Jak rozliczyć koszty po zakończeniu roku podatkowego

Izba Skarbowa w Szczecinie

Kosztami uzyskania przychodów w działalności gospodarczej są uzasadnione koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z działalności wydatków poniesionych przed rozpoczęciem tej działalności istnieje zarówno wobec wydatków poniesionych w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostaną przychody z działalności, jak i wydatków z lat wcześniejszych.

Wydatki na wyposażenie jako koszty pośrednio związane z przychodami powinny zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - w pierwszym miesiącu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i nie ma obowiązku odrębnego przedkładania dowodów ich poniesienia wraz z rozliczeniem rocznym.

Przypomnijmy, że podatnik rozliczający się na zasadach ogólnych zobowiązany jest do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wpisów do księgi dokonuje się na podstawie faktur lub innych dowodów stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierających, co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające wymienione wcześniej wymagane dane.

Rozporządzenie pozwala na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), za pomocą dokumentów wewnętrznych zaopatrzonych w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Katalog tych wydatków potwierdzonych jedynie paragonem fiskalnym został jednak ograniczony i nie obejmuje materiałów budowlanych.

W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, gdy suma wydatków poniesionych w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł.

Podatnik, przystosowując lokal do prowadzenia działalności gospodarczej, dokonał jego ulepszenia - w odróżnieniu do remontu, którego celem jest doprowadzenie do stanu początkowego, przed zużyciem.

Wartość wydatków poniesionych na adaptację lokalu należy uwzględnić w wartości początkowej środka trwałego na moment jego przyjęcia do używania w stanie kompletności i zdatności do użytku.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór, a okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

@RY1@i02/2013/014/i02.2013.014.07100110f.803.jpg@RY2@

Bartosz Sankiewicz, konsultant z Accreo Taxand Polska

Praktyka życia gospodarczego pokazuje, że przedsiębiorcy ponoszący wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą często otrzymują fakturę dokumentującą te zdarzenia po zakończeniu miesiąca, w którym została ona wystawiona. Zdarza się również, że poniesione wydatki - mimo otrzymania faktury - nie zostały rozpoznane dla celów podatkowych w miesiącu poniesienia kosztu. Pojawić się może pytanie, kiedy w takiej sytuacji rozpoznać koszt, zwłaszcza przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Sposób rozpoznawania wydatków dla celów podatkowych ponoszonych przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów podatkowych, za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodów rozpoznaje się co do zasady w roku podatkowym, w którym osiągnięty zostaje odpowiadający im przychód (art. 22 ust. 5-5b ustawy o PIT), podczas gdy koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodem (koszty pośrednie) potrącane są w dacie ich poniesienia (art. 22 ust. 5c zd. pierwsze ustawy o PIT).

Niemniej jednak w przypadku przedsiębiorców prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) ustawodawca określił szczególny moment rozpoznawania kosztów pośrednich, którym jest co do zasady dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Literalne brzmienie powyższych przepisów wskazuje, że niezależnie od daty otrzymania faktury, momentem rozpoznania kosztu dla celów podatkowych będzie dzień wystawienia faktury/rachunku. Jednocześnie fakturę otrzymaną w innym miesiącu niż data jej wystawienia należy wprowadzić do PKPiR w dacie otrzymania, wskazując jako datę zdarzenia gospodarczego datę wystawienia faktury oraz dodając w uwagach adnotację wyjaśniającą późniejsze (niechronologiczne) jej wprowadzenie.

Takie podejście potwierdzają także władze skarbowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego. Przykładowo: interpretacja indywidualna wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 20 kwietnia 2011 r. (nr ITPB1/415-108a/11/TK).

Podsumowując, wprowadzenie faktury do PKPiR po miesiącu jej wystawienia (niezależnie, czy z powodu późnego otrzymania, czy też innego), ale w trakcie roku podatkowego wymaga odpowiedniej adnotacji w dokumentacji i spowoduje uwzględnienie wartości kosztu w bieżącej zaliczce (tj. płaconej za okres uwzględnienia faktury).

