Nie można ograniczać formy przekazania dokumentów

Sąd Okręgowy w Kaliszu w wyroku z 26 marca 2015 r. (sygn. akt II Ca 675/14) rozstrzygnął skargę wniesioną przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 listopada 2014 r. (sygn. akt KIO 2241/14), w którym zakwestionowano rozstrzygnięcie polegające na oddaleniu odwołania wykonawcy, który w wyniku wezwania do uzupełnienia oferty o dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu przesłał zamawiającemu żądane dokumenty w formie opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu pocztą elektroniczną w wymaganym terminie, uznając, iż składanie dokumentów drogą elektroniczną, wymagające korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem, jest możliwe wyłącznie w okolicznościach przewidzianych w art. 82 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, tj. wtedy, gdy zamawiający wyrazi zgodę na składanie ofert w postaci elektronicznej. Izba uznała, że skoro w prowadzonym postępowaniu zamawiający nie wyraził zgody na składanie ofert w postaci elektronicznej, a także w wezwaniu do uzupełnienia oferty o stosowne dokumenty zastrzegł, że muszą one zostać złożone w oryginale, dokumenty te winny być złożone w formie pisemnej (oryginału). Tym samym Izba uznała, że wykonawca nie uzupełnił oferty o dokumenty w wymaganym terminie, i zaaprobowała wykluczenie przez zamawiającego tego wykonawcy z udziału w postępowaniu z powodu niewykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Na podjęte przez KIO rozstrzygnięcie skargę złożył do sądu okręgowego właściwego dla siedziby zamawiającego prezes Urzędu Zamówień Publicznych, działając na podstawie uprawnień określonych w art. 198b ust. 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Wola zamawiającego to nie prawo

W wyroku z 26 marca 2015 r. sąd okręgowy stwierdził, że nie akceptuje poglądu KIO, iż o formie składanych przez wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w przetargu decyduje wola zamawiającego. W ocenie sądu nie jest również trafny pogląd, że zamawiający jest uprawniony do wskazywania w wezwaniu do złożenia dokumentów, w sposób kształtujący prawa i obowiązki wykonawcy, formy pisemnej dokumentów (oryginałów), jeżeli dopuszczalna jest równorzędna forma elektroniczna. Błędne jest w konsekwencji stanowisko składu orzekającego KIO, że zarówno oferta, jak i dokumenty potwierdzające spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy wymagań są tymi dokumentami, których forma regulowana jest w postanowieniach art. 82 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, a w konsekwencji, że o ich formie w postaci elektronicznej decyduje zgoda zamawiającego, a jej brak determinuje obowiązek składania dokumentów jedynie w formie pisemnej.

W uzasadnieniu wyroku sędziowie podkreślili, że ustawa - Prawo zamówień publicznych przewiduje dla określonych czynności oraz dokumentów odrębne formy. Systematyzując je, należy wskazać, że ustawodawca przewidział odrębną formę dla oferty i jej załączników odrębną dla oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału wykonawcy oraz pełnomocnictw, a wreszcie odrębną formę dla oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji.

I tak dla:

● oferty (rozumianej jako formularz i załączniki) postanowienia art. 82 ust. 2 ustawy p.z.p. zastrzegają dla niej formę pisemną albo, za zgodą zamawiającego, formę elektroniczną, tj. opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu;

● oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz pełnomocnictw (art. 25 ust. 1 i art. 26 ust. 1 ustawy p.z.p.) forma ich została przewidziana w przepisie wykonawczym, tj. w par. 7 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231). Zgodnie wskazanym przepisem dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny one być opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zamawiający w odniesieniu do tych dokumentów nie ma uprawnienia do wyboru ich formy, lecz żądania przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu i to wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu, jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości;

● oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji zamawiającego i wykonawcy - formę przewidzianą w art. 27 ust. 1 ustawy p.z.p. wyłącznie dla tych czynności nieobjętych przedmiotem art. 25 ust. 1 i art. 26 ust. 1 w zakresie opisanym powyżej. Dokumenty przekazywane są, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Wyboru, jedynie co do formy, zamawiający dokonuje w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Ustalając powyższe, sędziowie sądu okręgowego zwrócili jednocześnie uwagę, że każda z wyżej wskazanych form jest autonomiczna dla wskazanych w ustawie - Prawo zamówień publicznych czynności postępowania lub dokumentów. Z uwagi na wyczerpujący zakres regulacji każdej z form nie mogą być dowolnie zastępowane przez inną, w oparciu o odpowiednie stosowanie któregokolwiek ze wskazanych powyżej przepisów.

Bezpieczny podpis elektroniczny

W rozpatrywanej sprawie nie budziło wątpliwości sądu okręgowego, że ze względu na przedmiot dokumentów, do których złożenia w toku postępowania o zamówienie publiczne został wezwany wykonawca, nie można uznać, iż stanowią one dokumenty oferty (także jako jej załączniki), a wyłącznie dokumenty potwierdzające spełnianie przez wykonawców warunków udziału w przetargu. Te zaś zgodnie z par. 7 wyżej wskazanego rozporządzenia powinny być złożone w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku zaś składania ich w formie elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podkreślenia wymaga również, że zamawiającemu nie przysługiwało zatem ograniczanie w wezwaniu sposobu wykazywania warunków udziału w przetargu do jakiejkolwiek formy dokumentów przez wybór, w jakiej powinny zostać złożone. Zamawiający natomiast mógł jedynie zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, i to wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu zostałaby uznana za nieczytelną lub budziłaby wątpliwości co do jej prawdziwości, co nie wynikało z okoliczności ustaleń w rozpatrywanej sprawie.

Działanie zamawiającego pozbawiające skutków czynności złożenia przez wykonawcę dokumentów w formie elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym było wadliwe, ograniczało bowiem wykonawcę w wyborze dopuszczalnej prawem formy, w jakiej dokument mógł być złożony.

W rezultacie skoro czynność wykonawcy była co do terminu i formy prawnie skuteczna, brak było podstaw faktycznych, jak i prawnych do dokonania przez zamawiającego wykluczenia z postępowania tegoż wykonawcy.

Działanie zamawiającego pozbawiające skutków czynności złożenia przez wykonawcę dokumentów w formie elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym było wadliwe, ograniczało bowiem wykonawcę w wyborze dopuszczalnej prawem formy, w jakiej dokument mógł być złożony

Marek Okniński