Jak zawrzeć dobrą umowę o przechowywanie dokumentacji

W celu ograniczenia kosztów wielu przedsiębiorców zleca realizację niektórych zadań zewnętrznym profesjonalistom. Dotyczy to również przechowania różnego rodzaju dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością.

Oczywiście nie jest to rozwiązanie pozbawione ryzyka. Warto jednak pamiętać, że część zagrożeń można ograniczyć odpowiednimi postanowieniami zawartymi w umowie dotyczącej przechowywania dokumentacji.

Określenie stron

Umowa zarządzania dokumentacją powinna przede wszystkim dokładnie określać podmioty, które ją zawierają. Z jednej strony będzie to składający, czyli firma przekazująca swoje dokumenty na przechowanie. Należy podać w umowie pełną nazwę, np. ABCDE Sp. z o.o. Konieczne jest określenie siedziby składającego, czyli miejscowości i numeru ulicy, a także - jeżeli jest to potrzebne - lokalu.

Trzeba jednocześnie zamieścić informacje, że taka firma jest wpisana np. do Krajowego Rejestru Sądowego. Niezbędne jest przy tym podanie numeru KRS.

Nie może też zabraknąć numeru identyfikacji podatkowej (NIP) składającego, a także jego REGON. Należy również podać dane upoważnionej osoby reprezentującej w tym przypadku firmę składającą dokumenty na przechowanie.

Drugą stroną umowy jest przechowawca, czyli podmiot przejmujący dokumenty. Także jego szczegółowe dane powinny być uwidocznione w umowie (tak jak w przypadku składającego dokumenty).

Wspomnianych wymogów formalnych związanych z precyzyjnym określeniem stron umowy o zarządzanie dokumentacją warto dochować na wypadek późniejszych ewentualnych sporów prawnych związanych z wykonaniem przyjętych zobowiązań.

Zadania do wykonania

Następnie w umowie należy określić, jakie zadanie ma wykonać podmiot będący przechowawcą. Powinien on zobowiązać się - w ramach prowadzonej działalności - do przyjęcia na przechowanie dokumentacji składającego oraz do administrowania nią. Dokumentację tę warto wyszczególnić w osobnym załączniku do umowy, nadając mu określony numer - zazwyczaj nr 1.

Jednocześnie konieczne jest ustalenie, gdzie konkretnie przechowawca będzie administrował powierzoną mu dokumentacją. W praktyce bardzo często zobowiązuje się on do tego, że będzie to miejsce jego siedziby wskazanej we wstępnej części umowy.

W oddzielnym fragmencie umowy warto również zobowiązać przechowawcę do tego, żeby powiadamiał składającego o ewentualnej zmianie miejsca administrowania dokumentacją. Trzeba przy tym ustalić formę oraz konkretny termin powiadamiania o takiej zmianie. Praktykowane jest rozwiązanie polegające na tym, że przechowawca zobowiązuje się powiadamiać pisemnie składającego na 14 dni przed planowaną zmianą. Jednocześnie należy zamieścić zapis przewidujący, że jeżeli firma składająca akta nie wyrazi zgody na proponowaną zmianę miejsca, w którym przechowawca zamierza administrować dokumentacją, to powinna mieć prawo wypowiedzieć umowę - i to ze skutkiem natychmiastowym.

Poza wymienionymi obowiązkami w kontrakcie warto również zobowiązać przechowawcę do przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji, a także do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczania przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą.

Celowe jest także zamieszczenie zobowiązania do zachowania poufności co do wszelkich informacji pozyskanych w związku z wykonywaniem umowy i dotyczących dokumentacji lub składającego. To postanowienie powinno pozostawać w mocy mimo ewentualnego wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.

Potencjalni podwykonawcy

Jak podkreśla Przemysław Walasek, adwokat, partner w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie, powierzana na przechowanie dokumentacja może mieć dla przedsiębiorcy istotne znaczenie. Dlatego w umowie warto odpowiednio uregulować możliwość korzystania z dalszych podwykonawców przy przechowywaniu dokumentacji. Korzystanie z podwykonawców jest co do zasady niedopuszczalne, chyba że przechowawca jest do tego zmuszony okolicznościami. Warto więc na wypadek takiej wyjątkowej sytuacji wskazać w umowie krąg potencjalnych podwykonawców lub zastrzec wymóg uzyskania (chociażby następczej) zgody przedsiębiorcy na podwykonawcę wybranego doraźnie.

Z należytą starannością

Kolejne zapisy umowy powinny zobowiązywać przechowawcę do administrowania dokumentacją z należytą starannością. Szczegółowe warunki warto jednak określić w osobnym załączniku do umowy, oznaczonym konkretnym numerem. Jednocześnie przechowawca powinien zobowiązać się do administrowania aktami w sposób zapewniający składającemu wgląd w dokumentację w każdej chwili (jednak po wcześniejszym poinformowaniu przechowawcy).

Umowa powinna zawierać również zapis, w którym składający akta powierza przechowawcy przetwarzanie danych osobowych znajdujących się w dokumentacji. Zasady i warunki przetwarzania warto szczegółowo określić w umowie powierzenia danych osobowych stanowiącej kolejny, osobny załącznik do umowy.

