Doręczenie decyzji spółce będzie skuteczne, gdy przyjęcia odmówi upoważniony

Organ podatkowy może zastosować fikcję doręczenia, gdy podatnik odmawia przyjęcia decyzji podatkowej. Jednak w przypadku spółek odmowy musi dokonać osoba upoważniona do przyjęcia korespondencji.

W marcu 2007 r. organ podatkowy stwierdził nieważność ostatecznej decyzji, którą umorzono wobec spółki postępowanie dotyczące VAT. Spółka nie zakwestionowała unieważnienia i decyzja stała się ostateczna. Kilka miesięcy później pełnomocnik spółki wystąpił o wznowienie postępowania. Wskazał, że spółka nie brała udziału w postępowaniu. Wszystkie pisma były uznane za doręczone, gdy ich nie podjęto w terminie 14 dni w urzędzie pocztowym właściwym miejscowo dla podatnika. Zdaniem pełnomocnika spółka nie brała udziału w sprawie nie z własnej winy.

Organ podatkowy wznowił postępowanie, ale ostatecznie odmówił uchylenia decyzji stwierdzającej nieważność umorzenia w VAT. Pełnomocnik spółki podniósł, że organ podatkowy, wszczynając postępowanie zmierzające do stwierdzenia nieważności decyzji, powinien doręczyć zawiadomienie o tym bezpośrednio. Uznanie zastępczego doręczenia za skuteczne było błędem i stworzyło sytuację, w której podatnik został pozbawiony udziału w toczącym się postępowaniu bez własnej winy.

Pierwszym wyrokiem wojewódzki sąd administracyjny uwzględnił skargę spółki. Organ podatkowy ponownie rozpoznał sprawę. Między innymi wyznaczył spółce siedmiodniowy termin do zapoznania się ze zgromadzonym w sprawie materiałem dowodowym. Jej pełnomocnik zwrócił się z prośbą o wykonanie zalecenia wynikającego z wyroku sądu i przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego na poczcie. W przypadku uznania odmowy przyjęcia przesyłki pełnomocnik wniósł o wskazanie osoby, która odmówiła jej przyjęcia i wykazanie związku tej osoby ze spółką jako adresatem decyzji.

Organ odwoławczy wystąpił do urzędu pocztowego z prośbą o dokonanie ustaleń w zakresie doręczenia decyzji. Poczta wyjaśniła, że przesyłka po próbie doręczenia została zwrócona nadawcy, ponieważ adresat odmówił jej przyjęcia. Listonosz z pośpiechu nieczytelnie wypełnił potwierdzenie odbioru przesyłki. Skoro tak, to spółka sama pozbawiła się możliwości uczestniczenia w postępowaniu.

Sprawa ponownie trafiła do sądu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie znów uwzględnił skargę spółki. Sąd zauważył, że w sprawie najistotniejsze jest to, czy decyzja została doręczona skarżącej spółce w sposób prawidłowy, a zatem czy okoliczności faktyczne sprawy umożliwiały zastosowanie procedury doręczenia zastępczego.

W ocenie sądu materiał dowodowy uniemożliwia dokonania powyższego ustalenia. Organ wyjaśnił bowiem jedynie to, jakiego rodzaju adnotacji na zwrotnym poświadczeniu odbioru korespondencji dokonał doręczyciel. Organ nie wyjaśnił natomiast dalszych okoliczności związanych z doręczeniem spornej korespondencji. Samo dokonanie reklamacji na poczcie nie rozwiało bowiem wątpliwości co do tego, czy osoba, która odmówiła odebrania korespondencji, była upoważniona do odbierania korespondencji w imieniu spółki. Tylko bowiem oświadczenie woli takiej osoby mogło prowadzić do skutku w postaci uznania korespondencji za doręczoną. W innym przypadku nie zachodziły przesłanki umożliwiające uznanie doręczenia za skuteczne.

Wątpliwości te są o tyle uzasadnione, że firma nie prowadzi działalności od grudnia 2004 r. oraz nie zatrudnia pracowników. Takie oświadczenie złożył jej pełnomocnik przed sądem. Stąd zachodzi możliwość, że odmowy odbioru korespondencji dokonała osoba, która nie była do tego uprawniona w imieniu skarżącej spółki. Nie ma przy tym znaczenia, że firma nadal figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym i nadal widnieje w tym rejestrze adres siedziby, pod którym próbowano dokonać doręczenia. Sporna korespondencja nie była bowiem awizowana. Zdaniem sądu, aby móc zastosować fikcję prawną doręczenia, należy mieć pewność, że osoba odmawiająca przyjęcia korespondencji była do tego upoważniona.