Innymi słowy, "rozpoznanie" kosztu dla celów podatkowych w dacie wystawienia faktury (przy jednoczesnym wprowadzeniu do PKPiR w bieżącym miesiącu) prowadzi do pomniejszenia podstawy opodatkowania w bieżącym miesiącu o kwoty wynikające z przedmiotowych faktur (podstawą opodatkowania oraz wysokość zaliczek oblicza się w sposób narastający od początku roku podatkowego).

Jeżeli natomiast "zaległe" faktury zostaną wprowadzone do PKPiR po zakończeniu roku podatkowego, w którym zostały wystawione, wówczas konieczne będzie sporządzenie korekty deklaracji PIT.

EKSPERT RADZI

Jakie wydatki są dozwolone

@RY1@i02/2013/014/i02.2013.014.07100110f.804.jpg@RY2@

Anna Żarkowska, Instytut Studiów Podatkowych, doradca podatkowy, dyrektor Biura Obsługi Polisy Podatkowej

Podatnik może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki, pod warunkiem że:

a) nie zostały one wymienione ustawie jako wydatki niemogące stanowić kosztów podatkowych,

b) wykaże ich związek z prowadzoną działalnością,

c) ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów),

d) zostały właściwie udokumentowane.

Z tego względu każdy wydatek poniesiony przez podatnika musi podlegać indywidualnej ocenie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje przynależność do kosztów lub wprost wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów - niezależnie od daty jego poniesienia. W pozostałych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu (lub co najmniej realną szansą powstania przychodów podatkowych) bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania; najlepiej, jeżeli powyższa okoliczność jest bezdyskusyjna i stosownie udokumentowana.

Najczęściej ponoszonymi wydatkami, które mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, są wydatki związane z utrzymaniem lokalu, samochodów służbowych, nabyciem usług marketingowych i doradczych, opłaty za media, usługi telekomunikacyjne, wynagrodzenia pracownicze wraz z narzutami itp. Należy jednak podkreślić, że niektóre wydatki z mocy ustawy o podatku dochodowym są wyłączone z kosztów (lub jest ograniczona ich wysokość). Wydatki na nabycie lub wytworzenie środków trwałych nie mogą być zaliczane bezpośrednio do kosztów podatkowych, ale przez odpisy amortyzacyjne. Ponadto - przykładowo - odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro oraz składki na ubezpieczenie tych samochodów w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje w równowartości 20 000 euro. Do kosztów podatnik nie może zaliczyć też odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych, grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym, kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów oraz wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towarów wolnych od wad, zwłoki w usunięciu wad towarów lub wykonanych robót i usług, kosztów reprezentacji (usługi gastronomiczne, zakup żywności, napojów, w tym alkoholowych), dodatkowej opłaty wymierzanej przez ZUS na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Należy pamiętać, że zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie będzie możliwe bez prawidłowego udokumentowania faktu ich poniesienia. Podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie określone koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie mógł zaliczyć tych wydatków do kosztów podatkowych. Jednocześnie przepisy podatkowe nie określają zasad, według których powinno być dokumentowane poniesienie kosztów. Dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodów może być każdy dokument źródłowy potwierdzający faktyczne poniesienie kosztu, niezależnie od tego, czy stanowi on prawidłowy dowód księgowy. Wadliwość dokumentu księgowego nie daje automatycznie podstaw do eliminacji określonego wydatku z kosztów uzyskania przychodów; wymaga to przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego co do faktu wystąpienia zdarzenia gospodarczego oraz przyczyn wadliwości dokumentu księgowego. Należy pamiętać, że wykazanie spełnienia ustawowych wymogów niezbędnych dla zaliczenia określonego wydatku do kosztów jest obowiązkiem podatnika. Szczególną uwagę należy zwrócić na udokumentowanie nabycia usług niematerialnych - faktury niezawierające stosowanych opisów oraz dołączonych innych dokumentów potwierdzających wykonanie nabytych usług mogą zostać uznane za nienależycie dokumentujące wydatki; skutkiem tego może być nieuznanie tak udokumentowanych wydatków za koszty podatkowe. Wszystkie dokumenty związane z poniesionymi wydatkami zaliczonymi do kosztów należy przechowywać co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres, którego dokumenty te dotyczą.

Oprac. Przemysław Molik