Czy e-protokół nadąży za kodeksową procedurą

Rozprawy sądowe od lat są nagrywane w Wielkiej Brytanii czy Niemczech. W Polsce pierwsze kamery i dyktafony zaczęły utrwalać ich przebieg w sądach cywilnych miesiąc temu. Zastąpienie papierowego protokołu zapisem dźwięku i obrazu jest traktowane jako niewątpliwy przełom w informatyzacji wymiaru sprawiedliwości.

Zdecydowana większość przedstawicieli środowiska prawników ocenia go pozytywnie. Protokół elektroniczny nie tylko usprawni i skróci przebieg rozpraw, które dzisiaj wydłuża o wiele godzin mozolne dyktowanie treści protokołu przez sędziego. Cyfrowe nagranie będzie także niepodważalnym dowodem przebiegu rozprawy. Jej uczestnicy będą mieli gwarancje, że wiernie zostanie zapisane nie tylko każde słowo, ale także gest, sposób zachowania przeciwnika procesowego, świadka, sędziego czy adwokata.

Mniej powodów do radości mogą mieć sędziowie, którym przyjdzie pracować w oparciu o protokoły elektroniczne. Część z nich obawia się, że czas zaoszczędzony na sali rozpraw i tak będą musieli odpracować w swoim gabinecie. Wszystko dlatego, że odsłuchanie protokołu, chociażby na potrzeby przygotowania uzasadnienia wyroku, może zająć co najmniej tyle czasu, co sama rozprawa. Nawet najwięksi entuzjaści protokołów elektronicznych podkreślają, ile dużym ułatwieniem byłoby automatyczne przetwarzanie plików dźwiękowych na stenogram tekstowy. Przepisy przewidują jednak, że spisanie protokołu będzie możliwe jedynie w wyjątkowych sytuacjach, gdy jest to np. niezbędne do zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie.

Jak podkreśla Ministerstwo Sprawiedliwości, wdrażanie protokołu elektronicznego będzie trwało do 2013 r. W praktyce będzie to czas nie tylko na przeszkolenie tysięcy sędziów i protokolantów, ale także zainstalowanie sprzętu elektronicznego na ostatnich salach rozpraw. Czas pokaże, czy toczące przed obiektywem kamer sprawy nadążą za kodeksową procedurą.

@RY1@i02/2011/212/i02.2011.212.07000040c.807.jpg@RY2@

MateriaŁy prasowe

Krzysztof Kamiński, administrator systemu w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu

Porównując sposób prowadzenia rozprawy z użyciem zapisu audio lub audio-wideo do tradycyjnego protokołu sporządzanego w formie pisemnej, można stwierdzić, że pierwszy z nich pozwala zwiększyć komfort pracy protokolantów

Wprowadzenie systemu do rejestracji posiedzeń sądowych w formie nagrania audio lub audio-wideo daje możliwość wiernego zapisu przebiegu postępowania sądowego, nie obciążając ani sędziego, ani protokolanta skomplikowanym interfejsem użytkownika czy zawiłymi procedurami obsługi programu. Niestety nowinki technologiczne zawsze mają swoich przeciwników. Z reguły wynika to z niewiedzy, tymczasem system działający już w 350 salach rozpraw naprawdę się sprawdza i nie wymaga od użytkowników jakichś skomplikowanych umiejętności. W celu zapewnienia możliwości technicznych dla nagrywania posiedzeń sądowych zainstalowany został sprzęt komputerowy oraz specjalistyczne oprogramowanie ReCourt. Sądy okręgowe, w odróżnieniu od sądów apelacyjnych, wyposażone zostały w możliwość rejestracji zarówno dźwięku, jak i obrazu. Tak więc system na salach rozpraw sądów okręgowych zawiera również dwie kamery, monitor wielkoformatowy, kamerę dokumentową oraz zestaw do wideokonferencji.

Sercem opisywanego systemu jest centralna jednostka rejestrująca - komputer wyposażony w odpowiednią liczbę wejść audio i wideo, umożliwiający jednoczesny zapis przebiegu rozprawy oraz współpracę sędziego i protokolanta. Dzięki funkcji wielodostępu tak sędzia, jak i protokolant mają możliwość obsługiwać system jednocześnie, co zwiększa efektywność pracy na sali.

