W jaki sposób rozliczyć duplikat faktury

starszy konsultant podatkowy w Independent Tax Advisers

Najczęściej kwota podatku naliczonego jest wskazana na fakturze dokumentującej zakup towaru czy usługi, którą podatnik otrzymuje w oryginale. Może się jednak zdarzyć, że podatnik oryginał faktury zgubi lub zostanie on zniszczony. Wówczas można wystąpić do kontrahenta o wystawienie duplikatu. Duplikat faktury (w tym także faktury korygującej lub wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej) zawiera dane zawarte na utraconym dokumencie, a dodatkowo wyraz Duplikat i datę jego wystawienia.

Duplikat faktury należy traktować tak samo jak oryginał faktury. Jest to bowiem odpis pierwotnej faktury, a więc wiążą się z nim analogiczne uprawnienia, w tym prawo do odliczenia. Zastrzec przy tym należy, że realizacja tego prawa zależy od momentu utraty faktury pierwotnej.

Jeżeli podatnik otrzymał oryginalną fakturę i odliczył naliczony w niej VAT, późniejsza utrata faktury i wystawienie jej duplikatu nie ma wpływu na odliczony wcześniej podatek. Duplikat potwierdza wówczas prawo do dokonanego odliczenia.

Jeśli zaś faktura pierwotna zaginęła, zanim dotarła do podatnika, moment realizacji prawa do odliczenia jest określany na podstawie duplikatu zaginionej faktury. Odliczenie może być wówczas dokonane w okresie, w którym otrzymał duplikat (lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych).