładnie będą dotyczyć poszczególne punkty porządku obrad. Szczególna staranność w formułowaniu porządku obrad jest wyjątkowo ważna w sytuacji, gdy na zgromadzeniu wspólników mają zostać podjęte uchwały o kluczowym znaczeniu dla spółki i wspólników, np. wiążące się z poważnymi zmianami w strukturze własnościowej spółki - podkreśla radca prawny Stanisław Rachelski.

Nazbyt ogólne sformułowanie porządku obrad może wprowadzać wspólników w błąd i nie pozwalać na obiektywną ocenę wagi uchwał, które mają być podjęte. W takim przypadku można postawić zarzut - w świetle wspomnianego wyroku Sadu Najwyższego - że konkretna uchwała została podjęta w sprawie nieobjętej porządkiem obrad. Wspólnikowi, który poweźmie tego typu zastrzeżenie, przysługuje prawo wytoczenia powództwa o uchylenie danej uchwały.

Przemyślany porządek

Co do zasady, zwyczajne zgromadzenie wspólników nie podejmuje uchwał w sprawach, które nie zostały wyszczególnione w porządku obrad. Porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia powinien zatem być starannie przemyślany. Zdarzają się bowiem przypadki przyjmowania uchwał nieobjętych porządkiem obrad, co zazwyczaj jest błędem.

Przepisy dopuszczają w drodze wyjątku możliwość podjęcia uchwały niewyszczególnionej w porządku obrad jedynie wtedy, gdy na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego jej podjęcia. Tak wynika z art. 239 par. 1 k.s.k.

Nie można się spóźnić

Z przyjęciem porządku obrad łączy się również to, że do sprawy już omówionej i zakończonej podjęciem uchwały nie można powracać na tym samym zgromadzeniu w obecności tych samych osób. Jeśli więc wspólnik głosował przeciw i od razu nie domagał się, aby ten fakt został zaprotokołowany - to pod koniec zgromadzenia nie może żądać, aby taka informacja została zamieszczona w protokole. - Jest to ważne, jeżeli wyrażający sprzeciw wspólnik zamierza w przyszłości skarżyć uchwałę. Tymczasem wielu wspólników popełnia błąd i zbyt późno zgłasza żądanie zaprotokołowania sprzeciwu - mówi mecenas Stanisław Rachelski.

Należy również pamiętać, że jeżeli z postanowień umowy spółki wynika, że czas trwania kadencji członków jej organów (zarządu i rady nadzorczej) dobiega końca, to do porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników konieczne jest wpisanie uchwał dotyczących powołania członków organów spółki na kolejne kadencje.

Bez zysku

Agata Okorowska, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Law-Taxes.pl, wskazuje, że niektórzy wspólnicy uczestniczący w zwyczajnych zgromadzeniach popełniają błąd, domagając się zawsze podziału zysku wypracowanego przez spółkę z o.o. Tymczasem nie w każdym przypadku musi to nastąpić. Umowa spółki może bowiem przewidywać, że zysk będzie przez pierwsze 2-4 lata działalności w całości bądź w części wyłączony z podziału i przekazany na rozwój spółki.

W przypadku wystąpienia straty, zwyczajne zgromadzenie musi również ustalić, w jaki sposób ją pokryć. Niedochowanie tego wymogu jest istotnym błędem.

Jeżeli spółka ponosi w poprzednim roku straty, to w praktyce zwyczajne zgromadzenie zazwyczaj podejmuje wtedy decyzję o pokryciu takiego niedoboru z zysków osiągniętych w latach przyszłych bądź kapitałów rezerwowych.

Uchwała o dalszym istnieniu

Szczególna sytuacja może zajść, jeśli roczna strata jest znaczna. - Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, to zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę co do dalszego istnienia spółki. Wyraźnie wynika to z art. 233 par. 1 k.s.k. - mówi Agata Okorowska.

Niestety, w praktyce zdarza się, że w niektórych spółkach nie zwraca się uwagi na te wskaźniki i w konsekwencji nie przyjmuje uchwał dotyczących dalszego istnienia tych spółek. Jest to poważny błąd.

- W takiej sytuacji wspólnicy powinni podjąć uchwałę zobowiązującą zarząd spółki do przygotowania planu naprawczego. Wspólnicy mogą też rozważyć wniesienie dopłat bądź zdecydować o likwidacji spółki, jeżeli uznają, że brak jest rokowań na poprawę jej sytuacji.

