O przewadze zwrotki białej nad żółtą

Coraz więcej organów administracji publicznej stosuje przy doręczaniu pism zwrotne potwierdzenia odbioru (tzw. zwrotki lub ZPO) dopasowane do wymogów ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267, dalej k.p.a.), czyli tzw. białe zwrotki. Konieczność ich stosowania nie wynika bezpośrednio z przepisów cytowanej ustawy. Dlatego często można się spotkać również ze zwrotkami koloru żółtego dostarczanymi przez Pocztę Polską.

Podstawowe zasady doręczania

Podstawowe zasady doręczania pism przez organy administracji publicznej określa k.p.a. Pominąwszy kwestię doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 39 cytowanej ustawy, doręczenie następuje za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez pracowników organu lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Pisma doręcza się w szczególności stronie lub jej pełnomocnikowi. Ustawa dopuszcza także możliwość doręczenia ich za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu (art. 43 k.p.a.). Wiąże się to z dwoma zastrzeżeniami. Po pierwsze osoby te muszą podjąć się doręczenia pisma adresatowi, po drugie w przypadku dostarczenia pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Drugiego z zastrzeżeń nie stosuje się przy doręczeniu pisma dorosłemu domownikowi. Co istotne, k.p.a. nie nakazuje, aby pisma doręczane były z wykorzystaniem zwrotnych potwierdzeń odbioru. Wskazuje jedynie na konieczność pokwitowania (art. 39) oraz potwierdzenia przez odbierającego doręczenia mu pisma jego własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia (art. 46 par. 1 k.p.a.). Nie nakazuje zaś doręczania pism z wykorzystaniem zwrotek. Należy więc uznać, że w przeważającej liczbie przypadków zgodne z obowiązującymi przepisami będzie nie tylko doręczenie pisma z wykorzystaniem zwrotki żółtej, lecz także po prostu za pomocą przesyłki pocztowej rejestrowanej (listu poleconego), która jedynie opcjonalnie może zostać doręczona za potwierdzeniem odbioru.

Znaczenie doręczania pism z wykorzystaniem wskazanych środków jest o tyle ważne, że data doręczenia pisma np. decyzji czy postanowienia określa czas przysługujący stronie na wniesienie odwołania lub zażalenia. Wiedza o dniu odbioru pisma jest więc niezbędna dla organu, by określić, czy wniesione zostały w terminie określonym przepisami k.p.a. Problem dla organu pojawić się może w przypadku chęci doręczenia pisma z wykorzystaniem zwykłego listu poleconego lub z wykorzystaniem żółtej zwrotki w trybie określonym w art. 43 k.p.a. Przepis ten bowiem wyraźnie wskazuje na konieczność zobowiązania się osoby odbierającej pismo do doręczenia go adresatowi. "Żółta zwrotka", choć zawiera miejsce na podpis osoby odbierającej pismo, nie zawiera jednocześnie możliwości zobowiązania się do doręczenia pisma adresatowi przez osobę trzecią. Tym samym doręczenie pisma np. bratu jego adresata, podpisanemu na "żółtej zwrotce", skutkować może zarzutami strony, których organ nie będzie niekiedy w stanie obalić. Warto wskazać w tym miejscu na orzecznictwo sądowe. Zgodnie z nim:

w"jeśli przesyłkę odebrał dorosły domownik strony, to z uwagi na brak adnotacji o podjęciu się przez niego doręczenia przesyłki stronie, nie ma podstaw do przyjęcia, że dorosły domownik zobowiązanie takowe podjął, a zatem tryb zastępczy nie jest w pełni dochowany" - wyrok WSA w Łodzi z 27 marca 2013 r. (sygn. akt III SA/Łd 85/13),

w"jeżeli na odwrocie poświadczenia odbioru pisma nie podkreślono, że doręczenia dokonano dorosłemu domownikowi, zaznaczając lub wskazując jednocześnie, że osoba ta podjęła się oddać przesyłkę adresatowi, to doręczenie nie spełnia wymogów z art. 40 par. 1 ani z art. 43 k.p.a." - wyrok WSA we Wrocławiu z 29 czerwca 2011 r. (sygn. akt II SA/Wr 275/11),

w"z treści przepisu art. 43 k.p.a. nie wynika, że norma prawna w nim zawarta wymaga, aby "podjęcie się oddania pisma adresatowi" miało formułę wyraźnego oświadczenia, z którego treści wynika zgoda odbiorcy na przyjęcie pisma i zobowiązanie do osobistego oddania go adresatowi. Dla skutecznego doręczenia pisma wystarczy, aby na podpisywanym przez domownika potwierdzeniu odbioru pisma znajdowała się informacja, że doręczenie następuje, jeżeli osoba ta podjęła się oddania pisma adresatowi" - wyrok NSA w Warszawie z 18 stycznia 2012 r. (sygn. akt II OSK 2070/10).

