Czy kontrahent musi zgodzić się na odbiór e-faktury

Szczegółowe przepisy dotyczące wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych wyraźnie wskazują, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja taka może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy par. 4 stosuje się odpowiednio. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Trzeba przy tym pamiętać, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Kontrahent musi zatem zgodzić się na przesyłanie e-faktur. Akceptację musi złożyć albo na piśmie, albo drogą elektroniczną. Przepisy nie precyzują, czy akceptacja w formie elektronicznej musi być podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przypadku jednak gdy kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie e-faktur, wystawca będzie musiał dalej przesyłać faktury papierowe. Jeśli jednak kontrahent zgodzi się na e-faktury, to wystawca może je przesyłać dopiero od następnego dnia od otrzymania akceptacji.

Łukasz Zalewski

ekspert Gazety Prawnej

Par. 3 i 4 rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).