Jak sobie radzić z otrzymanymi fakturami zawierającymi błędne dane
Kowtech sp. z o.o. zajmuje się działalnością handlową w branży elektronicznej. Dostawcami i klientami spółki są zarówno podmioty krajowe, jak i zagraniczne. Ze względu na pewne uwarunkowania powodowane funkcjonalnością systemu informatycznego, za pomocą którego fakturowana jest sprzedaż, całość dokonywanych dostaw fiskalizowana jest w kasie rejestrującej. Główna księgowa spółki już niejednokrotnie się zastanawiała, czy nie zmienić tej praktyki, jednak za każdym razem ze strony firmy, która dostarczyła i obecnie obsługuje system, padały argumenty, które przekonywały zarząd spółki do zachowania takiego modelu.
Jeżeli chodzi o dokonywane zakupy, to faktury dokumentujące transakcje opisywane są pod kątem merytorycznym przez pracowników dokonujących zakupów i dopiero po takiej obróbce trafiają do księgowości, która – przeprowadziwszy weryfikację pod względem rachunkowym – uwzględnia dane z dokumentu w rozliczaniach podatkowych. A przynajmniej tak według niepisanych zasad wewnętrznych powinien wyglądać obieg dokumentów zakupowych. W praktyce często wygląda to inaczej. Opisy merytoryczne nie zawsze są dokonywane tak sprawnie, jak tego oczekiwałaby księgowość, dlatego w przypadku dokumentów wystawianych przez kontrahentów, z którymi firma już wcześniej współpracowała, niejednokrotnie jest tak, że księgowość rozlicza wydatek, a dopiero później faktura jest opisywana przez pracownika dokonującego zakupu.
Jednak czasami się okazywało, że faktura była obarczona błędem. Jeżeli został on wychwycony przez księgowość, to dokument nie był uwzględniany w rozliczeniach podatkowych, a najpierw podejmowane były działania mające na celu skorygowanie dokumentu. Kilka, a może nawet kilkanaście razy zdarzyło się niestety tak, że błąd był ujawniany dopiero wtedy, gdy dokument trafił do osoby opisującej go merytorycznie i konieczne było korygowanie dokonywanych wcześniej rozliczeń. Jeżeli proces weryfikacji dokumentu odbywał się zgodnie z tym, jak to powinno wyglądać, a osoba opisująca dokument merytorycznie zauważyła błąd w jego treści, wówczas to ona zwracała się do wystawcy z żądaniem korekty. Były też przypadki, że do rozmów z wystawcą faktury musiała włączyć się księgowość spółki, a dokładniej jej główna księgowa, gdyż świadczący odmawiał wystawienia korekty, twierdząc, że jest ona zbędna, lub zasłaniając się brakiem możliwości jej przeprowadzenia.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.