System projektowany jest z myślą o minimalizacji czynności koniecznych do jego obsługi.

@RY1@i02/2011/212/i02.2011.212.07000040c.808.jpg@RY2@

wojciech GÓrski

Wojciech Łukowski, sędzia Sądu Okręgowego we Wrocławiu

Mamy nowe rozwiązanie, które wygląda na nieprzemyślane pod względem wpływu, jaki wywrze na organizację pracy. Bez tego każda zmiana w większym stopniu stworzy zagrożenie niż szansę

Wdrożenie systemu nagrywania rozpraw utożsamiane jest czasem ze skróceniem czasu rozpoznawania spraw o jedną trzecią. Nie ma dowodu na taką zależność między nagrywaniem rozpraw prowadzonych według polskiej procedury cywilnej a okresem rozpoznawania sprawy. Można jedynie stwierdzić, iż nagrywanie rozpraw spowoduje skrócenie czasu trwania nagrywanych czynności, a to nie to samo co skrócenie czasu trwania całej sprawy.

To, że nagrywanie bez konieczności prowadzenia protokołu pisemnego oznacza przyśpieszenie czasu trwania rozprawy, widać choćby po obserwacji posiedzeń Sejmu czy Senatu. Obserwacja pracy tych instytucji wskazuje jednak również, że wszyscy zapoznający się z przebiegiem posiedzeń wykorzystują do tego pisemny zapis, a nie nagrania. Dotyczy to zresztą również polityków zachwalających nagrywanie rozpraw jako cudowne panaceum na wszystkie problemy.

Czy zatem nagrywanie rozpraw spowoduje znaczne przyśpieszenie, czy też zapaść? Nie sprawdzi się żaden jednoznaczny scenariusz. Z jednej bowiem strony krócej można prowadzić czynność na sali rozpraw, natomiast w wielu sprawach (szczególnie tych bardziej skomplikowanych) wydłuży się czas na zapoznanie się z materiałem poza salą rozpraw. Utrudnienia wystąpią również dla stron postępowania, bo odsłuchanie nagrania będzie bardziej pracochłonne niż odczytanie protokołów. Zresztą znaczne będą musiały być nakłady poniesione na wdrożenie systemu w sądach, jak również na przepisanie nagrań. Co do nakładów na wdrożenie to widać problem z zapewnieniem środków, skoro z zapowiedzianych w uzasadnieniu ustawy do wyposażenia 4 tys. sal rozpraw wyposaża się na razie mniej niż 350. Przepisanie nagrania wymagać będzie natomiast około 3 razy więcej czasu niż samo nagranie, a nawet wdrożenie rozproszonej pracy nad przepisywaniem nie zmniejszy nakładu pracy. W niektórych prostszych sprawach samo postępowanie, niewymagające długotrwałej analizy nagrań, może zresztą przyśpieszyć. Tego typu sytuacje nie będą jednak powszechne. Zresztą największym problemem sądownictwa nie są sprawy proste, a te skomplikowane. W sądzie też obowiązuje zasada Pareto wskazująca, że 80 proc. problemów powoduje 20 proc. spraw, a zatem wskazywanie szans, jakie stwarza nagrywanie tylko na przykładzie prostych spraw, jest mylące.

Najważniejsze jednak jest to, że nagrywanie rozpraw we wprowadzonej postaci oderwane jest od polskiej rzeczywistości. Wskazuje się bowiem przykłady innych krajów, w których nagrywanie się sprawdza. Problem jednak w tym, że są to kraje o innej procedurze sądowej, czasem innym modelu odwołań od orzeczeń sądowych. Powoływany często przykład Anglii jako kraju, w którym rozprawy się nagrywa, warto opatrzyć przypomnieniem znanej sprawy Polaka z Exeter i uświadomionym przy tej okazji brakiem tak rozbudowanego jak w Polsce systemu odwoławczego od orzeczeń sądowych i co za tym idzie innych wymogów stawianych uzasadnieniom sądowym.

U nas tymczasem wprowadzono nagrywanie rozpraw bez żadnej analizy, jakie warto w związku z tym wprowadzić zmiany w procedurze cywilnej. Czy naprawdę za pożądany uznajemy stan, w którym sąd będzie odczytywał orzeczenie, siedząc na pustej sali rozpraw, na której nie będzie nawet publiczności? Przecież bezwzględne nagrywanie wszystkiego wymusi takie absurdy. Szkoda zatem, że w braku stron i publiczności sąd nie może uznać orzeczenia za odczytane. Idąc dalej, to czy właściwe jest wpisywanie do protokołu pisemnego, prowadzonego obok nagrania, pełnej treści wszystkich postanowień dowodowych? Przecież zdarza się dość często, że wnioski dowodowe stron nie są między nimi sporne - różne są często wnioski z tych dowodów wyciągane, formalne wpisywanie do pisemnego protokołu takich niewątpliwych postanowień dowodowych nie jest żadną gwarancją procesową, a często jedynie formalnością. Czy zatem w tej materii nie należałoby również poluzować pewnych ściśle formalnych wymagań? Całkiem niedawno na łamach jednej z gazet dwóch znanych adwokatów wskazywało na niebywałą celebrę rządzącą procesem karnym. W gruncie rzeczy celebra występuje również na gruncie procesu cywilnego i może utrudnić procedowanie w sytuacji nagrywania rozpraw. Nie jest przecież tajemnicą, że sądy czasem, zresztą za pełnym przyzwoleniem stron oraz pełnomocników i bez naruszenia ich praw, idą w niektórych sprawach na skróty, aby procedowanie przyśpieszyć, a nagrywanie rozpraw to chodzenie na skróty wyeliminuje. Wadą wprowadzonego rozwiązania jest właśnie oderwanie go od przeglądu procedury pod kątem wyeliminowania zbędnych i utrudniających procedowanie elementów procedury.

Wreszcie na koniec coś, co jest zasadniczą wadą rozwiązania w obecnej postaci, a mianowicie brak elastyczności. Proponuje się jeden model postępowania bez żadnego luzu decyzyjnego dla sądu, choć przecież sprawy są różne. Dlaczego nie przewidziano pewnej elastyczności, i to w obie strony? Dlaczego nie dano sądowi możliwości w niektórych, szczególnych sprawach, gdy w ocenie referenta jest to przydatne, pisemnego zaprotokołowania obok nagrania istotniejszych fragmentów zeznań? Z drugiej strony dlaczego nie dano możliwości, aby sędzia referent (nie przewodniczący wydziału czy prezes albo dyrektor sądu) mógł zarządzić prowadzenie sprawy bez protokolanta w sytuacji, gdy uzna to za możliwe? Nie taka znowu mała grupa sędziów bez pogorszenia komfortu pracy czuje się na siłach obsługiwać oprogramowanie do nagrywania i ewentualnie zapisać ugodę czy istotne twierdzenia stron w skróconym protokole pisemnym. Wiązałoby się to wręcz z polepszeniem komfortu pracy, bo przecież zwolniony protokolant będzie mógł przepisać te nagrania, których potrzebujemy. Niechby zresztą na początku pracowało tak 5 czy 10 proc. sędziów, to już oznacza, że problem z zapewnieniem obsługi administracyjnej do przepisania nagrań zmniejszy się.

W rezultacie mamy nowe rozwiązanie, które wygląda na nieprzemyślane pod względem wpływu, jaki wywrze na organizację pracy, a bez tego każda zmiana w większym stopniu stworzy zagrożenie niż szansę.

W celu rozpoczęcia rejestracji przebiegu rozprawy protokolant loguje się do systemu, a następnie wprowadza sygnaturę sprawy, będącej przedmiotem danego posiedzenia. Integracja z systemami repertoryjno-biurowymi, funkcjonującymi z powodzeniem w sądach od wielu lat już w sądach, zapewni możliwość automatycznego importowania danych, np. oznaczenie uczestników postępowania, członków składu orzekającego etc. Dzięki takiemu rozwiązaniu unika się ponownego wprowadzania informacji o sprawie. Jeśli z jakiegoś powodu dane nie mogą zostać zaimportowane, możliwe jest uzupełnienie ich bezpośrednio w systemie ReCourt.

