Jakie są zadania gminy związane z ewidencją działalności gospodarczej

Gmina dokonuje rejestracji firmy prowadzonej przez osobę fizyczną. Pozostali przedsiębiorcy ewidencjonowani są w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Właściwość miejscową ustala się, biorąc pod uwagę miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Nie należy jego kojarzyć wyłącznie z tzw. zameldowaniem na pobyt stały. Możliwe jest bowiem faktyczne przebywanie w danej miejscowości "z zamiarem stałego pobytu" bez zmiany miejsca stałego zameldowania. Sytuacje takie w praktyce występują zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca w sposób świadomy chce ominąć zasadę właściwości miejscowej organów administracji publicznej (np. organów podatkowych). Wtedy też stara się dowieść, że przebywa z zamiarem stałego pobytu w innej miejscowości niż jest zameldowany na pobyt stały. Zameldowanie na pobyt czasowy nie wskazuje jednak na zamiar stałego pobytu w danej miejscowości.

Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Jawność ewidencji działalności gospodarczej służy bezpieczeństwu obrotu prawnego. Dane są dostępne dla każdego, kto ich zażąda, bez potrzeby wykazywania przyczyny, dla której chce się je poznać, oraz bez obowiązku wykazywania tzw. interesu prawnego. Organ ewidencyjny nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość podanych informacji, ponieważ nie jest uprawniony do ich sprawdzania. Możliwość ujawnienia danych osobowych zawartych w ewidencji nie oznacza, że mogą one być rozpowszechniane przez giminę lub przetwarzane przez podmioty, które uzyskały do nich dostęp. W tym zakresie mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Od 31 marca 2009 r. zaczęły obowiązywać przepisy ustawy z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97), które wprowadziły w życie zasadę "jednego okienka" w zakresie rejestracji firmy prowadzonej przez przedsiębiorców.

Rejestracja odbywa się w sposób tradycyjny, papierowy, z uwzględnieniem jednak możliwości złożenia wniosku rejestracyjnego drogą elektroniczną. Przedsiębiorca składa jeden wniosek o wpis do poszczególnych rejestrów (gmina, urząd skarbowy, urząd statystyczny, ZUS), w jednym miejscu - urzędzie gminy (z uzasadnienia nowelizacji). Od 1 lipca 2011 r. ma funkcjonować model docelowy, czyli "zero okienka". Będzie to jedna ogólnopolska centralna ewidencja z rozbudowaną funkcją informacyjną, funkcjonująca jedynie wirtualnie. Przedsiębiorca nie będzie składał żadnych dokumentów, wypełni jedynie odpowiedni formularz na stronie internetowej. W ten sposób dokona "samorejestracji" (z uzasadnienia nowelizacji).

W celu rejestracji przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć w urzędzie miasta jeden zintegrowany wniosek na formularzu EDG-1 bez konieczności udawania się do GUS, ZUS i urzędu skarbowego.

Powszechnie uważa się jednak, że instytucja ta nie przyniosła pożądanych rezultatów, ponieważ po złożeniu formularza EDG-1 przedsiębiorca w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej musi samodzielnie dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego. Oznacza to, że mimo istnienia "jednego okienka" musi udać się do ZUS i złożyć tam dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonego ZUS ZUA i/lub ZUS ZZA, wysłać te dokumenty pocztą lub przez internet z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Przedsiębiorca ma też obowiązek złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Robi to jednorazowo, jeśli prowadzi samodzielną działalność gospodarczą, lub co miesiąc, jeśli zatrudnia pracowników. Jeżeli przedsiębiorca nie chce korzystać z ogólnej formy rozliczenia, musi pamiętać, aby przed uzyskaniem pierwszego dochodu zgłosić w urzędzie skarbowym wybraną przez siebie formę opodatkowania. Ponownie wymaga to osobistej wizyty w urzędzie.

Organ ewidencyjny dokonuje rejestracji w ewidencji działalności gospodarczej na wniosek przedsiębiorcy. Wnioskodawca nie musi złożyć go osobiście, ponieważ zgodnie z art. 7b ust. 7 ustawy - Prawo działalności gospodarczej wniosek może być przesłany na adres właściwego urzędu gminy listem poleconym. W takim przypadku powinien on być opatrzony własnoręcznym podpisem, poświadczonym przez notariusza.

Istnieje także możliwość złożenia wniosku w wersji elektronicznej za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy. Jeżeli wniosek został podpisany podpisem elektronicznym, stosuje się odpowiednio przepisy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Jeżeli wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej nie spełnia tego wymogu, organ gminy zawiadamia przedsiębiorcę o terminie i miejscu jego podpisania, nie później niż w terminie trzech dni roboczych od dnia jego złożenia lub wskazanej we wniosku daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. W takim przypadku dniem jego złożenia jest dzień, w którym przedsiębiorca wniosek podpisał. Dokument ten jest jednocześnie:

● wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (urząd gminy),

● wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON - urząd statystyczny),

● zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (nip - urząd skarbowy),

● zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników (ZUS lub KRUS).

Ponadto stanowi on równocześnie wniosek o:

● zmianę danych we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

● zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej,

● wznowienie wykonywania działalności gospodarczej,

● a także zawiadomienie o zaprzestaniu wykonywania (likwidacji) działalności gospodarczej.

W treści wniosku przedsiębiorca musi określić swoje oznaczenie przez wskazanie imienia i nazwiska oraz ewentualnie innych danych o jego działalności gospodarczej (np. pseudonimu lub nazwy lub wskazania na jej wykonywanie w ramach spółki cywilnej). Oznaczenie miejsca zamieszkania polega na wskazaniu miejsca zameldowania przedsiębiorcy na pobyt stały. Obejmuje ono również adres przedsiębiorcy. Ten ostatni jednak może być różny od adresu, w którym jest on zameldowany. Można bowiem wskazać adres pobytu w związku z wykonywaniem działalności gospodarczej lub na który należy kierować korespondencję (np. adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej).

We wniosku należy podać określenie przedmiotu wykonywanej działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD 2007). Wgląd do PKD zapewnia organ ewidencyjny. Standardowe klasyfikacje i nomenklatury są dostępne na stronie www.stat.gov.pl/Klasyfikacje. Przeważający rodzaj działalności jest określany samodzielnie przez wnioskodawcę na podstawie przewidywanych lub faktycznie uzyskiwanych największych przychodów ze sprzedaży produktów (wyrobów i usług) oraz towarów i materiałów. Określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodne z Polską Klasyfikacją Działalności (art. 7b ust. 2 pkt 3 prawa działalności gospodarczej), powinno uwzględniać wyłącznie oznaczenia liczbowe i opisy słowne PKD.

Regulacje wynikające z innych aktów prawnych określających w sposób odmienny możliwy zakres prowadzenia działalności gospodarczej (np. art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym) nie mogą być wykazywane obok PKD. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej (zgodnie z PKD) nie przesądza o tym, w jakim zakresie taka działalność może być przez dany podmiot prowadzona (por. wyrok NSA z 27 czerwca 2006 r., II GSK 52/2006, Gazeta Prawna 2006, nr 221, str. B4).

Obowiązek określenia daty rozpoczęcia działalności gospodarczej dotyczy bardziej zamiaru rozpoczęcia działalności niż daty, którą jest zawsze data wystawienia pierwszej faktury za sprzedane towary lub usługi. Zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo we wniosku o wpis do ewidencji określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku.

Wniosek o wpis do ewidencji działalności nie podlega opłatom.

Wniosek o wpis do ewidencji składa się na formularzu EDG-1, stanowiącym załącznik 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz.U. nr 50, poz. 399). Natomiast w załączniku 2 rozporządzenia określono wniosek w formie elektronicznej.

Instrukcja będąca częścią formularza stanowi, że należy go wypełnić wyraźnie, literami drukowanymi i bez skreśleń. Wniosku z poprawkami nie przyjmą bowiem naczelnicy urzędów skarbowych i jednostki terenowe ZUS. W razie potrzeby dokonania jego korekty należy wypełnić dodatkowy formularz EDG - POPR. W każdym wniosku powinna być wypełniona część EDG-1 oraz część EDG - RB, jeżeli wnioskodawca:

● posiada rachunki bankowe związane z wykonywaną działalnością gospodarczą lub

● posiada nadany w innych krajach NIP,

● chce zgłosić numer osobistego rachunku bankowego.

W przypadku wykonywania działalności gospodarczej w więcej niż jednym miejscu konieczne jest wypełnienie i złożenie części EDG - MW. Jeżeli deklaruje się więcej niż 10 rodzajów działalności, należy złożyć również część EDG - RD.

Organ ewidencyjny dokonuje wpisu do ewidencji działalności gospodarczej niezwłocznie po otrzymaniu podpisanego wniosku i z urzędu doręcza przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie (art. 7b ust. 3 prawa działalności gospodarczej). Zaświadczenie to nie jest wydawane w formie decyzji administracyjnej, chociaż jest aktem administracyjnym szczególnego rodzaju, potwierdzającym sytuację prawną przedsiębiorcy. Do dokumentu tego nie stosuje się art. 217-220 k.p.a., dotyczących wydawania zaświadczeń.

Przedsiębiorca, który prowadzi (podejmuje) działalność gospodarczą bez wymaganego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, popełnia wykroczenie przewidziane w art. 60¹ par. 1 kodeksu wykroczeń.

Zaświadczenie o wpisie jest wyłącznie potwierdzeniem zgłoszenia działalności gospodarczej i dokonania wpisu. Dokument ten nie potwierdza faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej (wyrok NSA z 25 września 2007 r., II GSK 135/07, Legalis).

Dane z wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej organ ewidencyjny niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni od dnia dokonania wpisu, przesyła do wskazanego przez przedsiębiorcę naczelnika urzędu skarbowego, właściwego urzędu statystycznego oraz właściwej jednostki terenowej ZUS albo Centrali KRUS wraz z kopią zaświadczenia o wpisie w ewidencji działalności gospodarczej.

Jedną z podstaw odmowy wpisu jest sytuacja, gdy zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy. Chodzi w tym przypadku o działalność wytwórczą w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowania przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów.

Zgodnie zaś z art. 41 par. 2 k.k. sąd może orzec zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej w razie skazania za przestępstwo popełnione w związku z prowadzeniem takiej działalności, jeżeli dalsze jej prowadzenie zagraża istotnym dobrom chronionym prawem (por. wyrok WSA w Warszawie z 3 września 2008 r. VIII, SA/Wa 184/2008, LexPolonica nr 2050785).

Zachowanie formy decyzji administracyjnej dla wyrażenia odmowy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej jest konieczne, ponieważ forma ta jest wymagana przy rozstrzyganiu o prawach i obowiązkach strony. Odmowa wpisu zaś oznacza stwierdzenie przez organ ewidencyjny braku po stronie wnioskodawcy prawa do wykonywania działalności gospodarczej, bądź też występowania przyczyny formalnej uniemożliwiającej dokonanie wpisu albo braku obowiązku zgłoszenia.

Powyższa decyzja może być wzruszona w trybie postępowania odwoławczego przed samorządowym kolegium odwoławczym. Natomiast po wyczerpaniu postępowania instancyjnego decyzje obu organów mogą być przedmiotem skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej może być ustanowiony przez organ administracji lub przez sąd tylko w przypadkach określonych prawem.

Od 20 września 2008 r. w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej wprowadzona została instytucja zawieszenia działalności gospodarczej. Ma ona ograniczony zakres zastosowania. Odnosi się bowiem jedynie do przedsiębiorców niezatrudniających pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Nie dotyczy także prowadzenia działalności gospodarczej wraz ze wspólnikami spółki cywilnej, którzy nie wystąpili również z wnioskiem o zawieszenie działalności gospodarczej.

Ograniczenie czasowe dotyczące zawieszenia działalności gospodarczej wynosi od jednego do 24 miesięcy, oznaczonych w zgłoszeniu informacji o zawieszeniu. Przedsiębiorca może wskazać w tym przedziale na dowolny okres zawieszenia. Trwa ona od dnia złożenia wniosku lub od późniejszego dnia wskazanego we wniosku do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, ale nie dłużej niż przez okres 24 miesięcy.

Wprowadzenie tej instytucji pociąga za sobą również konieczność wznowienia tej działalności gospodarczej. Może to nastąpić w dowolnym momencie okresu zawieszenia, ale nie później niż po upływie 24 miesięcy od dnia zawieszenia.

Ustawa nie zakłada, że wznowienie zawieszonej działalności nastąpi automatycznie po upływie tego okresu. Jeżeli po upływie 24 miesięcy od dnia zawieszenia przedsiębiorca nie poinformuje o wznowieniu działalności gospodarczej, to wówczas organ ewidencyjny (po uprzednim pisemnym wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego 30-dniowego), dokona z urzędu wykreślenia tej działalności z ewidencji.

Zarówno zawieszenie, jak i wznowienie działalności gospodarczej zawsze następują na wniosek przedsiębiorcy. Składa się go w organie właściwym do prowadzenia ewidencji. Wniosek powinien wówczas odpowiadać ogólnym wymaganiom oraz zawierać oświadczenie przedsiębiorcy, że nie zatrudnia pracowników. Przedsiębiorca nie musi w żaden sposób uzasadniać swojej decyzji o zawieszeniu działalności gospodarczej ani też uzyskać uprzednio zgody jakiegokolwiek organu.

Postępowanie w sprawie wpisu informacji o zawieszeniu lub wznowieniu zawieszonej działalności przebiega na podstawie przepisów właściwych dla dokonywania wpisu, zmiany wpisu lub wykreślenia z ewidencji lub rejestru. Pod względem materialnym dokonanie wpisów jest poświadczone przez właściwy organ przez wydanie zaświadczenia. Natomiast jeśli dokonanie wpisu jest niemożliwe, organ ten wydaje decyzję o odmowie.

Po zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie będzie musiał składać deklaracji rozliczeniowej i opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne. Spowoduje to jednak utratę prawa do świadczeń krótkoterminowych (np. zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego), jednorazowych (odszkodowania za wypadek przy pracy) oraz obniży świadczenia długoterminowe (emeryturę, rentę).

Przez 30 dni od zawieszenia działalności przedsiębiorca ma jeszcze prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych. Po upływie tego czasu, a więc już w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca będzie mógł opłacać składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne lub rentowe. Musi to jednak czynić terminowo (do dziesiątego dnia następnego miesiąca) i w pełnej wysokości, pod groźbą wyłączenia z ubezpieczenia.

W zakresie prawa podatkowego możliwość zawieszenia działalności gospodarczej skutkuje zwolnieniem przedsiębiorcy z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy oraz składania deklaracji VAT. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia natomiast przedsiębiorcy od obowiązków w zakresie: złożenia rocznego zeznania podatkowego, zapłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych lub od osób prawnych bądź ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jak również od rozliczenia VAT. Podatnik rozliczający się w formie karty podatkowej zwolniony jest zaś od obowiązku zapłaty podatku w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień zawieszenia działalności gospodarczej. W zakresie opłacania karty podatkowej istnieje zresztą możliwość wyboru przerwy lub zawieszenia, przy czym przerwa w działalności nie może trwać dłużej niż 10 dni.

● oznaczenie przedsiębiorcy oraz jego numer ewidencyjny PESEL, o ile taki posiada,

● numer NIP przedsiębiorcy, o ile taki posiada,

● oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca,

● określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),

● wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

● numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca posiada.

Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej.

●oznaczenie przedsiębiorcy oraz jego numer ewidencyjny PESEL, o ile taki posiada;

●oznaczenie miejsca zamieszkania i adres przedsiębiorcy;

●wskazanie okresu, na jaki następuje zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej.

●oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników.

●prawomocnie orzeczono zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

●zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy lub

●zawiera braki formalne, które mimo wezwania nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie,

Leszek Jaworski

leszek.jaworski@infor.pl

Art. 7a-7c ustawy z 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. nr 101, poz. 1178 z późn. zm.).

Art. 14 ust. 1 i 2, art. 14a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.).