ZUS kontroluje płatników na wyrost. I znów rządzi się swoimi prawami

Sprawę wyjaśni ministerstwo

Jeden z ważnych urzędników w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapewnia nas, że w resorcie sprawa zostanie przeanalizowana.

- Za wcześnie na jednoznaczne deklaracje. Trzeba też sprawdzić skalę ewentualnego problemu. Jeśli okaże się, że sprawa jest istotna, najprawdopodobniej będzie nowelizacja przepisów - słyszymy.

Sprawa zaś jest istotna. Z naszych informacji wynika, że tylko w ostatnich miesiącach dotyczy setek firm.

W czym rzecz? Najkrócej mówiąc, w tym, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozszerza swoje uprawnienia kontrolne względem prowadzących biznes, a konkretnie - wydłuża czas prowadzenia kontroli ponad normy zawarte w przepisach.

W tym zakresie kluczowy przepis to art. 83 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.; dalej: u.s.d.g.). Stanowi on, że czas trwania kontroli wszystkich organów w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,

2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,

3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,

4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Istotna wielkość przedsiębiorstwa

Intencja ustawodawcy była więc jasna: uzależnić uciążliwość, która spotyka prowadzącego działalność gospodarczą, od wielkości biznesu. W art. 104-106 u.s.d.g. zdefiniowano pojęcia użyte w art. 83 ust. 1.

Kto jest kim ⒸⓅ

● zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

● osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro.

● zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz

● osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 mln euro.

● zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz

● osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro.

AGP

Jednym z kryteriów jest więc wielkość przedsiębiorstwa w przeliczeniu na etaty. Rzecz w tym, że ustawodawca posłużył się pojęciem "pracownik", podczas gdy w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej nie zostało ono zdefiniowane.

I tu pojawia się problem: czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien posługiwać się definicją zawartą w ustawie z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.), czy tą znajdującą się w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.; dalej: ustawa systemowa)?

Kodeksowa definicja pracownika znajduje się w art. 2. Zgodnie z nią pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Definicja zawarta w ustawie systemowej jest szersza. Zgodnie z nią można za pracowników uznać także zleceniobiorców, a nawet w niektórych przypadkach wykonujących dzieło (art. 8 ust. 2a).

To oznacza, że wybór danego reżimu w kontekście kontroli dla wielu przedsiębiorców jest kluczowy. Przykład? Firmy z branży ochroniarskiej. W tego typu podmiotach niewiele osób jest zatrudnionych na umowach o pracę, za to zleceniobiorców świadczących usługi w terenie są nawet tysiące. W większości firm kontrole powinny więc trwać maksymalnie 12-18 dni. Chyba że zastosuje się definicję pracownika z ustawy systemowej - wówczas kontrolerzy ZUS mogą przebywać u przedsiębiorcy nawet 48 dni w ciągu roku.

I ZUS właśnie z tego założenia wychodzi. W doręczanych przedsiębiorcom postanowieniach wskazuje, że stosowana przez niego jest "definicja pracownika zawarta w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która dla celów ubezpieczeń społecznych jest pojęciem szerszym, niż wynikałoby to z definicji zawartej w kodeksie pracy". A czynności kontrolne podejmowane u przedsiębiorców - w ocenie organu rentowego - bez wątpienia wpisują się w potrzebę zapewnienia przestrzegania przepisów ubezpieczeniowych.

"Zakład, wykonując zadania unormowane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, stoi na straży równego traktowania ubezpieczonych, co w konsekwencji oznacza, że warunki objęcia systemem ubezpieczeń społecznych dotyczą wszystkich osób wykonujących pracę bez względu na nazwę umowy łączącej strony" - można przeczytać w części pism wysyłanych przez organ rentowy.

Błędna wykładnia organu rentowego

Eksperci przekonują jednak, że urzędnicy dopuszczają się co najmniej nadinterpretacji przepisów.