Po wykonaniu powyższych czynności system jest gotowy do rozpoczęcia rejestracji posiedzenia. Jest to również moment, w którym sędzia może uruchomić swój interfejs oraz podłączyć się do sesji. Głównym celem części systemu przeznaczonej dla sędziego jest umożliwienie bieżącej kontroli adnotacji publicznych wpisywanych przez protokolanta oraz umożliwienie wprowadzania adnotacji prywatnych sędziego. Adnotacje składające się ze znacznika czasu oraz treści stanowią swoisty spis treści nagrania i w znaczący sposób zwiększają efektywność pracy z zapisem. Sterowanie technicznymi elementami systemu odbywa się z poziomu interfejsu protokolanta. Uruchomienie funkcji takich jak rozpoczęcie nagrywania, pauza, włączenie kamery dokumentowej czy odtworzenie nagrania z poprzedniej rozprawy możliwe jest przy użyciu łatwych do rozpoznania przycisków (ikon). Użycie każdej funkcji systemu, wpływającej na treść sporządzanego nagrania, należy potwierdzić w oknie dialogowym, tak by niemożliwe było jej omyłkowe użycie. Wart podkreślenia jest fakt, że każda z sal objętych wdrożeniem zawiera zestaw do wideokonferencji, co pozwoli na zwiększenie wykorzystania instytucji zdalnego przesłuchania świadka.

Uruchomienie nagrywania powoduje rozpoczęcie rejestracji jednej ścieżki wideo oraz odrębnych kanałów audio. Zapewnienie separacji dźwięku z każdego mikrofonu na sali umożliwia późniejsze odtworzenie dokładnego przebiegu posiedzenia nawet wtedy, gdy uczestnicy postępowania mówią jednocześnie.

W stosownych sytuacjach procesowych protokolant pod kierunkiem przewodniczącego wprowadza adnotacje publiczne. Celem ułatwienia pracy, na wzór obecnie używanych szablonów protokołów, protokolant może korzystać z funkcjonalności słownika adnotacji zawierającego często powielane zwroty w postaci uprzednio zdefiniowanych formatek. Sędzia przewodniczący na swoim monitorze na bieżąco kontroluje wprowadzane treści. Co więcej ma on możliwość dodawania własnych notatek, których treść dostępna jest wyłącznie dla niego.

Po zakończeniu rejestracji posiedzenia protokolant ma możliwość dokonania korekty adnotacji publicznych oraz wygenerowanie protokołu skróconego na podstawie przygotowanego wcześniej szablonu. Stworzony w ten sposób protokół skrócony jest następnie drukowany i podpisywany. Ostatnią czynnością wykonywaną przez protokolanta jest złożenie podpisu elektronicznego na nagraniu audio bądź audio-wideo. Podpis elektroniczny zapewnia, że dane nagranie zostało sporządzone przez wskazanego na certyfikacie protokolanta oraz daje możliwość określenia, czy ktoś dokonał ingerencji w treść zapisu.

Całość przebiegu rozprawy zapisywana jest w otwartym formacie, który umożliwia odtworzenie nagrania przy użyciu popularnych programów. Jednakże w celu zapewnienia możliwie największej dostępności nagrania na każdym nośniku zapisywanym w sądzie, czy to dla strony, czy też do akt sprawy, dołączane będzie specjalistyczne oprogramowanie, które oprócz odtwarzania nagrania umożliwia, zawiera dodatkowe funkcjonalności w postaci obsługi adnotacji. Możliwe jest więc przewijanie nagrania do konkretnego momentu opisanego przez protokolanta adnotacją publiczną. Strony oraz ich pełnomocnicy, przesłuchując nagranie, mogą również wprowadzać swoje adnotacje, które mogą okazać się przydatne na etapie sporządzania np. apelacji.

Porównując sposób prowadzenia rozprawy z użyciem zapisu audio lub audio-wideo do tradycyjnego protokołu sporządzanego w formie pisemnej, można stwierdzić, że pierwszy z nich pozwala zwiększyć komfort pracy protokolantów. Ograniczenie konieczności zapisywania szczegółowych zeznań świadków wpływa na zmniejszenie ilości tekstu koniecznego do wprowadzania. Nie można jednakże pominąć faktu edycji przez protokolanta adnotacji publicznych, które wymagają utrzymania wysokiego poziomu koncentracji podczas całego posiedzenia, zarówno przez protokolanta, jak i przez sędziego.

