Nadal są kłopoty z e-fakturami

● Podatnicy mają problemy z zapewnieniem ich autentyczności i integralności

● Resort finansów powinien zmienić przepisy, stosując unijne dyrektywy

Minęło właśnie sześć miesięcy, odkąd przedsiębiorcy mogą posługiwać się fakturami elektronicznymi. Obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenie o fakturach elektronicznych jest wynikiem nowelizacji Dyrektywy 2006/112. Niestety już pojawiły się pierwsze problemy z nowymi rozwiązaniami.

Kłopoty, jakie mają podatnicy, którzy chcą wdrożyć e-fakturowanie, dotyczą trudności z jednoznaczną interpretacją warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury.

Marta Szafarowska, doradca podatkowy, menedżer w MDDP, tłumaczy, że autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości wystawcy faktury. Integralność treści oznacza zapewnienie, że w treści faktury nie dokonano zmian w stosunku do danych, które faktura powinna zawierać. Podstawowa wątpliwość dotyczy tego, jakie są dopuszczalne metody zapewnienia na potrzeby rozliczeń z fiskusem tych dwóch cech e-fakturom, poza dwoma sposobami wprost wskazanymi w przepisach, czyli elektroniczną wymianą danych oraz bezpiecznym podpisem elektronicznym.

- Podatnicy nie są pewni, czy wystarczy w tym celu zastosować kontrole biznesowe oparte na wewnętrznych procedurach - stwierdza Marta Szafarowska.

Podatnicy mają duże trudności w uzyskaniu stanowiska fiskusa, które mogłoby wyjaśnić pojawiające się wątpliwości. Organy podatkowe unikają odpowiedzi na pytania podatników stawiane we wnioskach o interpretacje, twierdząc, że weryfikacja zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur może być dokonana jedynie w ramach kontroli podatkowej bądź postępowania podatkowego.

- Takie stanowisko fiskusa jest niezgodne z przepisami Ordynacji podatkowej, bo powoduje faktycznie bezużyteczność takiej interpretacji - ocenia Marta Szafarowska.

Jednocześnie podpowiada, że w praktyce autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur mogą być zapewnione przez określenie, z jakiego adresu poczty elektronicznej faktury powinny być wysyłane. Można też posługiwać się adresami poczty elektronicznej, które są zabezpieczone loginem i hasłem. Dopuszczalne jest też wprowadzenie ograniczonego dostępu do przechowywanych e-faktur.

- Optymalnym rozwiązaniem wydaje się także uzyskanie opinii podmiotu zewnętrznego (np. instytucji zajmującej się bezpieczeństwem danych) potwierdzającej, że przyjęte zasady zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur - radzi Marta Szafarowska.

Tomasz Michalik, doradca podatkowy, partner w MDDP, ocenia, że to, aby podatnicy w większym stopniu zaczęli korzystać z dobrodziejstwa faktur elektronicznych, potrzebne jest wyjaśnienie, jakimi przykładowymi sposobami zapewnić integralność treści e-faktury. Wskazówką może być art. 233 Dyrektywy 2006/112, który przewiduje, że podatnik może zapewnić tę integralność "za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług".

- Dyrektywa daje podatnikowi możliwość określenia stosownych procedur, które pozwolą na weryfikację i potwierdzenie tego, że nie doszło do ingerencji w treść faktury - przypomina Tomasz Michalik.

Przepisy o e-fakturach są zbyt ogólne i warto byłoby je doprecyzować. Michał Spychalski, doradca podatkowy, starszy konsultant w MDDP, jako przykład podaje brak w przepisach możliwości spełnienia warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur przez dowolne kontrole biznesowe. Ustalają one wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co wprost dopuszcza art. 233 Dyrektywy 2006/112.

- Wprowadzone przepisy nie przesądzają, jak ustalić moment wystawienia faktury oraz jej otrzymania - wyjaśnia Michał Spychalski.

Zdaniem eksperta doprecyzowania wymaga także przepis umożliwiający przekazywanie tzw. danych wspólnych. Z obecnego brzmienia przepisu wynika, że możliwość ta nie dotyczy faktur udostępnianych z serwera, a jedynie przesyłanych.

Niejasny wydaje się także obowiązek udostępniania organom podatkowym e-faktur w trybie umożliwiającym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W szczególności jeśli zestawi się ten wymóg z obowiązkiem zachowania integralności treści faktury, tj. zapewnieniem, że dane zawarte na fakturze nie uległy zmianie. Z jednej strony optymalnym rozwiązaniem jest więc zablokowanie możliwości dokonywania tych zmian, a z drugiej strony należy zapewnić możliwość ich przetwarzania.

Wprowadzenie rozporządzenia o e-fakturach poprzedziły rozstrzygnięcia NSA, które w znacznym stopniu przyczyniły się do liberalizacji praktyki w zakresie elektronicznego przesyłania faktur. Przełomowy charakter miał jednak moment, w którym prawodawca zadecydował, że faktura nie musi być podpisywana.

- To sprawiło, że rola faktury jako niemal papieru wartościowego odeszła w niepamięć, i stworzyło warunki do dalszej liberalizacji przepisów i praktyki - podkreśla Tomasz Michalik.

Dziś faktura elektroniczna może być wystawiona w dowolny sposób i w dowolnym formacie pod kilkoma warunkami.

- Faktura elektroniczna przesłana w pliku PDF jest więc akceptowalna, jednak podatnik musi zapewnić, by w treści faktury nie zostały wprowadzone zmiany - tłumaczy Tomasz Michalik.

Ekspert zauważa, że rozporządzenie nie określa, jak to zrobić, co ma plusy i minusy. Plusem jest to, że podatnik ma pełną w tej mierze dowolność. Minusem zaś, że to organ podatkowy będzie w praktyce oceniał, czy integralność treści została zachowana. Do chwili kontroli podatnik nie wie zatem czy dokonał prawidłowych rozliczeń.

System e-faktur to dla firm sposób na szybkie i znaczne oszczędności. Przykładowo firma BillBird, jeden z liczących się uczestników rynku elektronicznych płatności, od czerwca 2011 roku zaczęła wystawiać swoim klientom faktury elektroniczne. Wystawienie pierwszej e-faktury poprzedził etap wdrożenia systemu informatycznego oraz proces zbierania zgód na takie rozliczenia, który trwał 4 tygodnie. Każda elektroniczna faktura okazała się dla firmy o ponad 90 proc. tańsza od faktury tradycyjnej. Oszczędność wynikała z redukcji kosztów druku, dystrybucji, magazynowania. Istotne znaczenie ma również fakt, że faktury elektroniczne docierają do odbiorców szybciej. Minimalizuje się także zagrożenie zagubienia faktury przez operatora pocztowego.

- BillBird miesięcznie wystawia średnio 3,5 tys. faktur. W momencie startu projektu już 30 proc. naszych klientów przekonwertowaliśmy na faktury elektroniczne. Dzięki temu roczne oszczędności związane z fakturowaniem przekraczają kilkadziesiąt tysięcy złotych - mówi Marcin Wysocki, wiceprezes BillBird.

@RY1@i02/2011/154/i02.2011.154.183.002a.001.jpg@RY2@

Faktury elektroniczne

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl