O kontroli powinno się jak najszybciej powiadomić prawnika

Ponieważ OZZ są stowarzyszeniami, a nie podmiotami administracji publicznej, do kontroli przez nich przeprowadzanych nie stosuje się bezpośrednio przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przyjmuje się jednak, że ustawę można stosować w drodze analogii. Zauważyć trzeba, iż choć najczęściej w praktyce zdarzają się sytuacje, w których OZZ informują zainteresowany podmiot o zamiarze kontroli, istnieje prawna możliwość przeprowadzenia przez nich audytu także bez zapowiedzi, jeżeli przemawiają za tym okoliczności sprawy.

Rozpoczęcie kontroli

Kontrola może zostać przeprowadzona na podstawie dokumentów przekazanych OZZ, łącznie z opłatami od czystych nośników uiszczanych kwartalnie, bądź też w siedzibie spółki, w celu zbadania zgodności przekazanej dokumentacji na podstawie której obliczono opłaty, w stosunku do dokumentów zgromadzonych za dany okres w spółce. Kontrolerzy mogą zwrócić się także do spółki z prośbą o przedstawienie wybranych dokumentów wraz ze złożeniem oświadczenia o rzetelnym i pełnym udzieleniu wnioskowanych informacji i przekazaniu dokumentów.

W przypadku powzięcia informacji o zbliżającej się wizycie kontrolerów należy przygotować potrzebną dokumentację oraz zapewnić aby w czasie kontroli w spółce znajdowały się osoby, które powinny spotkać się z kontrolerami - do tego grona należeć będą przede wszystkim księgowi i osoby reprezentujące spółkę.

Zazwyczaj pracownicy ochrony i recepcji będą pierwszymi osobami, z którymi mają kontakt kontrolerzy. Obowiązkiem pracowników spółki jest uzyskanie od kontrolerów podstawowych informacji dotyczących kontroli. Trzeba ustalić, kim są kontrolerzy, jaką organizację reprezentują oraz czy mają dokumenty potwierdzające ich umocowanie do przeprowadzenia kontroli oraz wystawione przez OZZ pismo będące podstawą kontroli, określające jej rodzaj i zakres. Z tego dokumentu powinno wynikać, jakie czynności mają zostać podjęte, oraz jaki jest okres, za który prowadzona będzie kontrola.

Trzeba pamiętać, że w przypadku niezapowiedzianej kontroli nie można odmówić wpuszczenia do budynków spółki przedstawicieli OZZ legitymujących się odpowiednimi dokumentami, ponieważ takie działanie może zostać zgodnie z art. 119 ustawy uznane za "utrudnianie wykonywania prawa kontroli korzystania z utworu", co zgodnie z powołanym przepisem stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Na etapie przyjazdu kontrolerów, podczas sprawdzania posiadanych przez nich dokumentów istotne jest upewnienie się, czy kontrola przeprowadzana jest w terminie przewidzianym dokumentami i czy w dokumentacji zgadzają się dane osób kontrolujących i dane podmiotu kontrolowanego. Powinno się też sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są prawidłowo podpisane. W dokumentacji powinna być wskazana osoba sprawująca nadzór nad planowaną kontrolą i należy uzyskać jej dane kontaktowe.

Pracownicy spółki powinni dążyć do jak najszybszego powiadomienia odpowiednich osób o pojawieniu się kontrolerów. Zazwyczaj kontrolerzy będą chcieli rozmawiać przede wszystkim z księgowymi i osobami reprezentującymi spółkę.

W razie niezapowiedzianej kontroli najlepiej poprosić kontrolerów o wstrzymanie się z rozpoczęciem działań kontrolnych do momentu pojawienia się odpowiednich osób.

O kontroli powinno się jak najszybciej powiadomić prawnika. Kontrolerzy powinni zostać poinformowani o tym, kiedy mogą spodziewać się przyjazdu osoby, która będzie reprezentować spółkę w trakcie wykonywanych przez nich czynności. W przypadku braku odpowiednich osób w siedzibie spółki można próbować telefonicznie dokonać pierwszych, wstępnych ustaleń z kontrolerami. Pozwoli to w podstawowym zakresie opanować kontrolę i ustalić sposób działania kontrolerów do czasu przyjazdu przedstawiciela spółki lub prawnika.

Do czasu przybycia upoważnionych do reprezentowania spółki w stosunkach z kontrolerami osób, pracownicy spółki powinni koniecznie powstrzymać się przed udzielaniem kontrolerom jakichkolwiek informacji mogących mieć znaczenie z punktu widzenia wyników kontroli, a także nie powinni zajmować stanowiska co do treści przedłożonych przez kontrolerów dokumentów. Czynności te wykonywać będzie osoba upoważniona w spółce. Pracowników trzeba natomiast z góry pouczyć o tym, żeby sporządzili notatkę o czasie przybycia pracowników OZZ oraz o przebiegu pierwszego spotkania z nimi.

Dopóki w spółce nie pojawi się wytypowana do współpracy z nimi osoba, kontrolerzypowinni poruszać się po spółce w towarzystwie innego wyznaczonego pracownika.

Przedstawiciele OZZ nie powinni przebywać na terenie spółki bez przedstawicieli spółki. Z ostrożności dobrze zadbać o to, żeby wszelkie dokonane przez nich czynności były spisane - które pokoje zostały sprawdzone, do których dokumentów mieli dostęp, z kim rozmawiali. Kontrolerzy OZZ mają prawa do kontroli nie tylko siedziby spółki, lecz mogą także odbyć wizytę w zewnętrznym biurze księgowym bądź rachunkowym.

Przygotowanie kontroli

Na pierwszym spotkaniu z kontrolerami powinno się im wytłumaczyć, że spółka będzie współpracowała z należycie reprezentowanymi przedstawicielami OZZ.

Od przedstawicieli OZZ trzeba oczekiwać wskazywania podstawy prawnej podejmowanych przez nich czynności, szczególnie w tych przypadkach, kiedy te czynności mogą zagrozić prawnie chronionym interesom spółki, takim jak na przykład tajemnica handlowa.

Przed przystąpieniem do kontroli trzeba koniecznie określić z kontrolerami jej zakres i rodzaj podejmowanych przez nich czynności. Winno się jednak pamiętać, że kontrola nie powinna utrudniać funkcjonowania spółki. Kontrolerzy są obowiązani do wykonywania swoich zadań i do zachowywania się w sposób, który nie będzie przeszkadzał pracownikom spółki w wykonywaniu ich obowiązków. Dlatego też pomieszczenie przeznaczone dla kontrolujących powinno być tak zlokalizowane, aby maksymalnie ograniczyć przestrzeń poruszania się kontrolerów po biurze w taki sposób, aby kontrola nie utrudniała nadmiernie jego normalnego funkcjonowania.

Przebieg kontroli

Przez cały czas trzeba upewniać się, czy zakres kontroli zgadza się z dokumentami przedstawionymi przez kontrolerów oraz jej celem. W razie podjęcia przez nich jakichkolwiek działań wykraczających poza cele kontroli określone w przedłożonej przez kontrolerów dokumentacji powinno się grzecznie poinformować o tym kontrolerów.

Kontrolerzy są uprawnieni do przeglądania w spółce tylko tych dokumentów, które są istotne z punktu widzenia celów danej kontroli. Dlatego też powinno się prowadzić i przygotować dokumentację w spółce w taki sposób, aby mieć możliwość sprawnego wyszukania relewantnych dokumentów oraz przedstawienia ich kontrolerom w odpowiednim czasie i bez nadmiernej trudności. Szczególnym zainteresowaniem kontrolerów OZZ zostaną objęte dokumenty księgowe i sprzedażowe, na podstawie których kontrolerzy będą mogli zweryfikować wysokość należnej opłaty zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy. Należy pamiętać o prowadzeniu podpisywanej listy wydawanych kontrolerom dokumentów oraz o przygotowaniu własnego protokołu kontroli.

W czasie kontroli trzeba skrupulatnie notować wszelkie uchybienia i naruszenia dokonane przez kontrolerów. Najlepiej od razu zgłaszać odpowiednie zastrzeżenia, co z jednej strony umożliwi kontrolerom dokonanie na bieżąco odpowiednich korekt w ich działaniu, a z drugiej strony ułatwi powoływanie się na popełnione przez nich błędy w późniejszym czasie, na przykład na wypadek sporu co do przebiegu i wyników kontroli.

Jeżeli wśród kontrolerów jest specjalista np. z dziedziny IT, który poprosi o dostęp do określonych danych albo urządzeń, istnieje obowiązek zapewnienia mu takiego dostępu. To, co można zrobić w takiej sytuacji, to, przykładowo, kontrola czynności przez niego wykonywanych, w szczególności w zakresie ich zgodności z przedłożonym na wstępie planem i celem kontroli.

Zazwyczaj kontrola nie jest szczególnie uciążliwa dla funkcjonowania biura. Mimo to pracownicy spółki powinni zostać poinformowani o temacie przeprowadzanej kontroli oraz o tym, że sytuacja jest pod kontrolą. Powinno się przekazać pracownikom, że spółka współpracuje z kontrolerami przy przeprowadzaniu kontroli. Sami pracownicy powinni otrzymać zakaz udzielania wyjaśnień kontrolerom, do tego powinny być wyznaczone odpowiednie osoby.

Pracownicy powinni znać zakres kontroli i uprawnienia kontrolujących. Zazwyczaj kontrolerom będzie wystarczył kontakt z pracownikami merytorycznie odpowiednimi ze względu na tematy kontroli. Jednak na wszelki wypadek pozostali pracownicy także powinni być pouczeni o tym, aby współpracować z kontrolerami, ale jednocześnie powinni mieć świadomość, które informacje muszą lub mogą przekazywać kontrolerom, a których nie.

