Fiskus doręcza pisma podatkowe

Przepisy Ordynacji podatkowej kwestii doręczeń pism poświęcają cały piąty rozdział. To swego rodzaju elementarz dla organów podatkowych. Jednak warto, aby zasady, których powinni przestrzegać urzędnicy, poznali także podatnicy. Od właściwego otrzymania pisma od fiskusa zależą dalsze skutki prawne. Od momentu otrzymania dokumentów liczone są różne terminy np. odwołań czy stawienia się w urzędzie skarbowym.

Jak podkreślił WSA we Wrocławiu w wyroku z 25 czerwca 2009 r. (sygn. akt III SA/Wr 172/08), przepisy o doręczaniu pism mają charakter gwarancyjny, co oznacza, że tylko prawidłowe doręczenie (dokonane zgodnie z zasadami określonymi w Ordynacji podatkowej) uzależnia skuteczność czynności podejmowanych przez organ.

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys, również za pokwitowaniem.

Wybór podmiotu doręczającego pismo należy do organu podatkowego. Nie oznacza to jednak - jak wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 22 czerwca 2009 r. (sygn. akt III SA/Gl 87/09) - że może on doręczać pisma równocześnie za pośrednictwem kilku podmiotów, a następnie - stosownie do okoliczności - uznawać za skuteczne doręczenie przez wybrany przez siebie podmiot.

Warto wiedzieć, że doręczenie pisma następuje z datą pokwitowania. Jednak, jak wskazał WSA w Rzeszowie w wyroku z 3 lutego 2009 r. (sygn. akt I SA/Rz 637/08), jest możliwe podważenie wiarygodności daty na potwierdzeniu doręczenia pisma, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że została ona podana nieprawidłowo.

Co istotne, doręczanie pism - z wyjątkiem zaświadczeń - może się odbywać za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną), czyli na adres poczty elektronicznej strony, jej przedstawiciela lub pełnomocnika, jeżeli wystąpiono do organu podatkowego o doręczanie pism drogą elektroniczną.

Pisma doręcza się podatnikowi, a gdy działa on przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeśli podatnik ustanowił pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Trzeba jednak pamiętać, że ustanawiając pełnomocników, podatnik wyznacza jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przypadku niewyznaczenia pełnomocnika właściwego do doręczeń organ podatkowy doręcza pismo jednemu z pełnomocników.

Obowiązek organu doręczania pism pełnomocnikowi istnieje dopiero od momentu, w którym dokument pełnomocnictwa został organowi doręczony - przypomniał WSA we Wrocławiu w wyroku z 19 lutego 2009 r. (sygn. akt I SA/Wr 969/08). Z kolei WSA w Łodzi w wyroku z 8 sierpnia 2008 r. (sygn. akt I SA/Łd 383/08) ostrzega, że doręczenie decyzji podatnikowi w sytuacji, gdy w postępowaniu uczestniczy pełnomocnik, nie ma żadnego znaczenia procesowego, a jedynie charakter informacyjny.

W toku postępowania podatnik oraz jego przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu, w tym adresu poczty elektronicznej, jeżeli wystąpiono o doręczanie pism drogą elektroniczną. W razie zaniedbania tego obowiązku pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

A co w sytuacji, gdy podatnik zawiadomił urząd skarbowy o nowym adresie, a ten wysłał już pismo na stary? Według WSA w Gliwicach (wyrok z 10 listopada 2009 r., sygn. akt I SA/Gl 512/09), w takiej sytuacji organ podatkowy jest zobowiązany powtórnie wysłać pismo pod zmieniony adres. Decydujące dla oceny, czy przesyłka została wysłana na właściwy adres, są daty: nadania przez organ i dotarcia.

Jeśli podatnik, wobec którego toczy się postępowanie podatkowe, zamierza wyjechać za granicę na co najmniej dwa miesiące, powinien ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń. Ustanowienie pełnomocnika do spraw doręczeń zgłaszane jest organowi podatkowemu właściwemu w sprawie.