Absolutorium dla każdego

Uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania obowiązków - lub też jego nieudzielenia - podejmuje się w stosunku do wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w zatwierdzanym roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zwyczajnego zgromadzenia, mają prawo uczestniczyć w nim, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe, sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz opinię i raport biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

- Częstym błędem popełnianym na zwyczajnych zgromadzeniach jest udzielanie absolutorium organowi spółki, czyli zarządowi lub radzie nadzorczej jako całości, a nie każdemu członkowi danego organu z osobna. Głosując na przykład nad absolutorium dla całego zarządu, uniemożliwia się właściwą ocenę pracy poszczególnych osób. Często bowiem wspólnicy mają zastrzeżenia do pracy niektórych z członków zarządu. Udzielenie absolutorium całemu organowi grozi zaskarżeniem takiej uchwały przez wspólników mających odmienne zdanie w sprawie pracy osób zarządzających spółką - mówi radca prawny Agata Okorowska.

Obowiązek tajności

Przy udzielaniu absolutorium w praktyce popełniane są jeszcze inne błędy. Otóż z art. 247 par. 2 k.s.k. wynika, że tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Co prawda, przepisy przewidują, że w niektórych przypadkach zgromadzenie wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania, nie dotyczy to jednak udzielania absolutorium. Prowadzący zwyczajne zgromadzenie powinien o tym pamiętać. W głosowaniu w sprawie absolutorium niemożliwe jest przeprowadzenie jawnego głosowania. Mecenas Agata Okorowska podkreśla, że jawne głosowanie nad uchwałami dotyczącymi absolutorium stanowi podstawę do stwierdzenia ich nieważności.

Wspólnik w zarządzie

Zdarzają się też uchybienia popełniane przez wspólników będących jednocześnie członkami zarządu spółek z o.o. Stosownie bowiem do art. 244 kodeksu spółek handlowych, wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium. Podejmowanie uchwały w takiej sprawie powinno się odbywać z pominięciem wspólnika, którego uchwała dotyczy. Niestety, zdarza się, że uczestniczy on w głosowaniu. Także tego rodzaju błąd stanowi podstawę do stwierdzenia nieważności uchwał w sprawie absolutorium.

- Niekiedy powstają wątpliwości, jak postępować w spółkach jednoosobowych, w których wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Otóż w takich spółkach uchwały o udzieleniu absolutorium nie podejmuje się wcale. Warto jednak w protokole zwyczajnego zgromadzenia wspólników opisać tę okoliczność, wskazując na podstawę prawną tj. art. 244 k.s.k. - podkreśla radca prawny Agata Okorowska.

Kworum wymagane

Mecenas Stanisław Rachelski wyjaśnia, że jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Jeżeli jednak w umowie spółki przewidziane jest określone quorum, to należy pamiętać, że musi ono zostać utrzymane przez cały czas trwania zgromadzenia wspólników. Obecność wspólników reprezentujących określoną w umowie spółki część kapitału zakładowego jest konieczna nie tylko w momencie sprawdzania obecności, lecz także przy podejmowaniu konkretnych uchwał. Oznacza to, że w przypadku opuszczenia zgromadzenia przez część kapitału zakładowego (braku quorum), zgromadzenie traci uprawnienie do podejmowania uchwał. Niestety, nie we wszystkich spółkach o tym się pamięta. Takie niedopatrzenie powoduje, że część uchwał jest nieważna.

Potrzebna większość

Zgodnie z art. 245 k.s.k. uchwały wspólników są podejmowane bezwzględną większością głosów (czyli co najmniej 50 proc. + 1 głos). Należy przy tym pamiętać, że przy obliczaniu bezwzględnej większości liczą się również głosy wstrzymujące. W praktyce zdarza się, że nie są one brane pod uwagę. To kolejny istotny błąd popełniany podczas zwyczajnych zgromadzeń w spółkach. Nie zawsze przestrzegane są też wymogi dotyczące ilości głosów przy podejmowaniu uchwał o szczególnym znaczeniu. [ramka 1]

W księdze protokołów

Wszystkie uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów. Protokół spisywany jest przez protokolanta. Może nim zostać każdy ze wspólników lub osoba trzecia. Co do zasady, uchwały dokumentowane są w formie pisemnej. Niekiedy jednak protokół sporządzony jest w formie aktu notarialnego. W takim przypadku do księgi protokołów zarząd wnosi odpis takiego protokołu.

Artykuł 248 k.s.h. odnosi się do obowiązku sporządzania protokołu z uchwał. Jednak w praktyce protokół, oprócz treści podjętych uchwał, zawiera również opis przebiegu zgromadzenia. Zazwyczaj prezentuje również informacje dotyczące stwierdzenia prawidłowości zwołania zgromadzenia (powinien zrobić to przewodniczący zgromadzenia), stwierdzenia zdolności zgromadzenia do powzięcia uchwał, określenia quorum (jeśli jest wymagane) lub zgłoszonych sprzeciwów.

Po sporządzeniu protokołu warto sprawdzić jego poprawność i sprostować ewentualne formalne i merytoryczne błędy. Mogą one być bowiem w przyszłości argumentem przemawiającym za stwierdzeniem nieważności uchwały, co może okazać się niekorzystne dla spółki. Niestety, nie zawsze o tym pamiętają osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie zwyczajnych zgromadzeń.

Do protokołu należy również dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz dowody zwołania zgromadzenia wspólników, np. dowody nadania listów poleconych zawierających zaproszenie na obrady.

O jeszcze jednym zapisie w protokole trzeba pamiętać, jeśli do zgromadzenia wspólników doszło bez formalnego zwołania. W takim przypadku w protokole należy zaznaczyć, że żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania.

Kolejna ważna sprawa, w której często spółki zapominają, to podpisy pod protokołem. - Gdy protokół ze zgromadzenia nie zostanie podpisany przez przewodniczącego i protokolanta - a tak niekiedy się zdarza - to powstaje domniemanie, że zgromadzenie się nie odbyło, czyli przyjęte na nim uchwały faktycznie nie zostały podjęte. Niekiedy protokół zgromadzenia nie zostaje załączony do księgi protokołów i ginie. Brak porządku w gromadzonej dokumentacji może np. doprowadzić do sytuacji, że podmioty trzecie nie zawrą ze spółką stosownej i korzystnej dla spółki umowy z uwagi na brak przedłożenia przez spółkę ważnej uchwały uprawniającej spółkę do zawarcia takiej umowy - przestrzega Stanisław Rachelski, radca prawny.

Ważne

Spółka z o.o. nie powinna popełniać błędów formalnych. Jeżeli jednak już je popełni, to musi jak najszybciej zwołać kolejne zgromadzenie wspólników w celu poprawienia dostrzeżonych uchybień

Ważne

Za niezwołanie zwyczajnego zgromadzenia w ustawowym terminie sąd rejestrowy może nałożyć na członków zarządu grzywnę w wysokości do 20 000 zł

RAMKA 1.

Nie zawsze 50 proc. + 1 głos

Do podjęcia niektórych uchwał niezbędna bywa podwyższona liczba głosów:

● Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki z o.o., rozwiązania spółki lub zbycia spółki albo jej zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów.

● Trzech czwartych głosów wymagają uchwały dotyczące istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki z o.o.

● Jeżeli uchwała dotycząca zmiany umowy sp. z o.o. związana jest ze zwiększeniem świadczeń wspólników lub uszczupleniem praw udziałowych bądź praw przyznanych osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

● Podjęcie uchwały o połączeniu spółek albo o przekształceniu spółki z o.o. w akcyjną lub odwrotnie wymaga reprezentacji co najmniej połowy kapitału i większości kwalifikowanej trzech czwartych głosów.

Ważne

Gdy wspólnik głosował przeciw uchwale i od razu nie domagał się, aby to zaprotokołowano, to pod koniec zgromadzenia nie może tego żądać. Tymczasem wielu wspólników popełnia błąd i zbyt późno zgłasza żądanie zaprotokołowania sprzeciwu

WZÓR

Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Łódź, 13 maja 2014 r.

Pani Magdalena Kowalska

ul. Szeroka 12 m. 56

90-000 Łódź

Zawiadamiamy o zwołaniu na dzień 6 czerwca 2014 r. na godzinę 10.00, zwyczajnego zgromadzenia wspólników PTR spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Łodzi przy ul. Leśnej 31. Zgromadzenie to odbędzie się w siedzibie spółki, 90-001 Łódź, ul. Leśna 31, sala nr 21.

Porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników obejmuje:

1. Otwarcie obrad.

2. Wybór przewodniczącego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników i jego zdolności do podejmowania uchwał.

4. Sprawozdanie Rady Nadzorczej z działalności w 2013 roku.

5. Sprawozdanie finansowe spółki za 2013 rok oraz sprawozdanie Zarządu z działalności spółki za 2013 rok.

6. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za 2013 rok oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki za 2013 rok.

7. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za 2013 rok.

8. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2013 roku.

9. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia członkom Zarządu spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2013 roku.

10. Wolne wnioski.

11. Zamknięcie obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki.

............................................................

Podpisy członków Zarządu spółki

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).

Sprawozdanie finansowe w gąszczu pułapek

Spółki z o.o., zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości zobligowane są do sporządzenia sprawozdania finansowego. Jest ono omawiane i zatwierdzane podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

- Często spotykanym uchybieniem jest naruszenie ustawowego terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego. Otóż roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. W zdecydowanej większości działających w naszym kraju spółek z o.o. rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone do 31 marca kolejnego roku. Niestety, zdarza się, że termin ten nie jest dotrzymywany - mówi dr Marcin Borkowski, radca prawny w Kancelarii GWW Legal.

Jak podkreśla, w praktyce często spotyka się błędy związane z niewłaściwym podpisywaniem sprawozdania finansowego. W przypadku gdy spółką z o.o. kieruje wieloosobowy zarząd, to sprawozdanie powinni podpisać m.in. wszyscy jego członkowie; a jeżeli któryś z nich odmawia złożenia podpisu - powinien dołączyć do sprawozdania finansowego pisemne uzasadnienie. W praktyce natomiast często zdarza się, że sprawozdanie podpisują tylko niektórzy spośród członków zarządu. Niekiedy zapominają też podać daty złożenia podpisu. Popełniany jest również błąd polegający na tym, że sprawozdanie finansowe spółki podpisuje pełnomocnik, w tym prokurent.

Tymczasem zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) za niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie te kary łącznie.

Uchybienia przy obowiązku badania

W niektórych spółkach z o.o. roczne sprawozdanie finansowe - przed jego zatwierdzeniem na zgromadzeniu - powinno być dodatkowo zbadane przez biegłego rewidenta.

- W praktyce często spotkać się można z błędami przy dokonywaniu wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Takiego wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące spółkę przepisy prawa stanowią inaczej. Oznacza to, że zarząd spółki z o.o. nie może dokonać takiego wyboru. Powinno go dokonać zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) jako organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że umowa (statut) spółki stanowi inaczej (np. przydziela kompetencję w tym zakresie radzie nadzorczej). Uchybienia w tym przypadku polegają na tym, że podmiot badający sprawozdanie jest wskazywany przez zarząd spółki, mimo że jego kompetencja w tym zakresie jest wyłączona - mówi dr Marcin Borkowski. Zaznacza jednocześnie, że uchybienie obowiązkowi poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności.

Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. zatwierdzane jest przez zgromadzenie wspólników nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego.

W zdecydowanej większości spółek z o.o. rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W takiej sytuacji zatwierdzenie powinno nastąpić zatem na zgromadzeniu wspólników - najpóźniej 30 czerwca.

Opinia biegłego konieczna

Jak już wspomniano, w niektórych przypadkach przepisy o rachunkowości przewidują badanie sprawozdania finansowego spółki przez biegłego rewidenta.

- W takiej sytuacji zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez zwyczajne zgromadzenie, jak i podział zysku bądź pokrycie straty, mogą nastąpić dopiero po przeprowadzeniu badania i uzyskaniu opinii biegłego - wyjaśnia Agata Okorowska, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Law-Taxes.pl. Zwraca uwagę, że niekiedy zdarza się, że zwyczajne zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe po jego pozytywnej weryfikacji, ale jeszcze przed wydaniem opinii przez biegłego rewidenta w tej sprawie. Taka uchwała jest z mocy prawa nieważna. Przepisy wymagają bowiem dochowania obu warunków, a więc: pozytywnego zweryfikowania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, a także przedstawienia przez niego pisemnej opinii w tej sprawie. [ramka 2]

RAMKA 2.

Obowiązkowo złożysz w KRS

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników do Krajowego Rejestru Sądowego powinny zostać złożone:

● roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. wraz z opinią biegłego rewidenta (jeżeli podlegało ono badaniu),

● odpis uchwały zgromadzenia wspólników o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku (lub odpowiednio - o pokryciu strat)

● sprawozdanie z działalności spółki.

W praktyce spółki często składają dokumenty do właściwego rejestru w późniejszym terminie niż 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Należy jednak pamiętać, że niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności spółki do rejestru przedsiębiorców KRS zagrożone jest karą grzywny albo ograniczenia wolności.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl