Jak przebiega procedura otrzymywania zaświadczeń

Załatwienie spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, świadczeniami socjalnymi czy kwestiami lokalowymi wymaga uzyskania urzędowych zaświadczeń. Są one wydawane przez właściwe organy administracji publicznej (np. organy jednostek samorządu terytorialnego) w trybie administracyjnym. Jest on wszczynany dopiero na żądanie osoby ubiegającej się o potrzebne jej potwierdzenie danych okoliczności.

Zaświadczenie urzędowe jest informacją, że w posiadaniu organu znajdują się konkretne dokumenty świadczące o określonym stanie prawnym lub faktach. Jego treścią nie może być stwierdzenie organu administracyjnego, jakie posiada kompetencje lub do wykonania jakich zadań został powołany. Od 17 czerwca 2010 r. na zażądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie może być ono wydane w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zaświadczenie jest czynnością materialno-techniczną i urzędowym potwierdzeniem określonych faktów lub stanu prawnego. Dlatego też nie rozstrzyga o żadnych prawach lub obowiązkach, jak i nie może tworzyć nowej sytuacji prawnej. Zaświadczenie nie może rozstrzygać o istnieniu lub nieistnieniu obowiązku, ponieważ jest tylko przejawem wiedzy, nie zaś woli organu administracji publicznej. Zaświadczenie może jedynie potwierdzać istnienie określonych faktów lub stanu prawnego (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 lipca 2010 r., sygn. akt II OSK 594/2010).

@RY1@i02/2010/246/i02.2010.246.183.0014.001.jpg@RY2@

Urzędy wydają zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego w dwóch sytuacjach. W pierwszej z nich musi wymagać tego określony przepis prawa. Przykładem może być tutaj wypis z ewidencji gruntów i budynków. Z art. 24 ust. 3 ustawy z 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. 2005 r. nr 240, poz. 2027 z późn. zm.) wywieść trzeba, że jeśli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, to osoba niebędąca właścicielem nieruchomości, ubiegająca się o wydanie wypisu i wyrysu z operatu ewidencyjnego, musi wykazać własny interes prawny, aby uzyskać takie zaświadczenie.

W przypadku gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia urzędowo potwierdzającego te fakty lub stan prawny powinna wykazać swój interes prawny, aby takie potwierdzenie otrzymać. Posiadanie interesu prawnego wynika z konkretnego stanu faktycznego, z którym związana jest określona norma prawa materialnego przyznająca dane uprawnienie. Interes ten musi być zatem konkretny, dający się obiektywnie stwierdzić, aktualny i znajdujący swoją podstawę w przepisach prawa materialnego oraz potwierdzenie w okolicznościach faktycznych. Chodzi tutaj o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (np. zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej, o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia społeczne czy podatkiem od nieruchomości).

Postępowanie wszczęte wnioskiem o wydanie zaświadczenia powinno zakończyć się wydaniem zaświadczenia żądanej treści lub postanowieniem o odmowie wydania zaświadczenia, na które służy zażalenie. Postępowanie to nie ma charakteru typowego postępowania administracyjnego i nie kończy się rozstrzygnięciem sprawy administracyjnej poprzez wydanie decyzji administracyjnej, niemniej jednak organ jest zobligowany treścią przepisów kodeksu postępowania administracyjnego do załatwienia sprawy w wyżej wskazanej formie (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 7 kwietnia 2009 r., sygn. akt III SAB/Kr 39/2008).

Jeżeli potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie można dokonać na podstawie danych znajdujących się w posiadaniu organu - organ ten powinien w trybie art. 219 kodeksu postępowania administracyjnego odmówić wydania zaświadczenia o żądanej treści. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Na skutek rozpoznania zażalenia postanowienie może być utrzymane w mocy lub organ będzie musiał wydać nowe zaświadczenie, gdy jego postanowienie odmowne będzie uchylone.

Zaświadczenie powinno być wydane przez urząd bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Termin liczy się od dnia wszczęcia postępowania w sprawie wydania zaświadczenia, czyli od dnia doręczenia żądania wydania zaświadczenia organowi administracji publicznej.

Określony przez ustawodawcę termin ma jednak jedynie charakter instrukcyjny. Nie jest więc obwarowany żadną sankcją, co oznacza, iż jego uchybienie nie pociąga dla organu negatywnych konsekwencji w przedmiocie ważności podjętego rozstrzygnięcia. Uchybienie wskazanego terminu może bowiem rodzić jedynie odpowiedzialność dyscyplinarną pracownika organu administracji zobowiązanego do wydania zaświadczenia (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 12 marca 2008 r., sygn. akt II SA/Ol 737/2007).

Opłata skarbowa będzie podlegała zwrotowi w dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest sytuacja, gdy mimo zapłacenia opłaty nie dokonano czynności urzędowej, od której została ona wniesiona. Druga może mieć miejsce wtedy, gdy opłata jest należna od wydania zaświadczenia, zezwolenia, pozwolenia lub koncesji, a mimo jej uiszczenia zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) nie wydano.

Pamiętać przy tym należy, że zwrot opłaty skarbowej nie następuje z urzędu. Właściwy organ gminy, bez wniosku podmiotu, który uiścił opłatę, nie może z własnej inicjatywy dokonać zwrotu. Po złożeniu takiego wniosku organ podejmuje czynności zmierzające do wyjaśnienia, czy rzeczywiście opłata skarbowa została wniesiona i czy czynność, za którą opłata ta została wniesiona, nie została dokonana, a następnie wydaje decyzję określająca wysokość zwrotu. Po wydaniu decyzji zwrot opłaty skarbowej następuje w gotówce lub na rachunek bankowy wnioskodawcy.

Warto pamiętać, że przy występowaniu o zwrot opłaty skarbowej nie ma obowiązku załączania do wniosku kopii dowodu zapłaty opłaty skarbowej, gdyż organ zajmujący się wnioskiem zobowiązany jest między innymi do uzyskania pozostającej w aktach kopii dowodu zapłaty. Prawo do uzyskania zwrotu opłaty skarbowej przedawnia się po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym dokonano zapłaty opłaty.

Zaświadczenie w postępowaniu administracyjnym jest dokumentem urzędowym. Oznacza to, że stanowi tzw. dowód zupełny w rozumieniu art. 76 kodeksu postępowania administracyjnego. W konsekwencji zaświadczenie, które odpowiada warunkom określonym w tym przepisie, korzysta ze szczególnej mocy dowodowej, co w praktyce jest równoznaczne z przyjęciem domniemania prawdziwości zaświadczenia.

Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Obejmuje ono całokształt czynności podejmowanych w postępowaniu administracyjnym w celu wyjaśnienia zarówno stanu faktycznego, jak i prawnego sprawy.

Organ wydający rozstrzygnięcie ma do czynienia najpierw ze stanem faktycznym przedstawionym przez stronę. Z natury rzeczy ma on charakter subiektywny. Dlatego w wyniku przeprowadzonego postępowania dowodowego organ musi stwierdzić, jaki jest obiektywny stan zdarzeń. W tym celu organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 77 k.p.a.) oraz ocenić na jego podstawie, czy dana okoliczność została udowodniona (art. 80 k.p.a.). Swoje ustalenia musi wskazać w uzasadnieniu rozstrzygnięcia. Ponadto organ musi się kierować art. 7 k.p.a., który formułuje jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego nazwaną w literaturze zasadą prawdy obiektywnej.

Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie pozwalają również organom administracji publicznej żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, znanych organowi z urzędu bądź możliwych do ustalenia przez ten organ na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych). W przypadku gdy organ żąda od strony zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, powinien wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia. Celem takiego rozwiązania jest ograniczenie możliwości żądania od obywateli przedstawiania zaświadczeń. Przepis ten skierowany jest wyłącznie do organów administracji publicznej prowadzących postępowanie ogólne, a nie postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia.

● ustalania niektórych okoliczności stanowiących podstawę do zawieszenia wypłaty emerytury lub renty inwalidzkiej z ubezpieczenia społecznego rolników - art. 47 ust. 1 i 2 ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz.U. z 1998 r. nr 7, poz. 25),

● stwierdzenia, że lokal mieszkalny jest lokalem samodzielnym - art. 2 ust. 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903),

● wydania przez wojewódzkiego konserwatora zabytków zaświadczenia, że wywóz zabytku nie wymaga jednorazowego pozwolenia na stały wywóz za granicę - art. 52 ust. 3 ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. nr 162, poz. 1568).

Łukasz Sobiech

lukasz.sobiech@infor.pl

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).