Podatnik musi odtworzyć fakturę

Większość ustaw podatkowych nakłada na podatnika obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentów. Kiedy dokumentacja podatkowa ulegnie zniszczeniu, kradzieży lub zagubieniu, w trakcie kontroli podatkowych podatnicy tłumaczą, że nie mieli na to wpływu, ale to nie wystarczy. Zdaniem sądów administracyjnych podatnik musi sam podjąć działania zmierzające do odtworzenia dokumentacji podatkowej. Zwłaszcza gdy dotyczy ona odliczenia VAT.

W jednym z orzeczeń sąd administracyjny wyjaśnił, że nie wystarczy wykazanie faktu kradzieży faktur posiadanych w dacie dokonania odliczenia. Sąd przyznał, że utrata dokumentów w istotny sposób kształtuje sytuację podatnika. Jednak samo powołanie się na kradzież nie ma znaczenia dla sytuacji podatkowej. Jak podkreślił sąd, podatnik zobowiązany jest w swoim interesie podjąć wszelkie działania umożliwiające odtworzenie faktur. Organy podatkowe na zasadzie lojalności i dążenia do wyjaśnienia sprawy podjęły wszelkie dostępne działania, co pozwoliło na uzyskanie duplikatów. W zakresie jednak, w jakim odtworzenie dokumentacji okazało się niemożliwe, skutki obciążają podatnika. W postępowaniu dotyczącym wymienionego podatku nie można skutecznie powoływać się na zasadę współżycia społecznego. Istotne znaczenie ma ocena w kategoriach zgodności z prawem. Wskazane przepisy uzasadniają stanowisko organu, że jedynym dokumentem pozwalającym na odliczenie podatku naliczonego jest faktura lub jej duplikat, zatem brak tych dokumentów stwierdzony w postępowaniu kontrolnym skutkuje uznaniem odliczenia w części nieudokumentowanej jako nieuzasadnionego (wyrok WSA w Gdańsku z 1 kwietnia 2009 r., I SA/Gd 25/09, niepublikowany).

Z orzeczenia wynika, że negatywne skutki kradzieży faktur VAT obciążają podatnika, nawet jeśli organ nie kwestionuje, że miała ona miejsce. Podatnik musi jednak pamiętać, że nawet udokumentowanie kradzieży zgłoszeniem tego faktu policji nie zwalnia go z obowiązku posiadania dokumentów w czasie kontroli.

Potwierdza to stanowisko zawarte w kolejnym wyroku. Sąd podkreślił, że to podatnik powinien posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające rzetelność deklarowanych podstaw opodatkowania. W odniesieniu do kosztów powinny one potwierdzać nie tylko fakt ich poniesienia, ale i dokonania w celu uzyskania przychodów. Sąd przypomniał, że podatnik obowiązany jest posiadać dowody trwałe, umożliwiające sprawdzenie poprawności i rzetelności zapisów księgowych. W jego ocenie wręcz niepoważne jest w takiej sytuacji powoływanie się na informacje telefoniczne, osobiste klientów i własne spostrzeżenia, skoro na podstawie takich dowodów nie można ustalić zakresu usługi, terminu jej wykonania, treści reklamy, rzetelności obliczenia należności (wyrok NSA z 15 marca 2006 r., II FSK 306/05, niepublikowany).

W wielu orzeczeniach sądy wyjaśniają, kto powinien udowadniać określone fakty w postępowaniu podatkowym. Z wyroków sądów wynika, że podatnik nie może być bierny ani podczas kontroli, ani w postępowaniu podatkowym. Organy podatkowe nie mogą same szukać dowodów i dokumentów. W jednym z wyroków sąd potwierdził, że na organie podatkowym ciąży obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy. Jednak nie oznacza to, że strona jest zwolniona od współudziału w realizacji tego obowiązku. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy konstrukcja konkretnego przepisu prawa materialnego wymusza na podatniku ciężar udowodnienia określonych faktów. Oczywiście organy podatkowe mają obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego. Nie oznacza to jednak, że obowiązek poszukiwania dowodów ciąży tylko na organie podatkowym. Aktywność podatnika nie może ograniczać się do składania oświadczeń, że nie posiada dokumentów źródłowych i nie wie, gdzie one się znajdują. Podatnik nie może też uznać, że to organ podatkowy jest obowiązany do uzupełnienia materiału dowodowego o brakujące dokumenty (wyrok WSA w Gdańsku z 18 czerwca 2009 r., I SA/Gd 217/09, niepublikowany).

W innym wyroku sąd wyjaśnił, że w postępowaniu podatkowym obowiązuje m.in. zasada współdziałania. Jeżeli podatnik kwestionuje jakiś dowód czy fakt, to właśnie na podatniku ciąży obowiązek uzasadnienia swojej racji (wyrok WSA w Warszawie z 26 lutego 2004 r., III SA 1452/02, niepublikowany). W ocenie sądów ciężar dowodu, jaki spoczywa na organach, nie ma charakteru nieograniczonego. Takie stanowisko w praktyce oznacza, że organy podatkowe nie będą same w nieskończoność poszukiwać dowodów potwierdzających stanowisko podatnika. Nie mają przecież ani takiej wiedzy, ani świadomości. Jeżeli podatnik jest bierny w trakcie kontroli, to nie można oczekiwać, że organy podatkowe wypełnią tę pustkę swoim zdwojonym działaniem (por. wyrok: WSA w Krakowie z 4 września 2009 r., I SA/Kr 619/09, niepublikowany, WSA w Poznaniu z 12 sierpnia 2009 r., I SA/Po 547/09, niepublikowany, WSA w Poznaniu z 15 lipca 2009 r., III SA/Po 60/09, niepublikowany).

Szczególnie konsekwentne stanowisko sądy zajmują wobec losowej utraty faktur będących podstawą odliczenia VAT. Jeden ze składów orzekających sądu podkreślił, że w dla odliczenia VAT nie jest istotna kwestia winy lub braku winy w utracie oryginału faktury lub nieprzechowywania dokumentów podatkowych przez pięć lat. Jednak podstawą odliczenia mogą być wyłączne oryginał faktury VAT lub faktury korygującej albo ich duplikaty. Oznacza to, że żadne inne dowody nie mogą bezpośrednio umożliwiać realizacji prawa do odliczenia (wyrok NSA z 20 maja 2009 r., I FSK 310/08, niepublikowany). W innym orzeczeniu sąd wskazał, że w przypadku utraty dokumentów, w tym faktur VAT, obowiązkiem podatnika było podjęcie starań o niezwłoczne odtworzenie zniszczonej dokumentacji. W tym przypadku sądy wskazują na szczególne uprawnienie, jakie przewidują przepisy wykonawcze, tj. prawo do wystąpienia o wystawienie duplikatu.

W ocenie sądu administracyjnego to fakt, że utrata faktur nastąpiła wskutek pożaru, a więc w wyniku zdarzenia losowego nie ma żadnego znaczenia. Żadne przepisy nie zwalniają z obowiązku dokumentowania fakturą lub jej duplikatem prawa do odliczenia podatku naliczonego (por. wyrok WSA w Szczecinie z 13 maja 2009 r., I SA/Sz 136/09, niepublikowany). Potwierdza to inny skład orzekający. Sąd wyjaśnił, że VAT jest podatkiem sformalizowanym i stosowanie wszelkich ulg, przywilejów i preferencji jest uzależnione od zachowania ustawowych warunków, w tym posiadania określonych dokumentów. Zdaniem sądu nieistotne są przyczyny braku dokumentów oraz stopień zawinienia podatnika przy ich utracie. Prawo podatkowe nie posługuje się pojęciem winy. Obowiązek podatkowy jest kategorią prawną i faktycznie zobiektywizowaną. Oznacza to, iż powstaje w warunkach przez prawo określonych, niezależnie od woli podmiotów temu obowiązkowi podlegających czy też podmiotów ustawowo zobowiązanych do różnych środków jego realizacji. Natomiast rzeczą podatnika jest takie zorganizowanie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, by miał nie tylko możliwość wykazania się tą dokumentacją, ale również możliwość jej odtworzenia, gdyż w razie jej utraty skutki prawne na gruncie podatkowym obciążają zawsze podatnika. W ocenie sądu to podatnik ponosi ryzyko, gdy prowadzi działalność gospodarczą tak, że nie jest w stanie zidentyfikować kontrahentów (wyrok WSA w Krakowie z 7 października 2008 r., I SA/Kr 915/08, niepublikowany).

Wnioski z orzecznictwa

● Na organie podatkowym nie ciąży nieograniczony obowiązek poszukiwania dowodów świadczących na korzyść podatnika.

● Podatnik musi tak zorganizować swoją działalność, żeby miał możliwość wykazania się dokumentacją podatkową i mógł ją odtworzyć.

● W razie utraty dokumentacji jej skutki na gruncie podatkowym obciążają podatnika.

● W przypadku kradzieży dokumentów samo zawiadomienie policji nie zwalnia z obowiązków podatkowych.

● W przypadku utraty dokumentów nie ma znaczenia to czy podatnik ponosi tego winę czy nie.

● Jeżeli podatnik nie uzyska duplikatu utraconej faktury VAT, nie ma prawa do odliczenia.

Ważne

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Wystawiony dokument musi zawierać dodatkowo wyraz duplikat oraz datę jego wystawienia

Aleksandra Tarka

aleksandra.tarka@infor.pl