Zapewnienie bezpieczeństwa

Jak zaznacza Przemysław Walasek, zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji ma fundamentalne znaczenie. Przy czym w sposób naturalny oczekiwany poziom zabezpieczeń powinien być wprost proporcjonalny do istotności i poufności dokumentów. Jeśli zachodzi taka potrzeba, to strony powinny w umowie ustalić podwyższony standard bezpieczeństwa przeciwpożarowego, wymóg zastosowania szaf pancernych, całodobowego monitoringu oraz odpowiednich systemów alarmowych. Przynajmniej wobec ważniejszej dokumentacji warto zastrzec obowiązek tworzenia kopii zapasowych, jak również upewnić się, czy przechowawca posiada wystarczające ubezpieczenie OC.

- Zwłaszcza w tym zakresie należy zwrócić uwagę na wymagania ustanowione w przepisach szczególnych mogących znaleźć zastosowanie w zależności od rodzaju przechowywanych dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim danych osobowych. Administrator danych (przedsiębiorca) może powierzyć przetwarzanie (czyli w tym wypadku przechowywanie) danych osobowych innemu podmiotowi (tzw. procesorowi). Przy czym taka umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej i w miarę precyzyjnie określać środki zabezpieczające dane - wyjaśnia adwokat.

Ochrona danych

Warto przy tym pamiętać, że stosownie do stanowiska generalnego inspektora ochrony danych osobowych w odniesieniu do niektórych kategorii danych outsourcing - czyli w tym przypadku oddanie dokumentów na przechowanie wyspecjalizowanemu podmiotowi - nie będzie dopuszczalny lub będzie możliwy jedynie w odpowiednio ograniczonym zakresie (dotyczy to danych objętych np. tajemnicą zawodową, choćby tych o stanie zdrowia).

Ekspert zwraca uwagę, że przepisy przewidują różne okresy przechowywania w odniesieniu do różnego rodzaju dokumentacji. - Kwestie te także powinny zostać odpowiednio uwzględnione w umowie przechowania wraz z ewentualnym nałożeniem na przechowawcę obowiązku kontrolowania upływu tych terminów oraz niszczenia dokumentów, których przechowanie nie jest już konieczne - radzi Przemysław Walasek.

Wysokość wynagrodzenia

Osobny paragraf umowy musi określać wysokość wynagrodzenia zależnego podmiotowi przechowującemu oraz administrującemu dokumentacją składającego. Oznacza to, że w umowie składający powinien zobowiązać się do przekazywania przechowawcy - zazwyczaj comiesięcznych - płatności z tytułu wynagrodzenia za należytą realizację umowy w określonej wysokości.

Warto ustalić, że zapłata ustalonego wynagrodzenia zostanie dokonana przez składającego w określonym terminie - przykładowo 14 dni - od dnia otrzymania przez składającego prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na określony rachunek bankowy. W praktyce umowy przewidują, że za dzień zapłaty uważany jest dzień obciążenia rachunku składającego.

Jak podkreśla ekspert, precyzyjne określenie wysokości wynagrodzenia przechowawcy jest jedną z najistotniejszych kwestii. W umowie warto więc jednoznacznie rozstrzygnąć, że umówione wynagrodzenie wyczerpuje roszczenia finansowe przechowawcy. W przeciwnym wypadku przechowawca dokumentacji będzie miał możliwość - na podstawie przepisów kodeksu cywilnego - żądać zwrotu celowych wydatków wraz z ustawowymi odsetkami, jak również domagać się zwolnienia od zobowiązań wziętych na siebie w związku z należytym przechowaniem dokumentacji.

Ważne

Umowa powinna też przewidywać, że przechowawca jest zobowiązany udostępnić - w miarę możliwości za uprzednim powiadomieniem składającego - dokumentację lub dane w niej zawarte uprawnionym organom administracji rządowej, organom wymiaru sprawiedliwości oraz wszelkim organom emerytalno-rentowym.

Czas na wypowiedzenie

Warto, żeby składający akta określił w umowie, kiedy będzie miał prawo wypowiedzieć ją ze skutkiem natychmiastowym. Takie prawo powinno mu przysługiwać w przypadku naruszenia przez przechowawcę postanowień dotyczących - przykładowo - poufności czy ochrony danych osobowych. Trzeba też umieścić zapis przewidujący, że w pozostałych przypadkach naruszenia umowy przez przechowawcę składający będzie miał prawo wypowiedzieć ją z zachowaniem odpowiedniego terminu. W praktyce w takich sytuacjach stosowany jest często 7-dniowy termin wypowiedzenia.

Umowa musi również przewidywać termin jej wypowiedzenia przez przechowawcę dokumentów. Na ogół ustala się go na 3 miesiące. W przypadku wypowiedzenia umowy przechowawca powinien zobowiązać się do natychmiastowego zwrotu dokumentacji składającemu. Natomiast składający musi zobowiązać się do zapłaty przechowawcy wynagrodzenia do dnia wypowiedzenia umowy.