- ZUS zasłania się koniecznością równego traktowania ubezpieczonych, ale przecież nie w tym problem. Nie budzi niczyich wątpliwości, że w toku kontroli może sprawdzać status nie tylko zatrudnionych na umowy o pracę, lecz także zleceniobiorców. Rzecz w tym, by działania krócej trwały - zwraca uwagę Dorota Wolicka, dyrektor biura interwencji w Związku Przedsiębiorców i Pracodawców. Jej zdaniem art. 83 ust. 1 u.s.d.g. ma charakter gwarancyjny dla obywateli. Skoro więc art. 104-106 u.s.d.g. nie stanowią jasno, że na potrzeby kontroli przeprowadzanej przez organ rentowy "pracownik" powinien być definiowany zgodnie z ustawą systemową, należy przyjąć wykładnię korzystną dla przedsiębiorców, a nie państwowej instytucji.

Podobnie uważa dr Tomasz Lasocki z Katedry Prawa Ubezpieczeń Wydziału Prawa i Administracji UW. Twierdzi on, że powszechnie przyjmuje się, że w razie braku definicji pojęcia "pracownik" w którejś z ustaw należy stosować definicję zawartą w kodeksie pracy.

- W przepisach ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nakazuje się obliczanie wielkości zatrudnienia w odniesieniu do etatów z pominięciem osób przebywających na różnych rodzajach urlopów pracowniczych. To zdecydowanie skłania do odwoływania się do definicji pracownika z kodeksu pracy, a nie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - podkreśla dr Lasocki. I dodaje, że twierdzenie ZUS, iż każdy zatrudniony w ramach umowy cywilnoprawnej może być przecież pracownikiem, jest niedopuszczalne z prawnego punktu widzenia. Wymagałoby to bowiem przyjęcia z góry założenia, że przedsiębiorcy oszukują. Zasadą zaś musi być zaufanie do prowadzących biznes.

Eksperci więc są jednomyślni: ZUS jedynie szuka uzasadnienia dla swojej nieprawidłowej praktyki. Sęk w tym, że wcale nie musi jej zmieniać.

Powód? Dr Tomasz Lasocki zaznacza, że choć przekroczenie dopuszczalnego czasu kontroli jest niezgodne z prawem, to naruszenie normy przez organ nie powoduje ani nieważności dotychczasowych czynności, ani braku możliwości wykorzystania faktów ustalonych po przekroczeniu ustawowego terminu. - Brak jest zatem skutecznych instrumentów wyegzekwowania przestrzegania przepisu - spostrzega dr Lasocki.

Ten mankament, który osłabia gwarancyjny charakter art. 83 ust. 1 u.s.d.g., dostrzegło także Ministerstwo Rozwoju. W ramach pakietu ustaw Konstytucja biznesu (trafiły one w ostatnich dniach pod obrady Stałego Komitetu Rady Ministrów) procedowany jest akt prawny przewidujący powołanie nowej instytucji - rzecznika przedsiębiorców. Jego podstawową kompetencją ma być możliwość wstrzymywania kontroli, gdy tylko dostrzeżone zostanie, że czynności są podejmowane niezgodnie z prawem (czyli np. po przekroczeniu limitu czasu na kontrolę).

- To świetny pomysł, choć sądzę, że powinien zostać do ustawy wpisany bezpiecznik w postaci zobowiązania organu kontrolnego do natychmiastowego wstrzymania kontroli na żądanie rzecznika wyrażone np. e-mailem - twierdzi Dorota Wolicka. Obawia się, znając obieg informacji w wielu urzędach, że może się okazać, iż decyzja o wstrzymaniu kontroli zostanie wykonana długo po jej zakończeniu. - Oczywiście niezbędne też będzie, aby rzecznik przedsiębiorców miał odpowiedni budżet na zatrudnienie specjalistów. Wówczas istnieje szansa realnej pomocy przedsiębiorcom - przewiduje Wolicka.

