Warunki, na jakich zawierana jest umowa, zależą przede wszystkim od ustaleń stron

Catering to usługi gastronomiczne świadczone w miejscu wskazanym przez usługobiorcę, np. siedzibie firmy, sali konferencyjnej, hotelu lub w plenerze. Z usług tego typu korzysta się nie tylko podczas jednorazowych imprez, ale także na stałe. Catering to mieszanka wielu umów: sprzedaży, świadczenia usług, umowy o dzieło itp. Na potrzeby podatkowe sądy kwalifikują catering jako umowę o świadczenie usług (por. wyrok NSA z 20 lipca 2005 r., sygn. I FSK 68/05). Co do zasady jest to jednak umowa nienazwana, co oznacza, że tak naprawdę warunki, na których jest zawierana, zależą od ustaleń stron.

Firma poszukująca partnera świadczącego catering najczęściej podpisuje gotowy wzór umowy przygotowany przez kontrahenta na co dzień zajmującego się świadczeniem tego typu usług. Dlatego trzeba wiedzieć, na co zwrócić uwagę, aby umowa nie była niekorzystna. Niekiedy umowa to jedna strona tekstu z odesłaniem do wzorca umowy. Dlatego warto pamiętać o art. 384 par. 1 kodeksu cywilnego, który przewiduje, że ustalone przez jedną ze stron ogólne warunki umów, regulamin, wzorzec umowny wiążą kontrahenta, jeśli zostały mu doręczone przed zawarciem umowy. Z drugiej strony coraz więcej podmiotów organizuje przetargi w ramach zamówień publicznych lub funduszy unijnych na tego typu usługi - one wtedy przygotowują umowy. Treść tych umów nie podlega w zasadzie negocjacjom (ich wzory są załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Te podmioty popadają czasami w drugą skrajność - tak silnie zabezpieczają się finansowo, przerzucając ryzyko na firmy cateringowe, że mogą mieć problemy ze znalezieniem chętnych do świadczenia tego typu usług.

Firma szkoleniowa zastrzegła, że niepełna realizacja zamówienia uznawana jest za jego niewykonanie w całości. Oznacza to, że nawet za drobne niedociągnięcie firma cateringowa może zapłacić wysoką karę umowną (potrącaną przy wypłacie należności z faktury VAT) albo w ogóle spotkać się z odmową zapłaty wynagrodzenia. Kwestionującemu takie działanie pozostaje wtedy sądowe dochodzenie roszczeń.

Umowa musi precyzyjnie określać miejsce i czas świadczenia usługi. W przypadku jednorazowej usługi to o tyle ważne, bo np. za przedłużenie imprezy firmy cateringowe często żądają dodatkowego wynagrodzenia. Tak samo jest, gdy nagle na kilka godzin przed imprezą zwiększymy liczbę zamawianych porcji. Gdy usługa jest wielokrotna, to w interesie obu stron leży, aby stworzyć harmonogram miejsc i liczby uczestników. Pozwala to kontrolować wzajemne rozliczenia i wywiązywanie się z umowy. Ważny jest też czas gotowości do świadczenia usługi - nie chodzi tylko o konkretny dzień, ale nawet precyzyjne określenie godzin przerw kawowych i wyznaczenie nieprzekraczalnego terminu gotowości firmy cateringowej (np. na kwadrans przed przerwą na lunch).

Z reguły przy cateringu nie da się precyzyjnie określić, jaka będzie ostateczna liczba jedzących - może się ona zwiększać lub zmniejszać. Często ustala się jedynie maksymalny limit. Dlatego umowa cateringowa wymaga często zmiany, modyfikacji jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Należy zwrócić uwagę - zwłaszcza przewidując zmniejszenie liczby uczestników - aby było to możliwe jak najdłużej, np. jeszcze w dniu imprezy, a nie np. tylko tydzień wcześniej. Od liczby spożywających posiłki zależy bowiem wynagrodzenie firmy cateringowej, a nierzadko też zadatek lub zaliczka (ustalone jako określony procent od całości wynagrodzenia).

Prywatne przedszkole korzysta z zewnętrznego cateringu. W umowie zastrzega, że codziennie rano telefonicznie poinformuje firmę cateringową o liczbie porcji obiadu i podwieczorku, biorąc pod uwagę, ile dzieci rano przyszło na zajęcia.

Obie strony mogą zastrzec, że po spełnieniu określonych warunków będą mogły odstąpić od umowy. Najczęściej chodzi o nagłą zmianę terminu świadczenia usługi, dużego spadku wartości zamówienia, zmiany jego warunków itp. Przed nagłym wycofaniem zlecenia firmy cateringowe zabezpieczają się żądaniem tzw. odstępnego. Zgodnie z art. 396 kodeksu cywilnego odstępne to kwota, jaką druga strona musi zapłacić, nagle odstępując od umowy. Niekiedy odstępne może być wysokie, bo jest uzasadniane okolicznością, że nagła rezygnacja nie pozwala firmie cateringowej znaleźć innego usługodawcy na ten sam termin, a ponadto poniosła ona już spore koszty (np. zamówienie żywności, zatrudnienie obsługi). Co do zasady wysokość odstępnego powinna być skorelowana z ponoszonymi przez firmę cateringową stratami, a także terminem rezygnacji z usługi. W doktrynie prawniczej przyjmuje się, że 50 proc. odstępnego na 14 dni przez terminem imprezy to kwota zbyt wygórowana.

Umowy powinny też określać ilość i jakość żywności - co z tego, że zapłacimy mniej o 10 proc., jak w zamian za to dostaniemy jedzenie średniej jakości wytworzone z półproduktów i podane na plastikowych talerzykach, zamiast normalnych sztućców do spożywania wysokiej klasy świeżych produktów. W umowie można wręcz kazuistycznie określić liczbę i gramaturę posiłków (liczbę kanapek, soków, ciastek na jedną osobę).

@RY1@i02/2011/114/i02.2011.114.210.003a.001.jpg@RY2@

Michał Kosiarski, autor prowadzi firmę konsultingową

Michał Kosiarski

autor prowadzi firmę konsultingową

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).