W formie pisemnej

Strony powinny określić zasady nie tylko ewentualnego wypowiedzenia umowy, lecz także jej zmiany. Otóż najlepiej zapisać, że modyfikacje umowy wymagają - pod rygorem nieważności - formy pisemnej.

Warto też ustalić, że w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w tym w szczególności postanowienia kodeksu cywilnego.

W kolejnym zapisie należy określić, że wszelkie ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji umowy rozstrzygane będą przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby składającego.

Nic nie stoi też na przeszkodzie, żeby zastrzec, że umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony. Z końcowego paragrafu powinno natomiast wynikać, że umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Powinna być ona podpisana przez składającego oraz przechowawcę.

Różne terminy

Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów różnią się, co oczywiście wpływa na związane z tym koszty. Dlatego powierzając podmiotowi zewnętrznemu swoje akta, przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak długo powinny być one przechowywane.

Zacznijmy od dokumentacji podatkowej. Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (w niektórych jednak sytuacjach bieg terminu przedawnienia może być zawieszony). Do tego czasu trzeba więc przechowywać niezbędne dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi.

W wielu firmach prowadzone są księgi rachunkowe. Zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Natomiast co najmniej przez pięć lat należy przechowywać m.in. księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, a także pozostałe dowody księgowe i dokumenty.

Z kolei ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585) przewiduje m.in., że kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jego jednostki organizacyjnej, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Natomiast dla dokumentacji osobowej i płacowej przewidziano okres przechowywania wynoszący 50 lat.

WZÓR

zawarta w dniu ...............................................r., w ........................

pomiędzy

XYZ Spółką z o.o. z siedzibą w ........................, ul. ...................... wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego - pod nr KRS ..............................., NIP ......................,

REGON....................., którą reprezentuje ................................................................,

zwaną dalej "Składającym"

a

...................... z siedzibą w .................................... , ul. ......................

wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego - pod nr KRS ...................,

NIP ..............................., REGON ......................,

którą reprezentuje ..........................................................,

zwaną dalej "Przechowawcą".

Przechowawca zobowiązuje się w ramach prowadzonej działalności przyjąć na przechowanie dokumentację Składającego określoną w załączniku nr 1 do umowy ("Dokumentacja") i administrować nią.

1. Przechowawca zobowiązuje się do administrowania Dokumentacją w miejscu swojej siedziby.

2. O zmianie miejsca administrowania dokumentacją Przechowawca zobowiązuje się powiadomić pisemnie Składającego na 14 dni przed taką zmianą. Jeżeli Składający nie wyraża zgody na zmianę miejsca, w którym Przechowawca administruje dokumentacją, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.

1. Przechowawca zobowiązuje się do administrowania dokumentacją z należytą starannością - w warunkach szczegółowo określonych w załączniku nr 2 do umowy - w sposób, który zapewnia Składającemu wgląd w dokumentację w każdej chwili, po wcześniejszym poinformowaniu Przechowawcy.

2. Składający powierza Przechowawcy przetwarzanie danych osobowych znajdujących się w dokumentacji na zasadach i warunkach szczegółowo określonych w umowie powierzenia danych osobowych stanowiącej załącznik nr 3 do umowy.

Poza obowiązkami określonymi w par. 1 powyżej Przechowawca zobowiązuje się również do:

a) przechowywania dokumentacji Składającego zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji;

b) przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczania przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą;

c) zachowania w poufności wszelkich informacji pozyskanych w związku z wykonywaniem umowy i dotyczących dokumentacji lub Składającego (niniejsze postanowienie pozostaje w mocy mimo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy).

Przechowawca jest zobowiązany udostępnić, w miarę możliwości po uprzednim powiadomieniu przez Składającego, dokumentację lub dane w niej zawarte uprawnionym organom administracji rządowej, organom wymiaru sprawiedliwości oraz wszelkim organom emerytalno-rentowym.

1. Składający zobowiązuje się do przekazywania Przechowawcy comiesięcznych płatności z tytułu wynagrodzenia za należytą realizację umowy w wysokości ............ zł (słownie: .............................................................. złotych).

2. Zapłata wynagrodzenia ustalonego w ust. 1 zostanie dokonana przez Składającego w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Składającego prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy nr ..................

3. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Składającego.

1. Składający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Przechowawcę postanowień dotyczących poufności, ochrony danych osobowych lub w przypadku określonym w par. 2 pkt 2. W pozostałych przypadkach naruszenia umowy przez Przechowawcę, Składający ma prawo wypowiedzieć umowę z 7-dniowym terminem wypowiedzenia.

2. Przechowawca ma prawo wypowiedzieć umowę z 3-miesięcznym terminem wypowiedzenia.

3. W przypadku wypowiedzenia umowy Przechowawca zobowiązuje się do natychmiastowego zwrotu Składającemu dokumentacji, a Składający zobowiązuje się do zapłaty Przechowawcy wynagrodzenia do dnia wypowiedzenia umowy.

1. Zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają - pod rygorem nieważności - formy pisemnej.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w tym w szczególności postanowienia kodeksu cywilnego.

3. Wszelkie ewentualne spory, mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby Składającego.

4. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

......................................... .........................................

(Składający) (Przechowawca)

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).