Z drugiej jednak strony warto wskazać także na wyrok WSA w Krakowie z 9 listopada 2011 r. (sygn. akt III SA/Kr 1315/10). Zgodnie z nim z art. 43 k.p.a. nie wynika, że domownik ma złożyć oddzielne oświadczenie, iż zobowiązuje się do oddania przesyłki adresatowi. Wymóg taki, jak wskazuje sąd, nie wynika z przepisów ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529), ani z przepisów wykonawczych. Sąd podkreślił przy tym, że na blankiecie pokwitowania odbioru brak jest oddzielnej rubryki na złożenie oświadczenia osoby przyjmującej przesyłkę, iż zobowiązuje się ona do oddania jej adresatowi. Tym samym na pokwitowaniu ma się znajdować jedynie czytelny podpis ze wskazaniem, które pozwoli zidentyfikować daną osobę jako domownika adresata.

Przytoczyć w tym miejscu warto jeszcze jedno orzeczenie. Zgodnie z postanowieniem NSA w Warszawie z 23 września 2011 r. (syg. akt II OZ 840/11) "okoliczność, iż osoba, której wręczono pismo za pokwitowaniem, nie oddała pisma adresatowi, nie ma wpływu na skuteczność doręczenia zastępczego, którego warunki określa art. 43 k.p.a.".

Sam fakt istnienia rozbieżności w orzecznictwie wskazywać może na konieczność przeanalizowania zasadności wprowadzenia stosownych zwrotek w urzędzie.

Jak określić wzór

Niewątpliwa przewaga, z punktu widzenia organów administracji publicznej, zwrotek żółtych nad białymi polega na tym, że operator pocztowy dostarcza je nieodpłatnie. Uznać więc należy w związku z tym, iż jeżeli przepisy nie zabraniają ich użycia, to w niektórych sytuacjach ich zastosowanie może być zasadne (np. w przypadku skarg i wniosków). Co do zasady zaś białe zwrotki powinny być wykorzystywane w przypadku doręczenia decyzji i postanowień administracyjnych. Pewnym problemem może się okazać brak aktu wykonawczego do k.p.a., który określałby wzór takiej zwrotki. Zwrócić należy uwagę, że rozporządzenia takie funkcjonują w odniesieniu do postępowania cywilnego (patrz: rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U. nr 190, poz. 1277 z późn. zm.) oraz postępowania karnego - rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz.U. nr 108, poz. 1022). Wzór zwrotek żółtych Poczty Polskiej określa natomiast regulamin świadczenia powszechnych usług pocztowych.

Przepisy k.p.a, jak wynika z orzecznictwa, nie określają wzoru zwrotki. Jego ustalenie zależy więc w sporym stopniu od potrzeb organu chcącego z nich korzystać. Tworząc własny wzór, można przy tym skorzystać z wzorów określonych w wyżej wymienionych. rozporządzeniach. Wspomnieć także należy, że wiele wzorów dostępnych jest także w internecie (w szczególności pod nazwą druków akcydensowych k.p.a.). Średnia cena zakupu takiej zwrotki w internecie kształtuje się w granicach kilkunastu groszy. Opracowując własny wzór należy pamiętać, że istotnym przeznaczeniem zwrotki powinna być możliwość doręczenia pisma za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu. Tym samym jej treść powinna odpowiadać wymaganiom k.p.a. Taki wzór przedstawiamy wyżej.

WAŻNE

Żółta zwrotka, choć zawiera miejsce na podpis osoby odbierającej pismo, nie zawiera możliwości zobowiązania się do doręczenia pisma adresatowi przez osobę trzecią

@RY1@i02/2014/009/i02.2014.009.088000500.803.jpg@RY2@

dr Jacek Murzydło

starszy specjalista ds. prawnych, OUG Poznań