PYTANIA DO EKSPERTA

Nielegalnie pozyskiwane dowody

@RY1@i02/2017/189/i02.2017.189.183001200.801.jpg@RY2@

Dr Katarzyna Kalata prezes Helpdesku Kadrowego

Jak należy definiować pracownika w świetle przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej?

Artykuł 109 u.s.d.g. określa, jak obliczać średnie zatrudnienie w przeliczeniu na etat. Zatem bez żadnej wątpliwości pod pojęciem pracownika w myśl tej ustawy należy przyjąć definicję z art. 2 kodeksu pracy. Zbyt szerokie rozumienie pojęcia pracownika i uwzględnienie w definicji również zleceniobiorców jest nieprawidłowe.

Niestety obecnie powszechną praktyką ZUS jest nadinterpretacja powyższego pojęcia, co prowadzić może do bezprawnego wydłużania dni kontroli, a wtedy organ może pozyskać materiał dowodowy w sposób nielegalny.

Organ rentowy stoi na stanowisku, że za pracownika należy również przyjąć ubezpieczonych, a zatem także osoby współpracujące z płatnikiem na podstawie umów zlecenia. ZUS w sprawach tego typu powołuje się na art. 8 ust. 2a ustawy systemowej i uznaje, że dla celów ubezpieczeń społecznych definicję pracownika należy rozumieć w sposób szerszy niż w kodeksie pracy. Definicja ta mogłaby być zastosowana, ale tylko w sytuacji gdyby organ wykazał, że praca świadczona na podstawie umowy cywilnoprawnej jest pracą na rzecz pracodawcy. Organ opiera swoją argumentację jedynie na pierwszej części definicji z art. 8 ust. 2a ustawy systemowej, a mianowicie że pracownikiem jest zleceniobiorca lub inna osoba wykonująca pracę na podstawie umowy o świadczenie usług, do której stosuje się zgodnie z kodeksem cywilnym przepisy dotyczące zlecenia. Jednak aby można było mówić o pracowniku zgodnie z definicją wyrażoną w tym przepisie, należy spełnić przecież dwie przesłanki - kumulatywne. Druga polega na zawarciu umowy ze swoim pracownikiem lub nie bezpośrednio z pracownikiem, ale z podmiotem trzecim, i wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy.

Czy organ rentowy może prowadzić przesłuchania ubezpieczonych w ramach pomocy prawnej niezależnie od faktu wstrzymania kontroli?

Moim zdaniem nie. Takie działanie jest rażącym naruszeniem przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wszystkie czynności zlecone w ramach pomocy prawnej powinny również być wstrzymane do czasu rozpatrzenia sprzeciwu. Niedopuszczalna jest interpretacja, że czynności wykonywane w ramach pomocy prawnej mają byt odrębny i nie są związane z czynnościami kontrolnymi (jak w wielu swoich rozstrzygnięciach stwierdza ZUS), gdyż gdyby kontrola u płatnika nie była wszczęta, ZUS również samoistnie nie prowadziłby przesłuchań w ramach pomocy prawnej. Działania te są ze sobą sprzężone, więc tłumaczenie, że to zupełnie inne czynności, jest zupełnie nieprzekonujące.

Czy można przesłuchiwać ubezpieczonych bez obecności przedstawiciela płatnika? Do tego bowiem z reguły prowadzi robienie tego w ramach pomocy prawnej.

Nie, nie można. Jest to sytuacja sprzeczna z obecnie obowiązującymi przepisami. Rażąco narusza art. 89 ust. 4, 5, 6 u.s.d.g., gdyż pozbawia płatnika możliwości czynnego udziału w czynnościach kontrolnych. To oznacza, że dowody pozyskane w taki sposób, jeśli będą miały istotny wpływ na wynik sprawy, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wyłącza obowiązek uprzedniego zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli w sytuacjach wskazanych w art. 79 ust. 2. Jeśli natomiast żadna z okoliczności wymienionych w tym przepisie nie miała miejsca, organ, nie informując o przesłuchaniu ubezpieczonych, narusza przepisy prawa. Naruszenie powyższych regulacji może prowadzić do uchylenia decyzji wydanej na podstawie dowodów pozyskanych w trakcie nieprawidłowo przeprowadzonej kontroli (tak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 28 stycznia 2015 r., sygn. akt. III SA/Wa 1095/14).

