Jakich obowiązków musi dopełnić zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Obowiązki zarządu zależą przede wszystkim od tego, czy dotyczą one małej, czy dużej wspólnoty mieszkaniowej. Duża wspólnota to taka, w której liczba samodzielnych lokali (wyodrębnionych lub niewyodrębnionych) jest większa niż siedem. W małej wspólnocie liczba samodzielnych lokali nie może przekroczyć siedmiu. Do dużych wspólnot zastosowanie mają przepisy ustawy o własności lokali (u.w.l.). Zobowiązują one właścicieli lokali do wyboru (jednoosobowego lub kilkuosobowego) zarządu, który obowiązkowo raz w roku zwołuje zebranie ogółu właścicieli. Małe wspólnoty nie muszą tego robić (chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, by takie zebranie zorganizowały). Do nich zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 195 i następne k.c.). Mówią one, że każdy z właścicieli jest zobowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną.

Często mylone są dwa pojęcia: zarząd wspólnoty i zarządca. Członkowie zarządu - osoby fizyczne - wybierani są w drodze uchwały spośród właścicieli lokali. Zarząd wybrany w ten sposób zwany jest własnym. Należy go odróżnić od zarządu powierzonego, który sprawowany jest przez zarządcę (osobę posiadającą licencję zarządcy nieruchomości). Ustawa o własności lokali dopuszcza możliwość, by właściciele lokali w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego powierzyli zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Ale nawet jeśli do tego dojdzie, nie zwalnia to zarządu wybranego przez członków wspólnoty od odpowiedzialności za zarządzanie nieruchomością wspólną. Ponoszą oni odpowiedzialność za jej stan i mają obowiązek kontrolować zarządcę. Właściciele lokali pełniący obowiązki członka zarządu mogą żądać od wspólnoty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy.

Umowy o zarządzenie nieruchomością, które w formie aktu notarialnego przekazują całkowity zarząd nieruchomością wspólną podmiotom zewnętrznym, dotyczą zazwyczaj nowych domów budowanych przez deweloperów. W budynkach, w których gminy sprzedały lokale najemcom, zdarza się to rzadko. Tam sprawami wspólnoty kieruje zarząd wybrany spośród właścicieli lokali. Natomiast administrowanie nieruchomością, czyli prowadzenie księgowości, sprzątanie itp., przekazywane jest firmie specjalizującej się w tego typu usługach. Zawierana jest z nią umowa o świadczenie usług (dotycząca zarządzania nieruchomością). Do zawarcia takiej umowy konieczna jest uchwała właścicieli lokali udzielająca zarządowi pełnomocnictwa. Nie musi być ona jednak zaprotokołowana przez notariusza.

W dużych wspólnotach zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie. Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli (inaczej niż w małych wspólnotach, gdzie do czynności zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli, a do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu - zgoda wszystkich współwłaścicieli).

Katalog czynności przekraczających zwykły zarząd zawiera ustawa o własności lokali (stosowana do dużych wspólnot). W art. 22 u.w.l. zalicza do nich:

● ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,

● przyjęcie rocznego planu gospodarczego,

● ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,

● zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,

● udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,

● udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,

● dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,

● nabycie nieruchomości,

● wytoczenie powództwa, w przypadku gdy właściciel lokalu zalega długotrwale z opłatami lub wykracza w sposób rażący przeciwko porządkowi domowemu; także gdy poprzez swoje zachowanie uniemożliwia innym korzystanie ze wspólnej nieruchomości lub ich lokali,

● ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

● udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych,

● określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę (któremu zarząd powierzono w umowie) ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Nie jest to jednak lista zamknięta. Przykładów czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu dostarcza orzecznictwo. Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 2 czerwca 2006 r. uznał, że wyłącznie wspólnota mieszkaniowa sprawująca zarząd budynkiem wielorodzinnym jest podmiotem uprawnionym do ewentualnego udzielenia zgody na sprzedaż alkoholu w lokalu użytkowym należącym do strony ubiegającej się o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (VI SA/Wa 174/06).

Zarząd jest obowiązany prowadzić dla nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów. O zakresie i sposobie prowadzenia przez zarząd takiej ewidencji decydują właściciele lokali, podejmując stosowną uchwałę. Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy. Właściciele wpłacają zaliczki na rachunek bankowy. Taki wymóg nakładają na zarząd (zarządcę) wspólnoty przepisy ustawy o własności lokali, zobowiązując go do prowadzenia rozliczeń przez rachunek bankowy.

Jeśli wspólnota zarządzanie nieruchomością powierzyła na podstawie umowy podmiotowi zewnętrznemu, wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną należą do licencjonowanego zarządcy. W takich przypadkach zarząd wspólnoty jedynie kontroluje, czy powierzone czynności wykonywane są prawidłowo.

Do obowiązków zarządu (zarządcy) należy też sporządzenie protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Z protokołu przejęcia powinno wynikać, co jest nieruchomością wspólną i jaki jest stan prawny nieruchomości lokalowych (które lokale zostały wyodrębnione, a które nie, kto jest właścicielem lokalu, jaki udział w nieruchomości wspólnej mu przysługuje). W nowych domach dokumentację techniczną powinien zarządowi przekazać deweloper. Zarząd (zarządca) powinien ją przechowywać . Ma też obowiązek zaktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.

Gdy brak jest dokumentacji technicznej budynku, do zadań zarządu (zarządcy) należy podjęcie czynności związanych z jej opracowaniem. A gdy dokumentacja jest nieaktualna, powinien podjąć czynności, by ją zaktualizować. Jeżeli uchwała właścicieli lokali nie stanowi inaczej, koszty opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciążają:

● do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu - dotychczasowego właściciela nieruchomości,

● po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu - wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Jednym z podstawowych obowiązków zarządu (zarządcy) w dużych wspólnotach jest zwołanie zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku (nie później niż w pierwszym kwartale). Ze zwołaniem zebrania wiąże się kolejny obowiązek - złożenie właścicielom lokali rocznego sprawozdania ze swojej działalności.

O zebraniu właścicieli zarząd zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu powinien podać: dzień i godzinę, miejsce oraz porządek obrad. Gdy na zebraniu mają zapaść decyzje dotyczące zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, powinien także wskazać treść tej zmiany.

Przedmiotem zebrania powinny być w szczególności:

● ocena pracy zarządu lub zarządcy,

● sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium,

● uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu.

Projekty uchwał, które mają być poddane głosowaniu na zebraniu właścicieli dołączane są zazwyczaj do zawiadomienia o tym zebraniu.

Nieprawidłowo zwołane zebranie może stanowić podstawę do uchylenia uchwały właścicieli lokali. Ale by tak się stało, trzeba wykazać, że naruszenie przepisów u.w.l. miało znaczenie dla treści uchwały tj. spowodowało, że jest ona niezgodna z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. W sytuacji, kiedy za uchwałą głosowała zdecydowana większość współwłaścicieli, nie ma podstaw do uznania, że uchybienia miały wpływ na treść uchwały.

Ustawa o własności lokali nie określa trybu zwołania zebrania członków wspólnoty. Takie zebranie powinno być jednak prowadzone przez przewodniczącego (wybranego spośród właścicieli lokali) i protokołowane przez inną wybraną osobę uczestniczącą w tym zebraniu. Do protokołu załącza się listę obecności osób uczestniczących w zebraniu. Obowiązkiem zarządu jest przechowywanie takich protokołów.

Przed przystąpieniem do głosowania nad uchwałą powinna odbyć się dyskusja. Głosowanie może być jawne lub tajne (zazwyczaj jest ono jawne, a właściciele głosują podnosząc rękę).

Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie zdecydowano, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Podstawowym punktem rocznego zebrania jest ocena pracy zarządu (zarządcy) oraz podjęcie uchwały o udzieleniu bądź nieudzieleniu mu absolutorium. Podjęcie takiej uchwały powinno być poprzedzone głosowaniem w sprawie przyjęcia rocznego sprawozdania z działalności zarządu. Sprawozdanie powinno być podpisane przez zarząd (zarządcę) lub osobę umocowaną do składania oświadczeń woli w jego imieniu. Gdy formalność taka nie zostanie dopełniona, będzie to jedynie projekt sprawozdania, który nie może być podstawą do udzielenia zarządowi absolutorium.

Nieudzielenie absolutorium nie oznacza jeszcze, że zarząd (zarządca) został odwołany. Jeśli właściciele lokali będą chcieli odwołać cały zarząd, bądź jednego z jego członków, muszą jeszcze podjąć uchwałę w tej sprawie. Podobnie gdy członkowie wspólnoty nie są zadowoleni z prac podmiotu administrującego wspólną nieruchomością. Wówczas także powinni podjąć uchwałę o rozwiązaniu z nim umowy i zawarciu umowy z innym podmiotem.

W przypadku zarządu powierzonego - w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego - zmiana zarządcy ustalonego w tym trybie może nastąpić tylko na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Na zebraniu wspólnoty roczny plan gospodarczy zatwierdzany jest w formie uchwały właścicieli. Załącznikiem do niej powinien być plan finansowy wspólnoty mieszkaniowej na dany rok, uwzględniający przychody i koszty wspólnoty. Przychody i koszty muszą być ujęte w podziale na: fundusz remontowy, fundusz eksploatacyjny (bieżące zarządzanie nieruchomością), a także uwzględniać koszty utrzymania lokali.