Gdy podatnik zapomni ustanowić pełnomocnika, pismo będzie uważane za doręczone:

● pod dotychczasowym adresem;

● pod adresem ostatniego czasowego pobytu w przypadku cudzoziemców.

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być również doręczane:

● w siedzibie organu podatkowego;

● w miejscu pracy adresata - osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji;

● na wskazany adres poczty elektronicznej.

W razie niemożności doręczenia pisma w wymieniony sposób, a także w innych uzasadnionych przypadkach pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Warto przytoczyć tu wyrok WSA w Gliwicach z 27 kwietnia 2009 r. (sygn. akt III SA/Gl 81/09), w którym sąd wyjaśnił, że doręczenie w miejscu pracy może być dokonane zarówno osobiście do rąk adresata pisma, jak również innej osoby wskazanej przez pracodawcę, także wówczas, gdy adresatem jest sam pracodawca. Tak jak doręczenie bezpośrednie będzie uznane za skuteczne, jeżeli zostało dokonane do rąk osoby uprawnionej do odbioru korespondencji, tak i stwierdzenie, że odmowa przyjęcia pisma wywołuje skutek w postaci uznania je za doręczone, wymaga stwierdzenia, że odmowy dokonała osoba uprawniona.

W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

WSA w Poznaniu w wyroku z 27 stycznia 2009 r. (sygn. akt I SA/Po 1334/08), podkreślił, że nie można mówić o skutecznym doręczeniu pisma w miejscu pracy pełnomocnika - budynku, w którym prowadzi kancelarię - do rąk pracownika ochrony budynku, który nie jest ani pracownikiem pełnomocnika, ani też nie posiada upoważnienia do odbioru korespondencji. Osoba taka nie jest bowiem ani upoważnioną przez pracodawcę do odbioru korespondencji, nie jet też też pełnoletnim domownikiem, sąsiadem lub dozorcą domu, który podjął się oddania pisma adresatowi.

W razie niemożności doręczenia pisma w opisany sposób:

● poczta przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę;

● pismo składa się na 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w jednym z wymienionych miejsc. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni.

Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w wymienionych miejscach umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu 14-dniowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie dwóch dni od dnia wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ podatkowy doręcza pismo w sposób tradycyjny.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu w sposób tradycyjny, np. za pośrednictwem poczty, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy.

Pisma skierowane do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie mają organów, doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd. Pisma skierowane do osób fizycznych, których miejsce pobytu jest nieznane którym sąd nie wyznaczył przedstawiciela, doręcza się przedstawicielowi wyznaczonemu przez organ podatkowy.

Pisma kierowane do osób korzystających ze szczególnych uprawnień wynikających z immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach szczególnych, w umowach i przyjętych zwyczajach międzynarodowych.

Minister finansów może wystąpić do władzy państwa członkowskiego Unii Europejskiej właściwej w sprawach podatkowych z wnioskiem o doręczenie pisma organu podatkowego. Wniosek taki powinien zawierać dane niezbędne do identyfikacji podmiotu, któremu ma być doręczone pismo, w szczególności nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres.

Pisma pochodzące od obcej władzy doręcza organ podatkowy wskazany przez ministra finansów, stosując zasady wynikające z Ordynacji podatkowej.

Wyłącznie na organie podatkowym spoczywa obowiązek doręczania wszelkich pism kierowanych zarówno do strony, jak i do innych uczestników postępowania podatkowego. Adresat nie musi zabiegać o doręczenie mu pisma. Nie może on również ponosić negatywnych konsekwencji płynących z wadliwego doręczenia pisma

Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności osobie upoważnionej do odbioru korespondencji

@RY1@i02/2010/095/i02.2010.095.055.0004.001.jpg@RY2@

Wzór pełnomocnictwa

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Art. 144-154c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).