Poza tym przepisy są jednoznaczne. Zgodnie z art. 80 ust. 1 u.s.d.g. "czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej". Przesłuchanie ubezpieczonego jest taką czynnością.

Rozmawiał Patryk Słowik

Potrzeba matką zmiany

Opisywany problem ma też drugą stronę medalu. Eksperci przyznają, że choć ZUS w zakresie czasu trwania kontroli bez wątpienia powinien postępować zgodnie z prawem, to jednak w takiej sytuacji miałby duży problem. Bez względu bowiem na określoną w przepisach długość kontroli swoim postępowaniem sprawdzającym musi objąć nie tylko pracowników, lecz także inne osoby wykonujące pracę na rzecz danego przedsiębiorcy. Tymczasem jednolite zasady kontroli ujęte w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej są dostosowane do działań podejmowanych np. przez kontrolerów w zakresie ochrony środowiska, a już niekoniecznie do spraw podejmowanych przez organ rentowy, który musi przeanalizować tysiące dokumentów.

- Należałoby rozważyć, czy trzeba zmienić przepisy w odniesieniu do ZUS, tak aby czas trwania kontroli prowadzonych przez ten organ został wydłużony. W praktyce bowiem w przedziale czasowym zarezerwowanym dla pracowników kontrolerzy i tak muszą sprawdzać dokumentację większej liczby zatrudnionych, pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy - twierdzi dr Tomasz Lasocki.

Dodaje przy tym od razu, że takiego wyjątku na razie ustawodawca nie przewidział. A zgodnie z art. 9 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wykonując swoje zadania, w szczególności w zakresie nadzoru i kontroli, właściwy organ działa wyłącznie na podstawie i w granicach prawa, z poszanowaniem uzasadnionych interesów przedsiębiorcy.

W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej słyszymy, że być może właściwym pomysłem byłoby - z jednej strony - wyraźne wskazanie, że za pracownika w kontekście przeprowadzanych kontroli uważa się jedynie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, z drugiej zaś - wydłużenie czasu przysługującego na ich przeprowadzanie przez organ rentowy.

- Byłaby to forma kompromisu między interesami przedsiębiorców oraz państwa czuwającego nad prawidłowością zatrudnienia - mówi ważny urzędnik z resortu rodziny.

Dorota Wolicka z ZPP twierdzi jednak, że wydłużanie czasu kontroli dla poszczególnych organów to fatalny pomysł. - I to z trzech powodów. Po pierwsze, 48 dni roboczych kontroli rocznie to szmat czasu. Po drugie, gdy wydłużymy czas dla ZUS, zaraz znajdą się kolejne instytucje twierdzące, że one też wiele rzeczy muszą zweryfikować i im też się należy więcej. I wreszcie, po trzecie, prawo nie może być zbyt kazuistyczne. Nie można wymagać od przedsiębiorców, by się uczyli wszystkich wyjątków i wkuwali, do jak długiej kontroli mają prawo poszczególne organy - wyjaśnia Dorota Wolicka.

Wątpliwe, by na wydłużenie czasu kontroli zgodziło się Ministerstwo Rozwoju. Kwestia kontrolowania przedsiębiorców jest oczkiem w głowie wiceministra Mariusza Haładyja, odpowiedzialnego za pakiety 100 zmian dla firm, a także Konstytucja biznesu. W ramach ustawy - Prawo przedsiębiorców (obecnie nadal na etapie projektu), mającej stanowić trzon Konstytucji biznesu, proponuje się ułatwienie życia pracodawcom.

Z kolei już od 1 stycznia 2017 r. na mocy ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. z 2016 r. poz. 2255) obowiązuje profilowanie kontroli. To oznacza, że organy - w tym ZUS - są zobowiązane do stosowania systemu, który sprowadza się do tego, że w pierwszej kolejności sprawdzane powinny być te firmy, w których ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest największe.

- Chodziło o to, by uczciwi przedsiębiorcy byli rzadziej kontrolowani - mówił na łamach DGP wiceminister Mariusz Haładyj.

Trudno więc zakładać, by teraz była zgoda na przyznanie większych uprawnień organowi rentowemu.

@RY1@i02/2017/189/i02.2017.189.183001200.802(c).jpg@RY2@

ZUS sprawdza dużo i skutecznie

Rozróżnienia w siatce pojęciowej

Przedsiębiorcy żalą się na jeszcze jeden kruczek prawny wykorzystywany przez ZUS. Organowi rentowemu pomogło w tym orzecznictwo sądowe, w którym się podkreśla, że nie należy utożsamiać kontroli z postępowaniem kontrolnym. Sądy, w tym Naczelny Sąd Administracyjny, uznawały wielokrotnie że w ograniczeniu czasu trwania kontroli chodzi o zmniejszenie dolegliwości dla przedsiębiorców (m.in. wyrok NSA z 20 listopada 2012 r., sygn. akt II GSK 1593/11 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 5 sierpnia 2014 r., sygn. akt III SA/Gl 329/14). Trudno bowiem prowadzić działalność, gdy w budynku jednocześnie grasują obcy ludzie. To zaś oznacza, że w czas kontroli nie wlicza się okresu, gdy urzędnicy podejmują czynności niedotykające bezpośrednio weryfikowanego podmiotu.

@RY1@i02/2017/189/i02.2017.189.183001200.803.jpg@RY2@

Wyciąg z orzecznictwa

Interpretacja ta jednak jest dyskusyjna, gdy weźmie się pod uwagę przepisy o wstrzymaniu kontroli. Zgodnie z art. 84c ust. 5 u.s.d.g. w związku z art. 92a ustawy systemowej czynności kontrolne powinny być wstrzymane do czasu rozpatrzenia sprzeciwu złożonego przez przedsiębiorcę. Organ rentowy rzeczywiście tak robi, ale z pewnym wyjątkiem. Otóż nadal prowadzi przesłuchania ubezpieczonych w ramach pomocy prawnej. W praktyce wygląda to tak, że jeśli tylko pracownik mieszka w innej miejscowości niż pracodawca, jeden z oddziałów ZUS prosi o pomoc drugi. I ten przesłuchuje świadków niezależnie od tego, czy kontrola została wstrzymana, czy nie.

ZUS w swych stanowiskach przekonuje, że skoro prowadzone czynności w żaden sposób nie zakłócają funkcjonowania kontrolowanego płatnika składek, nie ma powodu, aby wstrzymywać podejmowane działania. Inaczej twierdzą prawnicy. Doktor Katarzyna Kalata, prezes Helpdesku Kadrowego, uważa, że wraz ze złożeniem sprzeciwu organ kontrolny powinien przerwać wszystkie działania. Tym bardziej że nie bez powodu w ustawie jest mowa o zaprzestaniu czynności kontrolnych, a nie przerwaniu samej kontroli.

Niezależnie od stanowisk organu rentowego zajmowanych w pismach do płatników o potwierdzenie obowiązującej interpretacji w odniesieniu do obydwu opisywanych nieprawidłowości poprosiliśmy także centralę ZUS. Pytaliśmy, jak należy definiować pracownika w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz czy w toku kontroli może być podjęta czynność przesłuchania ubezpieczonych bez obecności płatnika, jeśli ten ostatni życzy sobie obecności swojego przedstawiciela. Niestety do zamknięcia niniejszego wydania nie otrzymaliśmy odpowiedzi.