Członkowie wspólnoty mieszkaniowej stosownie do swych udziałów ponoszą nie tylko wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, ale mogą też uzyskiwać z niej pożytki. Powinny więc być one uwzględnione w planie gospodarczym. Dla przykładu - wspólnota może uzyskiwać dochody np. z wynajmu: ściany pod reklamę, dachu na anteny, części nieruchomości wspólnej (piwnica, wydzielony lokal na klatce schodowej) lub terenu stanowiącego współwłasność.

Do kosztów zarządu nieruchomością wspólną należą wydatki na fundusz remontowy, a także opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne (jeśli nie są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali). Zalicza się do nich także wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy oraz wydatki na remonty i bieżącą konserwację.

Członkowie wspólnoty z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną mogą ustalić (w drodze uchwały) zwiększenie obciążenia dla właścicieli lokali użytkowych, jeśli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Dla przykładu może się tak zdarzyć, gdy w budynku jest lokal handlowy lub usługowy. Gdy wspólnota uzna, że z tego powodu ponosi wyższe koszty utrzymania nieruchomości wspólnej (wywóz śmieci, utrzymanie czystości) może obciążyć wyższymi opłatami właściciela tego lokalu.

Jeśli po rozliczeniu zaliczek z tytułu zarządu nieruchomością wspólną na koniec roku obrachunkowego okaże się, że wpłaty właścicieli lokali były wyższe niż wydatki, powstałą nadwyżkę wspólnota może przeznaczyć na powiększenie funduszu remontowego lub inny cel związany z zarządem nieruchomością wspólną.

Może się też zdarzyć, że wspólnota uzyskuje przychody np. z wynajmu ściany pod reklamę i pokrywają one wydatki związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, a nawet są od ich wyższe. W tym ostatnim przypadku przychody - pod odliczeniu wydatków - przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów.

Przy uchwalaniu rocznego planu gospodarczego należy również uwzględnić wydatki związane z utrzymaniem wyodrębnionych lokali będących własnością członków wspólnoty. Zarząd wspólnoty w zakresie dostawy energii cieplnej i wody do poszczególnych lokali występuje jako pośrednik między dostawcami a odbiorcami. Środki na ten cel otrzymuje od właścicieli lokali. Co miesiąc uiszczają oni zaliczki na pokrycie kosztów utrzymania odrębnego lokalu (na c.o., wodę itp.). Po zakończeniu roku obrachunkowego zarząd (zarządca) musi wskazać, ile wynosiły rzeczywiste wydatki na utrzymanie każdego lokalu i jaką kwotę na ten cel wpłacił każdy z właścicieli. Jeśli wpłata przewyższa wydatki, różnica powinna być zwrócona właścicielowi lub zaliczona na poczet przyszłych wydatków na ten sam cel. Nie może natomiast być przeznaczona np. na fundusz remontowy. Pieniądze wpłacane na te opłaty nie stają się środkami wspólnoty i wspólnota nie powinna o nich decydować.

Jeśli zarząd nie został powołany lub gdy istniejący nie wypełnia swoich obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy z właścicieli może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego. Sąd określa zakres uprawnień zarządcy oraz przysługujące mu wynagrodzenie. Odwołuje go, gdy ustanie przyczyna odwołania.

Ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd może żądać także dotychczasowy zarządca nieruchomości, który sprawował zarząd nad nieruchomością w dniu, w którym wyodrębniono własność pierwszego lokalu i kontynuował zarząd tą nieruchomością przez co najmniej dwa lata. Dotyczy to przypadku, gdy w ciągu dwóch lat od dnia wyodrębnienia własności pierwszego lokalu w nieruchomości, w której liczba lokali jest większa niż siedem, ich właściciele nie dokonają wyboru zarządu ani nie powierzą zarządu nieruchomością wspólną w umowie zawartej w formie aktu notarialnego.

@RY1@i02/2011/016/i02.2011.016.210.0004.101.jpg@RY2@

Wzór

1) Opłaty na koszty zarządu nieruchomością wspólną

● zaliczka bieżąca na zarządzanie nieruchomością wspólną, w tym na:

- wydatki na remonty i bieżącą konserwację,

- opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,

- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,

- wydatki na utrzymanie porządku i czystości, utrzymanie zieleni,

- wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy

● zaliczka na fundusz remontowy

2) Koszty obciążające lokal

● rozliczane przez właściciela - za dostawę energii elektrycznej, gazu

● rozliczane przez zarząd lub zarządcę - woda, c.o.

Teresa Siudem

teresa.siudem@infor.pl

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 z późn. zm.).