Jak podpisać korzystną dla firmy umowę najmu lokalu na biuro

Większość przedsiębiorców wynajmuje na siedzibę firmy cudze lokale lub domy. Istotne jest, aby umowa taka jednoznacznie określała datę zawarcia umowy, strony umowy, przedmiot najmu, wynagrodzenie, czas trwania, ew. inne postanowienia. Jeżeli zamierzamy wynająć lokal np. od spółki z o.o., zwróćmy uwagę na to, żeby w umowie znajdowała się pełna nazwa firma, z adresem siedziby, numerem KRS oraz określeniem sądu, który go prowadzi, wysokość kapitału zakładowego oraz NIP. W celu wykluczenia ewentualnych nieporozumień wynikających z rozliczania umowy ważne jest upewnienie się, czy osoba podpisująca z nami umowę jest uprawniona do reprezentacji tej spółki – np. jest ono na podstawie pełnomocnictwa KRS czy wynika ono wprost z umowy spółki. Nie wahajmy się poprosić naszego kontrahenta o okazanie nam tych dokumentów. W umowie należy przywołać podstawę reprezentacji tej osoby (np. na podstawie okazanego pełnomocnictwa).

Przed podpisaniem umowy należy samemu sprawdzić, w jakim lokal znajduje się stanie, w szczególności czy rzeczywiście odpowiada naszym zapotrzebowaniom i czy nie trzeba już na początku przeprowadzić w nim niezbędnych remontów, czy też ponieść innych nakładów. Sprawdźmy w umowie, kto będzie zobowiązany do poniesienia kosztów remontu lokalu czy napraw.

Zwróćmy uwagę na precyzyjne określenie przedmiotu umowy. Powinien on być określony przez podanie adresu lokalu, powierzchni, przeznaczenia lokalu: np. lokal handlowy, liczby pomieszczeń, kondygnację, na której się znajduje. W przypadku najmu lokalu wyposażonego (np. umeblowanego) zwróćmy uwagę, czy do umowy dołączono też szczegółowy wykaz takiego wyposażenia (może on zawierać również jego wartość rynkową).

Istotne jest, aby umowa precyzyjnie określała termin wydania lokalu. Należy tak negocjować umowę, aby termin ten był w sposób jednoznaczny określony (data). Unikajmy więc zapisów umów uzależniających wydanie lokalu od wielu czynników, często w sposób nieprecyzyjny określonych. Warto również zastrzec karę umowną na naszą korzyść (najemcy) za opóźnienie się wynajmującego z przekazaniem nam lokalu.

Jeśli zależy nam na trwałości czasowej umowy najmu, warto zawrzeć tę umowę na czas określony, np. na okres dwóch lub trzech lat. Ma to sens, gdy podejrzewamy, iż np. lokal może przejść w okresie najmu na inną osobę. Zawarcie umowy na czas oznaczony w formie pisemnej z datą pewną (np. w formie aktu notarialnego) zabezpieczy nas przed wypowiedzeniem umowy przez nowego właściciela.

Umową możemy wprowadzić dowolny termin wypowiedzenia (np. miesiąc czy dwa), również w przypadku umów zawartych na czas określony. W przypadku tych ostatnich zwróćmy uwagę na to, iż umowa taka powinna zawierać przyczynę wypowiedzenia. Pamiętajmy jednak, iż jeżeli będziemy zalegali z czynszem przez minimum dwa okresy płatności (z reguły miesięczne), wynajmujący może zerwać umowę bez wypowiedzenia, za wcześniejszym jednak uprzedzeniem o tym na piśmie oraz wyznaczeniem dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę zaległego czynszu. Również jeżeli będziemy w sposób uporczywy i rażący naruszali porządek, przeszkadzając innym mieszkańcom budynku w korzystaniu z lokali – wówczas wynajmujący również może nam natychmiastowo wypowiedzieć umowę.

Trzeba zwrócić uwagę na precyzyjny i jasny sposób opisania czynszu. Możemy np. umówić się z wynajmującym, iż będziemy opłacali go bezpośrednio w obcej walucie.

W umowie możemy spotkać się z klauzulą waloryzacyjną kwoty czynszu. Powinno być wyraźnie określone, jaki jest wskaźnik waloryzacyjny – sposób jego obliczania i za jaki okres, miejsce i czas jego publikacji, a także od kiedy obowiązuje czynsz po waloryzacji. Sprawdźmy też, czy zmiana wysokości naszego czynszu na podstawie wspominanego wskaźnika waloryzacyjnego następuje automatycznie i nie wymaga zmiany umowy.

Jeśli zawieramy umowę na czas określony, a zależy nam na niepodwyższaniu czynszu w trakcie obowiązywania umowy najmu, negocjujmy wprowadzenie do umowy postanowienia o wyłączeniu stosowania art. 6851 kodeksu cywilnego, uprawniającego wynajmującego do wypowiedzenia wysokości czynszu na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

W przypadku najmu lokalu użytkowego najczęściej wskazana jest kwota czynszu netto, przy zastrzeżeniu powiększenia jej o należny podatek VAT.