Od strony technicznej system został zaprojektowany tak, by zapewnić maksymalne bezpieczeństwo przechowywanych w nim protokołów. Zaraz po zakończeniu nagrania możliwe jest porządzenie kopii protokołu na nośnik zewnętrzny lub skopiowanie go na centralny serwer. Z punktu widzenia tworzenia zapisu istotne jest też monitorowanie pracy mikrofonów, które zapewnione jest przez wskaźniki tak w interfejsie sędziego, jak i protokolanta. Ponadto każda z sal wyposażona jest w mikrofon mobilny, który może zastąpić uszkodzone urządzenia nie powodując konieczności ogłoszenia przerwy w rozprawie. Do przechowywania zapisu na CJR użyto nowoczesnych dysków twardych, ograniczając możliwość zniszczenie protokołu w przypadku awarii zasilania etc.

@RY1@i02/2011/212/i02.2011.212.07000040c.809.jpg@RY2@

wojciech GÓrski

Krzysztof Kwiatkowski, minister sprawiedliwości

Mam nadzieję, że podejmowane przez nas działania sprawią, że obywatele krócej będą czekać na rozstrzygnięcie, sędziowie zostaną odciążeni, a wszyscy będziemy mogli powiedzieć, że XXI wiek zagościł w polskim wymiarze sprawiedliwości

Ostatnie lata to przełom w działaniu polskiego sądownictwa. Wielokrotnie mówiłem o swoistej rewolucji informatycznej, która w tym zakresie dokonuje się na naszych oczach. I słowa te podtrzymuję. To, co udało się zrobić, widać gołym okiem. O tym, jak bardzo potrzebne były to działania, świadczą statystyki: ponad dwa miliony spraw w e-sądzie (z czego większość już załatwiona), prawie 30 milionów wglądów w elektroniczne księgi wieczyste. Dotychczasowe powodzenie wdrażanych projektów motywuje nas do działania. Obecnie jesteśmy w niezwykle ważnym momencie - w chwili realnego wdrażania protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych. To niezwykle ważny moment dla polskiego wymiaru sprawiedliwości, a przede wszystkim dla obywateli oczekujących łatwiejszego dostępu do sądów. Nagrywanie rozpraw to jeden z ważniejszych projektów ostatnich lat.

Wdrażanie protokołu elektronicznego to zaplanowany na kilka lat program. Jego zakończenie jest zaplanowane na 2013 r. Jednak aby system był skutecznie stosowany, niezwykle ważne jest odpowiednie przeszkolenie sędziów i protokolantów. Dojdzie do niego jeszcze w tym roku.

Od wielu lat rozprawy sądowe z powodzeniem są nagrywane w Finlandii, Wielkiej Brytanii oraz w Niemczech. Z czasem rozwiązanie to zostało wprowadzone także w innych państwach UE, m.in. we Włoszech, w Hiszpanii i Estonii. Doświadczenia tych krajów wskazują, że wdrożenie protokołu elektronicznego istotnie wpływa na skrócenie czasu trwania postępowań sądowych. Wierzę, że rozwiązanie, które uruchamiamy także w Polsce, skróci czas oczekiwania na rozstrzygnięcie spraw w sądach przynajmniej o 1/3.

Do dzisiaj system umożliwiający nagrywanie na salach rozpraw został zainstalowany w prawie 350 salach sądowych w całej Polsce. W przyszłym roku wyposażenie trafi także do większości sal sądów rejonowych. W sumie do końca tego roku sale rozpraw w wydziałach cywilnych, rodzinnych, pracy i ubezpieczeń społecznych oraz gospodarczych w sądach okręgowych i apelacyjnych zostaną wyposażone w kamery, mikrofony, monitory oraz urządzenia i oprogramowanie służące do ich obsługi.

Jak będzie wyglądał protokół elektroniczny? Zamiast pisemnego protokołu z rozprawy sporządzony zostanie plik dźwiękowy bądź audiowizualny. W sprawach rozpoznawanych przez sądy okręgowe nagrywany będzie zarówno dźwięk, jak i obraz, a w sprawach, które trafiły do sądów apelacyjnych - jedynie dźwięk. Sędzia nie będzie dyktował protokolantowi treści protokołu, w związku z tym rozprawa potrwa znaczniej krócej niż tradycyjnie. Wszystkie wypowiedzi stron postępowania i innych osób uczestniczących w postępowaniu zostaną zaprotokołowane, czyli nagrane. Zadaniem protokolanta będzie czuwanie nad tym, aby protokół elektroniczny, czyli nagranie, został prawidłowo sporządzony. Umożliwia to specjalne oprogramowanie zainstalowane na komputerze protokolanta. Za jego pomocą protokolant będzie sporządzał spis treści nagrania, czyli adnotacje. Protokolant będzie także sporządzał szczątkowy protokół pisemny, który zostanie wydrukowany (protokół skrócony). Protokół skrócony będzie zawierał m.in. oznaczenie sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwiska sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenie sprawy i wzmianki co do jawności. W razie konieczności istniała będzie możliwość odtworzenia nagrania do tej pory sporządzonego podczas trwającej rozprawy. Sprzęt zainstalowany na sali rozpraw oraz system informatyczny umożliwią ponadto dokonywanie wideokonferencji na odległość, zaprezentowanie dowodu elektronicznego bądź obrazu z kamery dokumentowej.

Wiele osób pyta także: czy sędzia sądu odwoławczego dostanie przepisany zapis nagrania, czy też regułą będzie rozpoznawanie apelacji ze słuchawkami na uszach? Odpowiadam: w każdym przypadku, gdy będzie to konieczne dla zapewnienia prawidłowego orzekania sprawie, będzie możliwość sporządzenia transkrypcji (również na etapie postępowania odwoławczego). Wówczas transkrypcja będzie załącznikiem do protokołu i znajduje się w aktach sprawy.

Średni koszt systemu w przeliczeniu na jedną salę rozpraw wynosi około 60 tys. zł. Docelowo przewiduje się wyposażenie wszystkich sal, na których odbywają się rozprawy cywilne. O tym, czy w przyszłości protokół elektroniczny zostanie wprowadzony w sprawach karnych, zadecyduje m.in. doświadczenie nagrywania w sprawach cywilnych.

Protokół elektroniczny nie jest jedynym projektem, nad którym pracujemy obecnie wyjątkowo intensywnie. Niemal gotowym - przygotowanym w Ministerstwie Sprawiedliwości - rozwiązaniem jest system Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru. Podstawą tego przedsięwzięcia jest zawarte 21 września 2010 r. przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Pocztę Polską SA. porozumienie w sprawie wspólnego opracowania, uruchomienia, wdrożenia i eksploatacji systemu informatycznego "Ministerstwo Sprawiedliwości - Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru", przeznaczonego do ewidencjonowania przesyłek poleconych, nadawanych przez sądy powszechne. Celem wprowadzenia Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru jest maksymalne skrócenie czasu przepływu informacji o statusie doręczenia przesyłki. Pilotaż tego rozwiązania, prowadzony w Urzędzie Pocztowym Warszawa 1 i w e-sądzie, potwierdził skrócenie tego czasu z 18 do zaledwie 7 dni.

Kolejnym realizowanym w resorcie projektem jest Elektroniczny Tytuł Bankowy. Projekt ten będzie bazował na rozwiązaniach e-sądu, a jego celem jest ułatwienie i przyspieszenie nadawania klauzuli wykonalności bankowym tytułom egzekucyjnym. Choć klientem tego systemu będą banki, to pozwoli on na kolejne odciążenie tradycyjnych sądów.

Jak widać, informatyzacja polskiego wymiaru sprawiedliwości to zakrojony na szeroką skalę projekt. Mam nadzieję, że podejmowane przez nas działania - a powyżej wymieniłem jedynie niewielką część z nich - sprawią, że obywatele krócej będą czekać na rozstrzygnięcie, sędziowie zostaną odciążeni, a wszyscy my będziemy mogli powiedzieć, że XXI wiek zagościł w polskim wymiarze sprawiedliwości.

Adam Makosz

adam.makosz@infor.pl