Kontrola może objąć także dokumentację znajdującą się poza samą spółką, na przykład w obsługującym spółkę biurze rachunkowym. W takiej sytuacji może powstać potrzeba umożliwienia kontrolerom zapoznania się z odpowiednimi dokumentami. Trzeba uprzedzić podmioty obsługujące spółkę w tym zakresie o ewentualnej kontroli, aby nie była ona dla nich zaskoczeniem i aby umożliwić im poczynienie odpowiednich przygotowań.

Zakończenie kontroli

Gdy tylko kontrolujący opuszczą spółkę, trzeba niezwłocznie podjąć odpowiednie czynności. Pierwszym krokiem powinno być zebranie wszystkich dokumentów, z których korzystali kontrolerzy i przygotowanie ich listy. Powinno się także zorganizować spotkanie z pracownikami, którzy brali udział w czynnościach kontrolnych w celu omówienia ich przebiegu. Pracownicy powinni zgłosić wszelkie zauważone nieprawidłowości i naruszenia. W dyskusji powinno się poruszyć kwestię niedociągnięć procedur obowiązujących w spółce na wypadek kontroli celem ich późniejszej modyfikacji. Warto też przygotować "na świeżo" notatki z rozmów i informacji, które przekazano kontrolerom.

Można także spróbować zaproponować przedstawicielom OZZ spotkanie celem omówienia wyników kontroli oraz stwierdzonych nieprawidłowości i ich ewentualnych konsekwencji. W sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości mogących stanowić podstawę przyszłych roszczeń takie spotkanie pozwoli ocenić ewentualną możliwość późniejszego zawarcia ugody i jej możliwych warunków.

Istotną kwestią jest problem upublicznienia faktu odbywającej się kontroli. Co prawda OZZ jest obowiązana do zachowania w tajemnicy informacji o przeprowadzeniu kontroli oraz jej wyników (podobnie jak i wszystkich wiadomości, które powzięła w związku z jej przeprowadzeniem), jednakże mimo to fakt przeprowadzenia kontroli i jej wyniki mogą przedostać się do publicznej wiadomości. W takiej sytuacji należy monitorować media i rejestrować wszelkie publikacje na temat spółki. Powinno się rozważyć udzielenie odpowiedzi na każdy ukazany artykuł lub reportaż.

Kontrolowany ma prawo do uzyskania protokołu kontroli i wskazania, kto kontrolę przeprowadził, a także do dokładnego określenia terminów rozpoczęcia i zakończenia kontroli. Protokół powinien wskazywać zakres i miejsce wykonanych czynności kontrolnych wraz z rzetelnym opisem dokonanych ustaleń, okres, jaki objęto kontrolą, opinie bądź analizy wykorzystane podczas kontroli, oznaczenie kontrolującego, uzasadnienie podstaw do naliczania opłat oraz szczegółową analizę towarów objętych obowiązkiem uiszczenia opłat wraz z ich listą i załączniki.

Konsekwencje kontroli

W przypadku, kiedy kontrolerzy nie dopatrzą się żadnych nieprawidłowości, postępowanie wobec spółki zostaje zamknięte do czasu kolejnej kontroli, a wysokość opłat dokonana przez spółkę uznana zostanie za prawidłową.

Gdyby jednak kontrolerzy stwierdzili naruszenia, konsekwencje wobec spółki mogą być poważne. Głównym niebezpieczeństwem jest wniesienie przez OZZ powództwa cywilnego z tytułu nieuregulowanego wynagrodzenia. Zgodnie z przyjętym w doktrynie poglądem art. 20 ust. 1 ustawy stanowi podstawę roszczenia cywilnoprawnego, które może być dochodzone sądownie. Należy mieć także na uwadze możliwość powiadomienia przez OZZ odpowiednich organów ścigania o popełnieniu przestępstwa polegającego na braku dokonania należnej opłaty.

Zanim jednak do tego dojdzie powinno się rozważyć zawarcie ugody. Nawet w przypadku braku możliwości zawarcia ugody trzeba podjąć działania mające na celu wyjaśnienie zaistniałych rozbieżności w ocenie wysokości należnych opłat.

Zauważyć trzeba, że zawarcie ugody wiązać się jednak będzie z uznaniem przynajmniej części roszczeń OZZ i zobowiązaniem się do przeprowadzenia w spółce procedur sanacyjnych w zakresie zgodności działalności spółki z ustawą, ale potencjalnie pozwoli na uniknięcie procesu, który może narazić spółkę na poważniejsze konsekwencje finansowe i który może zaszkodzić wizerunkowi spółki.

W czasie kontroli trzeba skrupulatnie notować wszelkie uchybienia i naruszenia dokonane przez kontrolerów. Najlepiej od razu zgłaszać odpowiednie zastrzeżenia

Tomasz Rudyk

adwokat

Piotr Falarz

aplikant adwokacki

DLA Piper Litigation & Regulatory

(Fragment opracowania przygotowanego na potrzeby producentów i importerów urządzeń służących do powielania utworów).