Jak rozliczyć nabycie materiałów informacyjnych dotyczących prowadzonej działalności

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

VAT

W sytuacji gdy przedmiotem nieodpłatnych dostaw są towary specjalnie w tym celu nabyte, jak to ma miejsce w przypadku spółki, to jak wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 14 stycznia 2011 r. (nr ILPP1/443-1121/10-5/AW): "Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej, wynika, iż zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej".

W przedstawionym stanie faktycznym nabyte materiały informacyjne (katalogi, broszury i ulotki) są pośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną (wyłącznie), a zatem należy przyjąć, że spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu ich nabycia.

Otrzymana przez spółkę faktura potwierdza nabycie towaru (katalogu, broszury, ulotki). W przedstawionym stanie faktycznym spółka nie płaciła zaliczki.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Kwotę podatku naliczonego stanowić będzie zatem kwota VAT wynikająca z otrzymanej faktury, tj. 1150 zł.

Rozumiem, że w przypadku przedmiotowych materiałów informacyjnych nie zachodzi żadna z okoliczności wymienionych w art. 88 ustawy o VAT, która wyłączyłaby prawo do odliczenia podatku VAT.

Zatem spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 1150 zł z tytułu nabycia przedmiotowych materiałów informacyjnych (katalogi, broszury, ulotki).

Pozostaje ustalić termin realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że otrzymana faktura nie zawiera wyrazów "metoda kasowa", a to  wskazuje, iż usługodawca rozlicza się na zasadach ogólnych, a nie według metody kasowej. Oznacza to, że obowiązek podatkowy z tytułu nabycia przedmiotowych materiałów informacyjnych powstał z chwilą ich dostawy, tj. 3 października 2016 r., stosownie do art. 19a ust. 1 ustawy o VAT.

Pamiętać jednak należy, że w przypadku podatku naliczonego wynikającego z faktur potwierdzających nabycie towaru lub usługi prawo do odliczenia podatku naliczonego, stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Spółka otrzymała przedmiotową fakturę 3 października 2016 r., a zatem odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego może dokonać najwcześniej w deklaracji VAT-7 za październik 2016 r., co jak zakładam, uczyni. Na potrzeby schematu rozliczenia podatku zakładam, że spółka nie skorzysta z możliwości, jaką daje przepis art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, i nie rozliczy tego podatku dopiero w jednym z dwóch kolejnych miesięcy.

Podsumowując, spółka w deklaracji VAT-7 za październik 2016 r. może odliczyć podatek naliczony z tytułu nabytych przedmiotowych materiałów informacyjnych w wysokości 1150 zł.

CIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).

Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Informację handlową o towarach (usługach) i firmie (np. zawiadomienie o istnieniu firmy, oferowanych produktach i ich cenach) należy odróżnić od reklamy. Informacja handlowa nie zawiera w sobie elementów wartościujących przedmiot sprzedaży ani zachęcających do jego nabycia. Wydatki te, podobnie jak wydatki na reklamę, stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, stanowią koszty uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 czerwca 2011 r., nr IBPBI/2/423-619/11/PC).

W praktyce materiały informacyjne mają często mieszany charakter reklamowo-informacyjny (katalogi). Również tego typu wydatki mogą w całości stanowić koszt uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 9 listopada 2011 r., nr IPTPB3/423-203/11-4/GG).

Zatem wydatki na przedmiotowe katalogi, broszury i ulotki o charakterze informacyjnym w kwocie netto, tj. 5000 zł, stanowią koszt uzyskania przychodów. VAT w kwocie 1150 zł wynikający z faktury potwierdzającej ich nabycie jako podlegający odliczeniu nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT. W myśl tego artykułu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:

a) podatek naliczony:

- jeżeli podatnik jest zwolniony od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

- w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Wydatki na informację handlową to tzw. koszty pośrednio związane z przychodami, potrącane w dacie ich poniesienia (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 stycznia 2010 r., nr IPPB5/423-712/09-4/AM).

Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku  faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (zob. art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Wykładni pojęcia "dzień poniesienia kosztu" należy dokonywać zgodnie z obowiązującą w spółce polityką rachunkowości, tzn. moment uznania wydatku za koszt podatkowy jest w obecnym stanie prawnym uzależniony od uznania go za taki koszt w ujęciu bilansowym (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 listopada 2009 r., nr ITPB3/423-514a/09/PS). Zgodnie z tą polityką koszty informacji handlowej rozliczamy w dacie ich poniesienia, tj. wystawienia faktury.

Zatem przedmiotowe wydatki na informację handlową (katalogi, broszury, ulotki) powinny być uznane za koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. 3 października 2016 r.

Czego nie zaliczymy do kosztów

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).

Wydatki na informację handlową nie stanowią kosztów reprezentacji , a zatem nie dotyczy ich wyłączenie z kosztów podatkowych przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Celem wydatków na informację handlową jest przekazanie informacji o firmie i jej produktach. Z kolei celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy. To właśnie odróżnia wydatki na reprezentację od ogólnych wydatków związanych z prowadzeniem firmy.

z 5 kwietnia 2012 r., nr ITPB3/423-18b/12/AW

Schemat rozliczenia spółki*

1150 zł, tj. cały VAT z otrzymanej faktury podlega odliczeniu

Koszty uzyskania przychodów (KUP) - kwota 5000 zł (wartość netto wydatków na materiały informacyjne)

- deklaracja VAT-7 (podatek naliczony w poz. 45: 1150 zł i wartość netto w poz. 44: 5000 zł)

nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, spółka powinna jednak uwzględnić przedmiotowe koszty uzyskania przychodów w kwocie 5000 zł przy obliczeniu zaliczki na podatek CIT podlegający wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić go w zeznaniu CIT-8

25 listopada 2016 r.

31 marca 2017 r., przy założeniu, że rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy

* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.

@RY1@i02/2016/191/i02.2016.191.071000400.801.jpg@RY2@

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710).