Hybrydowe akta ksiąg wieczystych. Cyfryzacja ma odciążyć sądy

Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad projektem „Hybrydowych akt księgi wieczystej” – EKW 2.0”. Będą one zawierać dokumenty w formie elektronicznej. Obecnie brak takich akt utrudnia rozwój systemu ksiąg wieczystych, szczególnie obsługę dokumentów cyfrowych.

W ten sposób resort chce się uporać z zaległościami w wydziałach ksiąg wieczystych. Główną przyczyną zatorów jest gwałtowny wzrost liczby zawiadomień wysyłanych przez starostów do wydziałów wieczystoksięgowych. Chodzi o aktualizację danych nieruchomości w księgach wieczystych.

Zobacz także

Reforma ksiąg wieczystych: EKW 2.0 i zdalna praca referendarzy mają skrócić kolejki

Zapisz na później

Cyfrowe akta mają usprawnić pracę

Nowe akta pozwolą bardziej elastycznie zarządzać personelem wydziałów ksiąg wieczystych. Możliwe będzie tzw. odmiejscowione lub zdalne projektowanie wpisów. Referendarze będą mogli pracować poza sądem. System obejmowałby sprawy, w których wszystkie dokumenty są w pełni elektroniczne, co znacznie usprawniłoby pracę sądów i przyspieszyło rozpoznawanie spraw.

– Radykalny wzrost liczby spraw mocno daje się we znaki mniejszym wydziałom ksiąg wieczystych, które mają mało etatów. W Polsce co drugi sąd rejonowy w pionie ksiąg wieczystych ma w grupie orzeczników nie więcej niż dwa etaty. Nawet przy dobrej organizacji pracy i wysokiej efektywności w takich sądach zaległości szybko rosną, szczególnie gdy ktoś jest nieobecny lub wpływ spraw nagle rośnie – mówi prof. Jacek Gołaczyński, prezes SA we Wrocławiu, koordynator ds. informatyzacji sądów przy ministrze sprawiedliwości.

Prezesi sądów apelacyjnych próbują rozwiązywać problem, delegując referendarzy z mniej obciążonych sądów do pionu ksiąg wieczystych. Nie zawsze jest to jednak możliwe z powodu odległości, konieczności dojazdów czy też uzyskania zgody delegowanego.

– Nowe rozwiązanie pozwoliłoby efektywniej wykorzystywać zasoby ludzkie w sądownictwie i umożliwiłoby szybszą reakcję na drastyczne zmiany wielkości wpływu – twierdzi prof. Jacek Gołaczyński.

Resort sprawiedliwości chce, aby odmiejscowienie projektowania wpisu pozwalało załatwiać zarówno sprawy z urzędu wynikające z zawiadomień z ewidencji gruntów i budynków, jak i te składane elektronicznie wraz z dokumentami cyfrowymi stanowiącymi podstawę wpisu.

W tym celu planowane jest wprowadzenie elektronicznych wypisów aktów notarialnych dokumentujących czynności związane z obrotem nieruchomościami. Dzięki temu wiele spraw w wydziałach ksiąg wieczystych będzie można rozpoznać całkowicie zdalnie, z dowolnego miejsca.

Sędziowie czekają na konkrety

Propozycja resortu sprawiedliwości podoba się sędziom. Zastrzegają jednak, że czekają na szczegółowe informacje.

– Skoro w obrocie prawnym funkcjonuje coraz więcej dokumentów elektronicznych, ich włączenie do akt księgi wieczystej jest logicznym krokiem, który powinien usprawnić i przyspieszyć postępowanie wieczystoksięgowe – komentuje sędzia Maciej Świder, zastępca przewodniczącego VI wydziału cywilnego dla Sądu Rejonowego Kraków Śródmieście.

Ale zdaniem sędziego informatyzacja wymiaru sprawiedliwości powinna być kompleksowa, a nie „wyspowa”. Tymczasem wciąż sądy czekają na elektroniczne akta we wszystkich postępowaniach cywilnych, nie tylko wieczystoksięgowych. Rozwiązania fragmentaryczne, choć pożyteczne, nie zastąpią spójnej, systemowej reformy, która objęłaby całe postępowanie cywilne.

Także sędzia Tomasz Niewiadomski z Sądu Okręgowego w Warszawie chwali propozycję wprowadzenia hybrydowych akt ksiąg wieczystych.

– Obrót prawny coraz częściej opiera się na dokumentach elektronicznych. Utrzymywanie wyłącznie papierowej struktury akt staje się rozwiązaniem przestarzałym i organizacyjnie nieefektywnym. Włączenie dokumentów elektronicznych do akt księgi wieczystej może usprawnić obieg dokumentów, skrócić czas obsługi wniosków i stworzyć realne podstawy do bardziej elastycznego zarządzania kadrą referendarską – mówi sędzia. Według niego kluczowe znaczenie będzie miało to, w jaki sposób zostaną uregulowane kwestie archiwizacji i trwałości dokumentów elektronicznych, bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych czy integracji z innymi rejestrami publicznymi.

Sędziom podoba się też pomysł delegowania referendarzy z mniej obciążonych sądów do tych przeciążonych, przy wykorzystaniu pracy zdalnej i instytucji delegacji. Przyznają, że nierównomierne rozłożenie obciążenia sprawami to jedna z poważnych bolączek wymiaru sprawiedliwości.

– Rozwiązanie, które pozwala wyrównać te dysproporcje bez zmuszania pracowników do zmiany miejsca zamieszkania, jest racjonalne i warte wdrożenia, oczywiście pod warunkiem zapewnienia odpowiedniej infrastruktury technicznej – uważa Maciej Świder.

Czy jednak propozycje ministerialne rzeczywiście spowodują odkorkowanie sądów wieczystoksięgowych?

– Z pewnością pomogą poprawić organizację pracy i umożliwić bardziej elastyczne rozłożenie obciążeń, zwłaszcza między sądami o różnym wpływie spraw. Musi to jednak iść w parze z rozwiązaniami systemowymi, w szczególności dotyczącymi zapewnienia odpowiedniej liczby referendarzy oraz wsparcia administracyjnego – dodaje sędzia Tomasz Niewiadomski.

Cyfryzacja akt ? Tak, ale z głową

Prawnicy uważają, że elektroniczne akta już dawno powinny być standardem, zwłaszcza w przypadku ksiąg wieczystych. Obawiają się jednak, jak sędziowie, problemów organizacyjnych, w tym tych technicznych.

– Digitalizacja akt ksiąg wieczystych wiele ułatwi zarówno sądom, jak i uczestnikom obrotu nieruchomościami. Obecnie, chcąc zapoznać się z aktami księgi wieczystej, strony transakcji często muszą udać się osobiście do wydziału ksiąg wieczystych, aby przejrzeć dokumenty lub wykonać ich kopie. Sprzedający udziela kupującemu pełnomocnictwa do wglądu w akta, co w przypadku nieruchomości położonych w mniejszych miejscowościach oznacza dodatkowy czas i koszty dojazdu do sądu – wyjaśnia Piotr Szulc, radca prawny, prowadzący własną kancelarię.

Według niego docelowo system mógłby funkcjonować podobnie do portalu rejestrów sądowych KRS, w którym możliwe jest przeglądanie dokumentów finansowych spółek w formie elektronicznej.

Natomiast Rafał Dębowski, adwokat i wspólnik w kancelarii Dębowski i Wspólnicy, obawia się, że pojawi się problem taki sam, jak w wypadku elektronicznej skrzynki. Chodzi o ograniczoną pojemność.

– Jeśli istnieje limit wielkości przesyłanych plików, może się zdarzyć, że jedno pismo nie da się wysłać w całości i trzeba je dzielić na części, a czasem w ogóle będzie to niemożliwe. Problem mogą stanowić np. mapy czy inne duże dokumenty, które muszą być odpowiednio zeskanowane – tłumaczy Rafał Dębowski.

Jak dodaje, doświadczenia z wcześniejszej informatyzacji pokazują, że wiele problemów z czasem mija. – Gdy wprowadzano elektroniczne protokoły, rozważano różne wizje techniczne, np. kamery w salach rozpraw, które miały umożliwiać prezentowanie dokumentów stronom uczestniczącym zdalnie. W praktyce wiele z tych rozwiązań nie zostało wprowadzonych, a mimo to system działa i funkcjonuje sprawnie. Dziś nikt właściwie nie narzeka na elektroniczne protokoły – mówi adwokat.

Szybszy wpis do księgi wieczystej

To, że nowe rozwiązanie ma odkorkować sądy, również jest chwalone. – Faktycznie, sądy wieczystoksięgowe nie są równomiernie obciążone. Przykładowo w Poznaniu na wpis oczekuje się około dwóch miesięcy. Paradoksalnie w mniejszych sądach te kolejki nadal są dłuższe i czasem czas oczekiwania sięga do sześciu miesięcy – komentuje Maciej Obrębski, adwokat, wspólnik w kancelarii prawnej Maciej Obrębski Adwokaci i Radcowie Prawni. Tymczasem, jak dodaje, czas jest kluczowy co najmniej z dwóch powodów.

– Po pierwsze, banki, udzielając kredytu, stosują podwyższone oprocentowanie do czasu wpisu hipoteki. Po drugie, dopiero z chwilą wpisu w pełni zaczyna działać rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych – tłumaczy.

Natomiast Michał Siembab, radca prawny w GKR Legal, podpowiada, że przy okazji może warto wprowadzić zmiany w postępowaniu wieczystoksięgowym.

– Obecnie osoba składająca wniosek o wpis najczęściej dowiaduje się o tym, czy złożyła wszystkie wymagane dokumenty, dopiero w momencie otrzymania zawiadomienia o wpisie lub postanowienia oddalającego wniosek o wpis. W przypadku odmowy może złożyć wniosek ponownie, załączając wymagane dokumenty – podkreśla prawnik.

Jak zaznacza, jest to jednak nowa sprawa rozpoznawana od nowa w zwykłym trybie. – Na jej rozpoznanie trzeba znowu oczekiwać kilka miesięcy. Wszczynania takiej nowej sprawy można byłoby uniknąć, gdyby sąd przed rozpoznaniem wniosku informował stronę o tym, czy złożony wniosek zawiera braki – tłumaczy Michał Siembab.