Przedsiębiorca, który dobrze zna zasady kontroli, nie musi obawiać się wizyty inspektora

Celem kontroli podatkowej - zgodnie z zapisem ustawowym - jest sprawdzenie, czy podmioty kontrolowane (czyli podatnicy, płatnicy, inkasenci czy ich następcy prawni) wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Jak wskazuje Lesław Mazur, menedżer w Ernst & Young, unormowania dotyczące kontroli podatkowej znaleźć można przede wszystkim w dziale VI Ordynacji podatkowej zatytułowanym Kontrola podatkowa oraz w rozdziale 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej pt. Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Przepisy te określają, kto, kogo, kiedy, w jaki sposób i jak długo może kontrolować.

Formalne rozpoczęcie kontroli podatkowej jest zazwyczaj poprzedzane pisemnym zawiadomieniem kontrolowanego o zamiarze jej wszczęcia. Instytucja ta, wprowadzona z początkiem 2009 roku, ma w praktyce zapewniać, aby kontrolowany nie był zaskakiwany działaniami organów podatkowych wobec niego, a także ma ona umożliwić kontrolowanemu przygotowanie się do kontroli (zarówno logistyczne, jak i merytoryczne).

- Co prawda, otrzymanie tego dokumentu nie tamuje przyszłemu kontrolowanemu możliwości dokonania korekt jego rozliczeń podatkowych do momentu formalnego rozpoczęcia kontroli, niemniej jednak musi on liczyć się z tym, że po otrzymaniu takiego zawiadomienia nie będzie już mógł skorzystać z możliwości zastosowania obniżonej stawki odsetek za zwłokę (tj. do 75 proc. stawki podstawowej) w stosunku do korygowanej zaległości - ostrzega Lesław Mazur.

Ekspert dodaje, że kontrola podatkowa nie może rozpocząć się wcześniej niż po upływie 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia (chyba że kontrolowany wyrazi na to zgodę). Co więcej, jeśli kontrolujący nie zapukają do drzwi kontrolowanego przed upływem 30 dni od daty doręczenia tego zawiadomienia, muszą całą procedurę z zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli powtórzyć od nowa, jeśli nadal będą zainteresowani weryfikacją rozliczeń podatkowych kontrolowanego.

Kontrola podatkowa formalnie zostaje wszczęta z chwilą doręczenia kontrolowanemu upoważnienia wydanego przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowych kontrolujących. Od tego bowiem dnia liczą się wszelkie terminy (w tym te dotyczące czasu trwania kontroli jednego organu podatkowego, który w zależności od wielkości przedsiębiorcy wynosi co do zasady od 12 do 48 dni roboczych).

- Doręczenie upoważnienia oraz okazanie legitymacji służbowych może się odbyć albo bezpośrednio wobec kontrolowanego (lub jego pełnomocnika), albo wobec osoby fizycznej upoważnionej do reprezentacji danego podmiotu w zakresie kontroli podatkowej - podpowiada Lesław Mazur.

Oczywiście gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie można doręczyć, a legitymację służbową okazać także członkowi zarządu czy wspólnikowi tego podmiotu.

Lesław Mazur wspomina, że upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej powinno zawierać - oprócz danych identyfikujących kontrolowanego i kontrolującego - także m.in. określenie zakresu kontroli (jakiego podatku będzie ona dotyczyć oraz za jaki okres), a także daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu jej zakończenia.

Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy oraz, co do zasady, w siedzibie kontrolowanego lub w innym miejscu przechowywania dokumentacji, a także w miejscach związanych z prowadzoną działalnością. Powinny one - jak dodaje Lesław Mazur - być przeprowadzane w godzinach prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę, nie dłużej jednak niż przez 8 godzin dziennie. Czynności kontrolnych należy dokonywać w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, ale oczywiście kontrolowany może zawsze zrezygnować z tego uprawnienia.

- Przeprowadzanie kontroli lub jedynie poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie organu podatkowego możliwe jest tylko po wyrażeniu na to zgody przez kontrolowanego i tylko wówczas, gdy może to usprawnić prowadzenie kontroli lub gdy kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych - sugeruje nasz rozmówca z Ernst & Young.

Przebieg kontroli odnotowuje się w książce kontroli (służącej przedsiębiorcy do odnotowywania liczby i czasu trwania kontroli), a dokumentuje się w protokole. Lesław Mazur wylicza, że protokół ten powinien zawierać w szczególności: wskazanie kontrolowanego oraz osób kontrolujących; określenie przedmiotu, zakresu oraz miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli; opis dokonanych ustaleń faktycznych; dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów; ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli, a ponadto powinien zawierać pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji. Dodatkowo protokół kontroli może zawierać ustalenia dotyczące badania ksiąg co do ich rzetelności i niewadliwości.

- Reasumując, lektura protokołu kontroli powinna umożliwić kontrolowanemu stwierdzenie, czy, a jeśli tak, to w jakim zakresie, jego rozliczenia podatkowe zostały zakwestionowane - tłumaczy Lesław Mazur.

Doręczenie kontrolowanemu protokołu kontroli formalnie kończy całą procedurę. Nie oznacza to jednak - jak zastrzega Lesław Mazur - że po tej dacie kontrolowany może już całkowicie odetchnąć. Jeśli bowiem kontrolowany nie zgadza się z jakimikolwiek ustaleniami protokołu, czy to ustaleniami odnoszącymi się do stanu faktycznego, czy też jego oceny prawnej, może on - w celu obrony swojego interesu - w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu przedstawić kontrolującym swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia oraz wskazać w tym zakresie stosowne dowody. Jeśli kontrolowany skorzysta ze swojego uprawnienia, kontrolujący będzie zobowiązany rozpatrzyć te uwagi i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

- Jeśli kontrolowany nie złoży żadnych wyjaśnień lub zastrzeżeń w ustawowym terminie, przyjmuje się, że nie kwestionuje on ustaleń kontroli - opisuje Lesław Mazur.

Zawsze należy liczyć się z tym, że po przeprowadzeniu kontroli podatkowej może zostać wszczęte postępowanie podatkowe w celu urzędowego określenia wysokości zobowiązania podatkowego w danym podatku za dany okres.

- To, czy w istocie takie postępowanie zostanie wszczęte, zależy przede wszystkim od ustaleń kontroli (tj. czy zostały zidentyfikowane jakiekolwiek nieprawidłowości) oraz od zachowania samego kontrolowanego już po zakończeniu kontroli (tj. czy dokonał on stosownych korekt deklaracji) - wyjaśnia Lesław Mazur.

Radzi również, aby pamiętać, że - co do zasady - postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, powinno być wszczęte nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia jej zakończenia. Po upływie tego terminu może ono zostać wszczęte (bez ponownego przeprowadzania kontroli podatkowej) w wyjątkowych sytuacjach, tj. w sytuacji gdy podatnik dokonał ponownej korekty deklaracji, w której nie zostały uwzględnione nieprawidłowości ujawnione w kontroli podatkowej, lub w sytuacji gdy organ podatkowy otrzyma informacje od organów podatkowych lub od innych organów, uzasadniające wszczęcie postępowania podatkowego.

W niektórych przypadkach możliwe jest przeprowadzenie kontroli podatkowej bez zawiadamiania o zamiarze jej wszczęcia. Z taką sytuacją mamy do czynienia m.in., gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu VAT, opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych czy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz.1447 z późn. zm.).