Interpelacja nr 13832 z 28 czerwca 2017 r. do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie wzmożonej liczby kontroli ZUS wobec podmiotów gospodarczych

W ostatnim czasie zgłaszają się do mnie przedsiębiorcy, którzy uskarżają się na wzmożone kontrole wobec podmiotów gospodarczych, przeprowadzane przez różne instytucje państwowe, takie jak urzędy skarbowe czy znajdujący się pod pani [Elżbiety Rafalskiej, minister rodziny, pracy i polityki społecznej - red.] nadzorem Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorcy zwracają uwagę, że wcześniej nie byli obiektem tak częstych i szczegółowych kontroli, które potrafią w znacznym stopniu utrudnić im normalne funkcjonowanie i pracę.

W świetle przedstawionych informacji, zgodnie z art. 20 ustawy z 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1605), proszę panią o odpowiedź na następujące pytania:

1. Jaka była liczba wykonanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroli wobec podmiotów gospodarczych w 2015 r. i 2016 r.?

2. Czy nie uważa pani, że wzmożone kontrole mogą przyczynić się do paraliżu działalności podmiotów gospodarczych?

W odpowiedzi na wystąpienie Pana Marszałka z 7 lipca 2017 r. znak: K8INT13832 przesyłające interpelację posła Michała Jarosa w sprawie wzmożonej liczby kontroli ZUS wobec podmiotów gospodarczych, w oparciu o stanowisko Pana Pawła Jaroszka, członka zarządu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uprzejmie wyjaśniam co następuje:

Kontrola płatników składek jest jednym z ustawowych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wynika z przepisów prawa. Zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j Dz.U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.), do zakresu działania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należy między innymi kontrola wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Kontrola wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych może obejmować w szczególności:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;

2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;

3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;

4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;

5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Kontrola ma charakter planowy, co oznacza, że jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli. Dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest prowadzoną analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały zlecone Zakładowi.

Odnosząc się do pytań zawartych w interpelacji Posła Pana Michała Jarosa, uprzejmie informuję, że w roku 2015 przeprowadzono 81 202 kontrole, a w roku 2016 przeprowadzono 79 068 kontroli. Liczby przeprowadzonych kontroli planowych nie mogą świadczyć o wzmożeniu kontroli płatników składek.

Ponadto czas prowadzenia kontroli przedsiębiorców jest limitowany ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 z późn. zm.) i zgodnie z art. 83 ust. 1 czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,

2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,

3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,

4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Wobec powyższego przedstawiona w interpelacji sugestia o paraliżu działalności podmiotów gospodarczych wydaje się być nieuzasadniona.

@RY1@i02/2017/189/i02.2017.189.183001200.804.jpg@RY2@

Patryk Słowik

patryk.slowik@infor.pl

@PatrykSlowik

ZUS chce wiedzieć wszystko

Zgłaszanie zatrudnionych do ubezpieczeń, opłacanie składek czy prowadzenie dokumentacji ubezpieczeniowej to niejedyne obszary zainteresowania organu rentowego. Jego kontrola może objąć wykonanie każdego obowiązku wynikającego z ustaw ubezpieczeniowych

Wizyty inspektora powinni się spodziewać głównie pracodawcy. Ci płatnicy, którzy nikogo nie zatrudniają, rzadko są sprawdzani.

ZUS może przeprowadzić kontrolę płatników, sprawdzając, czy prawidłowo wykonują obowiązki nałożone na nich przez przepisy ubezpieczeniowe. Kontrola może więc dotyczyć nie tylko przedsiębiorcy, lecz także każdego podmiotu, który ma status płatnika. W przypadku przedsiębiorców będą miały zastosowanie przepisy ustawy systemowej, ale także ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W przypadku płatników niebędących przedsiębiorcami przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej się nie stosuje.

Termin

Nie ma określonego terminu, w jakim każdy płatnik musi przejść kontrolę. Przepisy stanowią jedynie, że przeprowadza się ją z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Oznacza to, że ZUS stara się nie dopuścić do przedawnienia żądania składek albo zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń.

Jednak kontrolę płatników, którzy opłacają składki jedynie za siebie, ZUS przeprowadza jedynie w uzasadnionych przypadkach. Przepisy nie precyzują uzasadnionych przypadków, można jednak założyć, że taką podstawą do kontroli mogą być np. częste korekty rozliczeń.

Zasady

Szczegółowe zasady, jak przebiega kontrola ZUS, zawiera rozdział 10 ustawy systemowej oraz przepisy wykonawcze. Ustawa systemowa, co prawda, wymienia szczegółowo, co może być badane w trakcie kontroli, ale jest to tylko wyliczenie przykładowe. ZUS może zbadać realizację w zasadzie każdego obowiązku płatnika wynikającego z ustaw ubezpieczeniowych, nie tylko ustawy systemowej.

Co może inspektor Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;

dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;

zabezpieczać zebrane dowody;

żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;

legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

przesłuchiwać świadków;

przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

AGP

ⒸⓅ

Inspektor

Kontroli nie może przeprowadzić dowolny pracownik ZUS, ale tylko inspektor kontroli. Jest on powoływany na to stanowisko przez prezesa ZUS po spełnieniu dodatkowych wymagań określonych w ustawie systemowej. Inspektor może podlegać wyłączeniu od kontroli w danej firmie, jeśli zostaną stwierdzone okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu. Przepisy nie określają, czy okoliczności te wskazuje pracodawca inspektora (ZUS), czy też sam płatnik, ale z braku zastrzeżeń trzeba uznać, że mogą to zrobić obie strony. Płatnicy powinni też pamiętać, że inspektor jest zobowiązany do utrzymania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych. Obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia na tym stanowisku.

W kontroli może brać udział także pracownik ZUS, który dopiero przygotowuje się do egzaminu kwalifikującego.

Po zawiadomieniu

Jeśli płatnik jest przedsiębiorcą, to musi mu zostać doręczone zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Można ją wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, to ZUS musi skierować do przedsiębiorcy ponowne zawiadomienie. Jednak na jego wniosek można ją wszcząć nawet przed upływem 7 dni od zawiadomienia.

Kontrola wszczynana jest po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Co musi zawierać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

● podstawę prawną,

● jednostkę organizacyjną ZUS,

● datę i miejsce wystawienia,

● imię i nazwisko inspektora oraz numer jego legitymacji służbowej,

● dane kontrolowanego płatnika,

● datę rozpoczęcia kontroli i przewidywany termin jej zakończenia,

● zakres kontroli,

● podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

● pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

AGP

ⒸⓅ

Kontrola może być oficjalnie rozpoczęta dopiero po doręczeniu upoważnienia płatnikowi. Nieobecność przedsiębiorcy lub np. prezesa nie jest żadną przeszkodą, ponieważ inspektor może je wręczyć także osobie upoważnionej do prowadzenia spraw płatnika. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek.

W zakładzie pracy i nie tylko

Podczas kontroli inspektor ma prawo nieskrępowanego poruszania się po zakładzie pracy, co oznacza, że nie wymaga się od niego przepustki i nie przeprowadza się wobec niego rewizji osobistej, nawet jeśli taka jest przewidziana w regulaminie dla pracowników czy gości. Zasady te dotyczą nie tylko głównej siedziby płatnika, lecz także innych miejsc prowadzenia przez niego działalności oraz, o czym nie wszyscy pamiętają, miejsc prowadzenia działalności przez osoby trzecie (podwykonawców) w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Przepisy pozwalają na prowadzenie czynności kontrolnych także w innych miejscach, gdy płatnik nie zapewni odpowiednich warunków do ich przeprowadzenia, a także wtedy, gdy charakter czynności tego wymaga. Szczególnie ta ostatnia sytuacja określona jest bardzo szeroko, a stwierdzenie, że charakter czynności tego wymaga, należy w zasadzie do inspektora.

W przypadku przedsiębiorców zastosowanie będą miały przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którą kontrolę co do zasady przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego, miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub, za zgodą lub na wniosek kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez płatnika. Kontrola lub poszczególne jej czynności, za zgodą płatnika, mogą być przeprowadzane również w siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Dokumenty

Gdy inspektor podjął decyzję o przeprowadzeniu kontroli poza miejscem prowadzenia działalności przez płatnika, zażąda wydania ksiąg, dokumentów finansowych, osobowych itd. i zabierze je ze sobą do ZUS. Z przekazania dokumentów sporządzany jest protokół. Udostępnienie dokumentów do kontroli w ten sposób nie oznacza jednak, że płatnik nie będzie miał do nich wglądu przez tyle tygodni - w każdej chwili może na piśmie zwrócić się do inspektora o dostęp do wybranych dokumentów. Będzie mógł je jednak przejrzeć tylko w obecności inspektora.

Inspektor w trakcie kontroli może zgromadzone przez siebie dowody (najczęściej będzie chodziło o dokumenty) zabezpieczyć. Może to zrobić na jeden z trzech sposobów:

● przechować u płatnika, ale w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,

● opieczętować i oddać na przechowanie płatnikowi lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,

● zabrać ze sobą do jednostki organizacyjnej ZUS za potwierdzeniem odbioru.

O tym, kiedy dowody zostaną zwolnione, decyduje również inspektor kontroli.

Szybko i sprawnie

Przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wprost stanowią, że czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy ten wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli. Jak wspomniano jednak wcześniej, przepisy tej ustawy nie będą miały zastosowania do płatników niebędących przedsiębiorcami.

Prawo uczestnictwa

Warto pamiętać, że płatnik, ewentualnie osoba przez niego wskazana, ma prawo uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych. Płatnik i jego przedstawiciel mogą uczestniczyć chociażby w przesłuchaniu świadków lub przeprowadzaniu oględzin. ZUS powinien ich zawiadomić o czasie i miejscu tych czynności. Może się jednak zdarzyć, że niezbędne jest natychmiastowe podjęcie jakichś czynności, a wtedy można je przeprowadzić nawet bez obecności płatnika czy jego przedstawiciela. W tym przypadku także ocena sytuacji należy do inspektora.

@RY1@i02/2017/189/i02.2017.189.183001200.102(c).jpg@RY2@

Kontrola organu rentowego w firmie. Co trzeba wiedzieć

Protokół to nie decyzja

Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza z niej protokół, w której zawiera ustalenia poczynione w jej trakcie wraz z podaniem podstaw prawnych oraz dowody, na których je oparto. Protokół powinien zawierać także oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, która przeprowadzała kontrolę, inspektorów, płatnika, a także zakresu kontroli. Powinien się w nim znaleźć także m.in. czas trwania kontroli oraz pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżeń. Płatnik może je złożyć w terminie 14 dni od otrzymania protokołu.

Zastrzeżenia to nic innego jak poinformowanie inspektora, z jakimi ustaleniami płatnik się nie zgadza, należy przy tym wskazać środki dowodowe (np. konkretne dokumenty). Inspektor musi zastrzeżenia rozpatrzeć i w razie potrzeby może podjąć dodatkowe czynności kontrolne. W każdym razie płatnik powinien otrzymać pisemną informację, jak jego zastrzeżenia zostały rozpatrzone. Trzeba pamiętać, że to pismo nie jest decyzją - decyzja może dopiero zostać wydana. Może, ale nie musi, jeśli inspektor nie stwierdził naruszenia przepisów ubezpieczeniowych lub jeżeli naruszenia te nie powodują konieczności wydawania decyzji.

Anna Kwiatkowska

ekspert od ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 86-97 ustawy z 13 października 2017 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778).

Art. 77-84d ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).