Jakie zasady obowiązują użytkowników kas fiskalnych

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jednak od tej zasady są wyjątki. Obowiązek ten może być wyłączony ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (zwolnienia przedmiotowe) lub ze względu na niskie obroty bądź dokonywanie - w odpowiednim procencie - działalności korzystającej ze zwolnienia z obowiązku ewidencji (zwolnienia obrotowe). Przypadki, gdy podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej, uregulowane zostały w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT, tj. w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kas rejestrujących.

Zwolnienie obrotowe dotyczy podatników, których obroty z tytułu zrealizowanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych w roku podatkowym nie przekroczyły 40 tys. zł. Natomiast rozpoczynający w danym roku działalność korzystają ze zwolnienia od obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas do czasu przekroczenia obrotu w wysokości 20 tys. zł.

Zwalnia się też z obowiązku ewidencjowania podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług zwolnionych z obowiązku ewidencji (na podstawie załącznika do rozporządzenia), jeżeli w poprzednim roku udział tej sprzedaży w całkowitym obrocie był wyższy niż 70 proc.

Zwolnienie przedmiotowe obejmuje natomiast dostawę towarów i usług wymienionych w rozporządzeniu, np. usługi telekomunikacyjne, finansowe.

Należy także pamiętać o katalogu czynności, do których nie stosuje się żadnych zwolnień, np. sprzedaży gazu płynnego, przewozu osób.

Od 1 stycznia 2011 r. w życie weszło rozporządzenie ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z 26 lipca 2010 r. Na jego podstawie prawo do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas od 1 maja 2011 r. stracą np. lekarze i prawnicy. Ze zwolnienia nie skorzystają też podatnicy rozliczający się przy użyciu karty podatkowej (o ile zastosowania nie będą miały inne zwolnienia), a także podatnicy świadczący m.in. usługi rachunkowo-księgowe, badania rynków i opinii publicznej, usługi architektoniczne i inżynierskie, usługi rekrutacji pracowników i pozyskania personelu.

Nowe rozporządzenie zawęziło też zakres usług edukacyjnych korzystających ze zwolnienia, i tak od 1 maja 2011 r. obowiązek posiadania kas fiskalnych będą miały np. szkoły tańca.

Kolejna zmiana dotyczy podniesienia udziału procentowego dla potrzeb określenia zwolnienia z obowiązku używania kas. Od 1 maja 2011 r. ze zwolnienia skorzystać będzie podatnik, u którego udział ten przekracza 80 proc. (a nie jak dotychczas 70 proc.).

Podatnicy rozpoczynający prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych mogą, co do zasady, skorzystać z odliczenia części wydatków poniesionych w związku z zakupem kasy.

Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i podatku należnego za pomocą kas, uprawnieni są do odliczenia od podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy (bez podatku) w wysokości 90 proc. ceny zakupu nie więcej niż 700 zł. Warto wskazać, że odliczenie przysługuje wyłącznie podatnikom rozpoczynającym ewidencję.

Odliczenie może być dokonane w deklaracji podatkowej dla VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa aniżeli nadwyżka podatku VAT należnego nad naliczonym. Jednak w przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy, z tym że w danym okresie kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

● 25 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje miesięczne,

● 50 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje kwartalne.

Podatnicy rozliczający się w formie ryczałtu mogą w danym okresie rozliczeniowym odliczyć maksymalnie kwotę, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego.

Warunkiem odliczenia jest: rozpoczęcie ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym terminie; złożenie pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania przed rozpoczęciem ewidencji oraz zapłata całej należności za kasę.

Jeśli podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na nabycie kasy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Tak jak w przypadku podatników prowadzących sprzedaż opodatkowaną zwrot kwoty wydatkowanej na nabycie kasy dokonywany jest na pisemny wniosek podatnika po przedstawieniu dokumentów potwierdzających legalizację kasy fiskalnej, miejsce instalacji kasy fiskalnej, faktury potwierdzającej nabycie kasy fiskalnej i uregulowanie wydatków na jej zakup w całości.

Trzeba pamiętać, że podatnicy mogą być zobowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im na zakup kas kwot, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w przewidzianym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego.

Od 1 stycznia 2011 r. zmieniły się stawki VAT. Wzrost stawek wymusił na przedsiębiorcach prowadzących ewidencję za pomocą kas modyfikację oprogramowania w używanym sprzęcie. Co do zasady, nie było natomiast potrzeby wymiany kas fiskalnych. Wynika to z tego, iż kasy fiskalne są technicznie przygotowane do zmian związanych np. ze zmianą stawek VAT.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania kasy rejestrujące powinny umożliwiać ewidencjonowanie obrotów i kwot podatku należnego nawet w warunkach wprowadzenia 7 stawek podatkowych oraz dawać możliwość dokonania 30 zmian stawek. W praktyce podatnicy nie powinni mieć zatem problemu z wprowadzeniem odpowiednich zmian pozwalających na dostosowanie urządzeń do obowiązujących przepisów.

Jak się okazało, zmiana stawek odbyła się w miarę płynnie. Większość przedsiębiorców mogła prowadzić regularną sprzedaż już od 1 stycznia 2011 r. Niewątpliwie największe trudności mieli przedsiębiorcy posiadający wiele urządzeń, i to w dodatku w różnych punktach.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustali za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Dodatkowe zobowiązanie nie jest naliczane, gdy osoba fizyczna ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.

Ponadto osoba nieprowadząca ewidencji za pomocą kasy fiskalnej mimo takiego obowiązku odpowiadać może na podstawie kodeksu karnego skarbowego za:

● nieprowadzenie ksiąg (240 stawek dziennych),

● dokonywanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej mimo obowiązku wynikającego z przepisów ustawy o VAT (180 stawek dziennych).

Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Zgodnie z ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (czeka na podpis prezydenta) od 1 września 2011 r. minister finansów przekaże obowiązki wydawania potwierdzeń spełnienia funkcji, kryteriów i warunków technicznych przez kasy fiskalne prezesowi Głównego Urzędu Miar.

@RY1@i02/2011/055/i02.2011.055.086.012a.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Ewelina Stamblewska, doradca podatkowy Ernst & Young

Rozmawiał SF