Można powołać wspólną kancelarię dla kilku jednostek

Niekoniecznie każda jednostka samorządowa, w której występują informacje niejawne oznaczone klauzulą "tajne" lub "ściśle tajne", musi mieć własną kancelarię tajną. Wprawdzie ustawa o ochronie informacji niejawnych zobowiązuje kierowników jednostek organizacyjnych, w których są przetwarzane takie informacje, do utworzenia kancelarii tajnej (art. 42 ust. 1) to ustawodawca, w uzasadnionych przypadkach, dopuścił możliwość obsługiwania dwóch lub więcej jednostek przez jedną kancelarię tajną (art. 42 ust. 3).

Uzasadnieniem dla przyjęcia takiego rozwiązania będzie przede wszystkim racjonalizacja nakładów i działań. Na przykład wspólna kancelaria tajna może mieć rację bytu w przypadku, gdy kilka jednostek organizacyjnych dzieli tę samą siedzibę, a liczba przetwarzanych dokumentów niejawnych nie jest zbyt duża. Kancelaria w jednostce samorządu terytorialnego może również obsługiwać podmioty podległe lub nadzorowane, zwłaszcza te, w których informacje niejawne są przetwarzane sporadycznie. O zleceniu kancelarii tajnej obsługi innej jednostki organizacyjnej mogą też zdecydować zdarzenia nadzwyczajne, takie jak zniszczenie siedziby w wyniku pożaru czy klęski żywiołowej.

Do utworzenia wspólnej kancelarii tajnej nie wystarczy jednak zgodna wola zainteresowanych jednostek. Trzeba spełnić określone w ustawie warunki (art. 42 ust. 3). Po pierwsze należy uzyskać zgodę Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Wniosek do ABW w tej sprawie powinien być zatem dobrze uzasadniony. Po drugie - kierownicy właściwych jednostek organizacyjnych powinni określić obsadę i zasady finansowania wspólnej kancelarii. Zgodnie z wolą ustawodawcy kancelaria tajna podlega pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych i jest obsługiwana przez pracowników pionu ochrony, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej podległej temu pełnomocnikowi (art. 42 ust. 4). Wzajemne relacje pełnomocników ochrony z poszczególnych jednostek organizacyjnych, a także ich zwierzchnictwo nad pracownikami kancelarii tajnej powinno określić odpowiednie porozumienie kierowników jednostek. Przy czym zasady te należałoby ustalić przed wystąpieniem do ABW o wyrażenie zgody na utworzenie wspólnej kancelarii tajnej, gdyż nie ulega wątpliwości, że aspekt ten będzie istotnym elementem wpływającym na rozstrzygnięcie ABW, która w praktyce ma pełną swobodę decydowania (brak jakichkolwiek regulacji w tym zakresie).

Na zakończenie należy zwrócić uwagę również na to, że pracownicy wspólnej kancelarii tajnej mogą obsługiwać dokumenty niejawne przetwarzane przez inne jednostki organizacyjne. Jeżeli zatem w kancelarii będą rejestrowane, przechowywane, przekazywane i udostępniane dokumenty o klauzuli "ściśle tajne", to wszyscy pracownicy kancelarii powinni mieć poświadczenie bezpieczeństwa do tego poziomu, nawet gdyby w macierzystej jednostce organizacyjnej przetwarzane były tylko informacje z klauzulą "tajne".

Dorota Jęda

dgp@infor.pl

Ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228).