Kiedy przedsiębiorca musi aktualizować informacje zawarte w formularzu NIP i jak to zrobić

menedżer w Ernst & Young

@RY1@i02/2010/051/i02.2010.051.086.0009.001.jpg@RY2@

Michał Goj, menedżer w Ernst & Young

Zgodnie z ustawą podatnicy zobowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, przy czym zgłoszenia tego dokonuje się tylko raz. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy jeden podmiot posiada więcej niż jeden NIP. Ma to miejsce np. w przypadku podatników, którzy posiadają kilka oddziałów, z których każdy jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przypadku zmiany danych objętych zgłoszeniem podatnicy są zobowiązani do ich aktualizacji. W zależności od rodzaju danych, oprócz wypełnionego formularza zgłoszenia aktualizacyjnego może zachodzić konieczność złożenia dodatkowych załączników. Na przykład, w przypadku zmiany dotyczącej rachunków bankowych, podatnik powinien załączyć do formularza załącznik NIP-B, a w przypadku aktualizacji miejsc prowadzenia działalności gospodarczej - NIP-C.

W wielu przypadkach do zgłoszenia aktualizacyjnego powinny dołączone być również oryginały lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów dotyczących aktualizowanych danych. Jeśli zgłoszenie składane jest osobiście, możemy liczyć na to, że urzędnicy przyjmą od nas kopię dokumentu, żądając jedynie wglądu do oryginału.

W przypadku podatników będących przedsiębiorcami zgłoszenie aktualizacyjne powinno zostać, co do zasady, złożone w terminie siedmiu dni od zmiany danych objętych aktualizacją. Zdarza się, że podatnicy zapominają o ciążącym na nich obowiązku i nie składają zgłoszenia w terminie. Z punktu widzenia obowiązujących przepisów, zachowanie takie stanowi wykroczenie skarbowe i może podlegać karze grzywny. Zwykle za niedochowanie obowiązku terminowej aktualizacji danych podatnicy karani są jedynie mandatem. Można tego uniknąć, gdy wraz z zaległym zgłoszeniem aktualizacyjnym zostanie złożony tzw. czynny żal, czyli podpisane przez osoby odpowiedzialne za niedopełnienie obowiązku zawiadomienie wskazujące okoliczności popełnienia czynu.

Co do zasady, zgłoszenie aktualizacyjne składane jest właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Dla przedsiębiorców, którzy nie są zwolnieni z podatku od towarów i usług, będzie to zwykle naczelnik właściwy właśnie w sprawach VAT, czyli naczelnik właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Jeśli czynności wykonywane są na terenie objętym właściwością więcej niż jednego naczelnika, wówczas decyduje odpowiednio siedziba lub miejsce zamieszkania podatnika.

Trzeba jednak pamiętać, że zasadę tę modyfikują przepisy ustawy o krajowym rejestrze sądowym oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Aktualizacja danych, objętych rejestrem działalności gospodarczej, dokonywana jest we właściwym organie ewidencyjnym. W przypadku zmiany danych objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców wraz z wnioskiem o zmianę wpisu w rejestrze podatnik zobowiązany jest złożyć sądowi zgłoszenie aktualizacyjne NIP wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego - i to pod rygorem zwrotu wniosku. Sąd przekazuje zgłoszenie aktualizacyjne wraz z załącznikami organowi podatkowemu. Aby uniknąć niespodzianek, czasami warto się upewnić, czy do organu dotarł komplet przeznaczonych dla niego dokumentów. Warto też pamiętać, że zasada jednego okienka nie będzie miała zastosowania w przypadku wniosków składanych elektronicznie.

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).