Głosowanie w sprawie absolutorium musi być tajne

Wkrótce w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością odbędą się zwyczajne zgromadzenia wspólników. Jakie błędy popełniane są najczęściej w trakcie ich przeprowadzania?

W zdecydowanej większości spółek z o.o. rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Oznacza to, że zwyczajne zgromadzenia wspólników w tych spółkach powinny odbyć się najpóźniej do końca czerwca. Jeżeli chodzi o błędy, to duża ich część wynika z niewłaściwego rozumienia przepisów dotyczących zatwierdzania sprawozdań finansowych spółek z o.o. i podziału zysku. Otóż ustawa o rachunkowości wymaga, żeby w pewnych przypadkach sprawozdanie finansowe zostało zbadane przez biegłego rewidenta. W takiej sytuacji zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez zwyczajne zgromadzenie, jak i podział zysku bądź pokrycie straty, mogą nastąpić dopiero po przeprowadzeniu badania i uzyskania pisemnej opinii biegłego. Uchwała zgromadzenia podjęta wbrew tym zasadom, choćby po pozytywnej weryfikacji, lecz przed datą wydania opinii przez biegłego rewidenta, jest nieważna z mocy prawa.

Bardzo ważnym punktem obrad zwyczajnego zgromadzenia jest udzielenie zarządowi (oraz radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli istnieją w spółce) absolutorium z wykonania obowiązków.

Często popełnianym błędem jest udzielanie absolutorium organowi spółki - np. zarządowi - jako całości, nie zaś każdemu członkowi tego organu z osobna. To poważne niedopatrzenie. Przecież wspólnicy mogą mieć zastrzeżenia do pracy niektórych członków zarządu. Przeprowadzając zaś głosowanie nad absolutorium dla całego organu, uniemożliwia się właściwą ocenę pracy poszczególnych osób. Dlatego niezadowoleni z wyników takiego głosowania wspólnicy mają prawo zaskarżać do sądu podjęte w taki nieprawidłowy sposób uchwały w sprawie absolutorium. Ponadto należy pamiętać, że uchwały o udzieleniu - bądź nie - absolutorium członkom władz powinny być przyjmowane w głosowaniu tajnym. O ile w niektórych przypadkach zgromadzenie wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania, o tyle w sprawach absolutorium jest to niemożliwe. Jawne głosowanie nad takimi uchwałami stanowi podstawę do stwierdzenia ich nieważności.

W niektórych spółkach z o.o. wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu. Czy mogą oni brać udział w głosowaniu dotyczącym udzielenia im jako członkom zarządu absolutorium?

Nie. Wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani też jako pełnomocnik innej osoby głosować nad uchwałami dotyczącymi jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. Zakaz ten dotyczy też udzielenia absolutorium. Podejmowanie uchwały w tej sprawie musi odbywać się z pominięciem wspólnika, którego uchwała dotyczy. To pozostali wspólnicy powinni decydować o skwitowaniu tego, który jest członkiem zarządu. W spółkach jednoosobowych, w których wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, nie podejmuje się uchwały o udzieleniu absolutorium. Warto w protokole zwyczajnego zgromadzenia odnotować tę okoliczność, wskazując na podstawę prawną, czyli art. 244 kodeksu spółek handlowych.

Zdarza się, że na zwykłym zgromadzeniu poszczególnym członkom organów udzielane jest absolutorium. Później jednak wspólnicy uzyskują informacje, że osoba, której wyniki pracy formalnie zaakceptowali, podejmowała działania szkodliwe dla spółki. Czy wobec takiego członka władz spółki, który już otrzymał absolutorium, można wystąpić np. z roszczeniami finansowymi?

Pozytywna ocena realizowanych przez taką osobę obowiązków nie zapewnia jej na zawsze ochrony czy też zwolnienia z odpowiedzialności wobec spółki za wyrządzone jej szkody. Uzyskanie informacji o okolicznościach stanowiących podstawę do pociągnięcia np. członka zarządu do odpowiedzialności - mimo udzielenia absolutorium - umożliwia późniejsze dochodzenie roszczeń.

Wiele nieprawidłowości związanych jest z uchwałami dotyczącymi członków zarządu spółki powołanych na okres dłuższy niż rok. Jak powinni prawidłowo postępować w takiej sytuacji wspólnicy na zwykłym zgromadzeniu?

Jeżeli z umowy spółki wynika, że członka zarządu powołano na okres dłuższy niż rok, to zasadniczo jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy, gdy pełnił funkcję. Trzeba bowiem pamiętać, że powołanie członków organów na czas nieokreślony nie zwalnia z obowiązku powoływania ich na kolejną kadencję każdego roku, chyba że taki obowiązek został jasno wyłączony postanowieniami umowy spółki. Niestety, o tych wymogach prawnych nie zawsze pamięta się podczas zwyczajnych zgromadzeń w spółkach z o.o. Ma to bardzo poważne konsekwencje. Otóż członkowie zarządu, którzy wbrew obowiązkowi nie zostali powołani na kolejną kadencję, zasadniczo nie mogą skutecznie dokonywać czynności w imieniu spółki. W takich sytuacjach powstają uzasadnione wątpliwości, czy podpisane przez takie osoby w imieniu spółki umowy są ważne, a złożone oświadczenia woli - skuteczne.

@RY1@i02/2014/073/i02.2014.073.18300060a.802.jpg@RY2@

FOT. MATERIAŁY PRASOWE

Agata Okorowska, radca prawny z Kancelarii Prawnej Law-Taxes.pl we Wrocławiu

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski