Co warto wiedzieć o jednolitym pliku

Od stycznia małe i średnie firmy są zobowiązane do przekazywania urzędom skarbowym w formie elektronicznej jednolitego pliku kontrolnego (JPK) służącego ewidencji VAT. W stosunku do dużych podmiotów taki obowiązek istnieje od 1 lipca 2016 r. wraz z wejściem w życie ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. W stosunku do mikrofirm zacznie on obowiązywać od 1 stycznia 2018 r.

Plik należy przesyłać zawsze do 25. dnia następnego miesiąca. Pierwszy raz nowy obowiązek MSP będą zatem musiały spełnić do 25 lutego 2017 r. Wiąże się to z koniecznością posiadania programu informatycznego. Tymczasem według ankiety przeprowadzonej przez Comarch, producenta i dostawcę systemów ERP, ponad 38 proc. małych i średnich firm wciąż nie ma systemu IT dostosowanego do generowania elektronicznego dokumentu JPK. Pozostałe 26 proc. nie wie natomiast, czy system, który ma, spełnia te wymogi. Dla firm, które muszą szybko nabyć system, najlepszym rozwiązaniem jest model chmurowy, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę sprzętową. W tym przypadku cena abonamentu zaczyna się już od kilku złotych miesięcznie, w zależności od liczby użytkowników i funkcjonalności. Firmy, które wykupiły i zainstalowały oprogramowanie, ale nie aktualizowały na bieżąco, mogą to zrobić, kupując jego nowszą wersję. - Standardowo przedłużenie umowy w ciągu 12 miesięcy od wykupienia systemu to kilkanaście proc. jego początkowej wartości. Po upływie tego czasu, przedsiębiorca będzie musiał zapłacić kilkadziesiąt proc wartości programu - wylicza Paweł Dobrzyniecki, dyrektor handlowy w Comarch.

Konwerter może wystarczyć

Eksperci podpowiadają też prostsze rozwiązanie. To zakup konwertera, pozwalającego na wygenerowanie pliku JPK z programu Excel. Sprawdzi się on też w sytuacji, gdy przedsiębiorca posiada oprogramowanie IT, które nie jest już wspierane przez dostawcę, czyli nie może liczyć na jego dostosowanie do nowych wymogów. Na rynku jest wiele firm, które taki konwerter oferują. W wyborze pomoże wersja demonstracyjna dostępna zwykle na stronach internetowych. Po jej przetestowaniu wystarczy przesłać zamówienie drogą elektroniczną. - Po jego otrzymaniu odsyłamy fakturę z terminem płatności wynoszącym 14 dni oraz plik z konwerterem działającym również przez ten czas. Po otrzymaniu płatności przesyłamy natomiast finalną wersję - wyjaśnia Witold Jaworski z firmy ZigZak.

Cena konwertera jest uzależniona od tego, czy licencja jest udzielana na jeden czy wiele NIP oraz jaka liczba faktur będzie za jego pośrednictwem rozliczana. Wersja do 50 dokumentów w skali miesiąca kosztuje 100-130 zł rocznie, a bez limitu 1500-1750 zł rocznie.

Jeśli dostępny na rynku konwerter nie pasuje do posiadanego oprogramowania, można zamówić produkt szyty na miarę. Wiąże się to jednak z wydatkiem 3,5-4 tys. zł. Można do tego również zamówić usługę obsługi, czyli konwersji posiadanych dokumentów do wersji JPK. - W naszym przypadku wiąże się to z wydatkiem dla firmy rzędu 1,2 tys. zł rocznie - dodaje Jaworski.

Eksperci podpowiadają, że przy wyborze dostawcy systemu IT przedsiębiorcy powinni zwrócić przede wszystkim uwagę na stosunek jakości do ceny oraz na zakres produktów i usług, które oferuje producent. Bardzo ważny jest również potencjał systemów IT. Aktualnie bowiem przedsiębiorcy z sektora MSP poszukują oprogramowania, które obsługuje jednolity plik kontrolny, jednak wraz z rozwojem firmy będą potrzebować bardziej rozbudowanych rozwiązań. - W przypadku programów księgowych bardzo istotne są też ich bieżąca aktualizacja i dostosowanie do zmieniających się przepisów - mówi Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes zarządu Comarchu oraz dyrektor sektora ERP.

Dodatkowe koszty

Samo wdrożenie nie jest jedynym wydatkiem, który przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę. Dane przekazywane fiskusowi muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym. W przeciwnym razie na firmę może zostać nałożona kara finansowa - nawet 2800 zł.

Dla przedsiębiorcy, który chce na własną rękę generować i wysyłać JPK, zakup i wdrożenie podpisu elektronicznego to wydatek rzędu 600 zł netto. - Umowa jest zawierana na rok lub dwa lata. Po tym czasie trzeba usługę odnowić. Koszty jednak szybko się zwracają. Znam przedsiębiorstwa, w których nastąpiło to już w ciągu miesiąca, a w innych po czterech. Firmy, które dysponują podpisem elektronicznym, mogą bowiem brać udział w elektronicznych przetargach, czy wysyłać deklaracje do urzędu skarbowego online. Odchodzą w związku z tym wydatki na papier, toner, drukowanie, znaczki pocztowe czy kuriera - opowiada Marcin Wysokiński z firmy eSign, specjalizującej się w dostawie podpisu elektronicznego.

Firma, która chce na własną rękę dostarczać JPK, musi jeszcze zaopatrzyć się w aplikację służącą do tego. Darmową oferuje resort poprzez swoją stronę. Przedsiębiorcy donoszą jednak, że jest problem z jej instalacją na starszych wersjach systemu Windows. Dlatego nie trzeba było długo czekać na pojawienie się na rynku komercyjnych odpowiedników, które poza wysyłką JPK umożliwiają też weryfikację pliku, jego edycję oraz rejestrację historii wysyłek. Zróżnicowanie cen takich produktów jest bardzo duże - od 200 zł do nawet kilku tysięcy rocznie w zależności od tego, co oferuje.

W rękach księgowej

Usługi związane z JPK oferują też księgowi lub biura doradztwa podatkowego. Wówczas to po ich stronie jest wygenerowanie i przesłanie pliku. Odchodzą więc koszty zakupu oprogramowania, konwertera czy podpisu elektronicznego. Wystarczy tylko, że klient na czas prześle potrzebne dokumenty oraz opłaci comiesięczną współpracę z biurem.

Nowe wymogi to dla dostawców oprogramowania, księgowych oraz doradców podatkowych również nowe możliwości. - Pracujemy nad tym, by oferowany przez nas konwerter nie tylko służył do wygenerowania JPK, ale też pozwalał na wypełnienie deklaracji VAT7, składanej co miesiąc do urzędu skarbowego. Obecnie nasi klienci mogą sporządzić taką deklarację i ją wydrukować. Nie mogą natomiast przesłać jej drogą elektroniczną do urzędu. To chcemy zmienić - zaznacza Witold Jaworski.

Z kolei Kancelaria Olesiński & Wspólnicy wspólnie z partnerem - firmą SI Consulting oferuje swoim klientom dostęp do oprogramowania, będącego analizatorem plików JPK. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą wygenerować deklarację VAT. Przed jej złożeniem mogą też dokładnie i na bieżąco sprawdzać dane, w oparciu o które powstała. - Oprogramowanie wyłapie z plików JPK ewentualne systemowe lub przypadkowe błędy w rozliczeniu, np. to, czy nie został nieprawidłowo rozpoznany obowiązek podatkowy, czy VAT został odliczony we właściwym miesiącu. Koszt dostępu do oprogramowania wraz z pakietem sześciu godzin doradztwa wynosi 4950 zł na rok - informuje Tomasz Gałka, doradca podatkowy i partner w kancelarii.

Dostęp do usług profesjonalnych oraz sprawdzonych księgowych i doradców podatkowych staje się zresztą dla małych i średnich przedsiębiorców coraz łatwiejszy. Dostawcy oprogramowania IT oraz instytucje finansowe postanowiły zadbać, by odbywało się to z poziomu aplikacji. Firma, która zdecyduje się na taką opcję, zyska na czasie. Obieg dokumentów odbywa się wówczas elektronicznie, co oznacza, że prowadzenie i przechowywanie rachunków również jest online, podobnie jak prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych czy obsługa rozliczeń związanych z VAT. Dodatkowym ułatwieniem jest to, że przedsiębiorca może też automatycznie zaczytywać dane z faktur do przelewów, wyliczać podatki, czy otrzyma przypomnienia o zaległych płatnościach za faktury i informacje o już opłaconych.

Do tego księgowi, tak jak w stacjonarnym biurze, przeliczą zobowiązania podatkowe i wysokość składek ZUS, a także przygotują informację o wysokości zaliczek zryczałtowanego podatku dochodowego. W przypadku firmy Comarch przedsiębiorca, którego księgowość obejmuje do 10 dokumentów miesięcznie, zapłaci za usługę 159 zł netto, do 30 dokumentów - 189 zł netto. Dostęp do takich usług zyskali też klienci mBanku. Dzięki temu mogą obowiązek w zakresie JPK przerzucić na księgową. Za pakiet z dostępem do usług profesjonalnej księgowej zapłacą 150 zł miesięcznie, jeśli usługa zostanie rozszerzona o księgowość z analizą rachunkową i podatkową, stawka abonamentu rośnie do 300 zł miesięcznie.

@RY1@i02/2017/006/i02.2017.006.13000020b.801(c).jpg@RY2@

JPK w ponad 1,8mln przedsiębiorstw

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl