Struktura zatrudnienia pomaga w optymalizacji

Firmy stojące wobec konieczności obniżenia kosztów prowadzonej działalności zwracają często uwagę na koszty kapitału ludzkiego, które w pewnych sektorach gospodarki stanowią jeden z najbardziej zauważalnych elementów bilansu. Podczas gdy redukcja personelu jest ciągle najłatwiejszym sposobem radzenia sobie z typową dla czasów kryzysu dysproporcją pomiędzy osiąganymi przychodami a ponoszonymi kosztami, częściowo podobne efekty można osiągnąć za pomocą mniej radykalnych środków. Firmy mogą między innymi rozważyć optymalizację w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych w związku ze strukturą zatrudnienia pracowników.

W polskich firmach większość pracowników jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Z wielu powodów jest to najdroższa forma zatrudnienia pracowników. Firmy mogą rozważyć wprowadzenie alternatywnych form zatrudnienia, przynajmniej w odniesieniu do części pracowników, i w ten sposób obniżyć koszty. Należy jednak zauważyć, że wprowadzenie poniżej proponowanych rozwiązań musi zostać poprzedzone zarówno analizą konkretnych potrzeb, przed jakimi stoi dane przedsiębiorstwo, jak i prawnych możliwości ich wdrożenia.

Struktura przekazania praw autorskich może zostać wprowadzona, jeśli pracownicy w ramach stosunku pracy wykonują dzieła/utwory mające charakter twórczy i tym samym podlegają ochronie prawnoautorskiej. Zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

Przykładami utworów mogą być prezentacje, ekspertyzy, opinie, opracowania (np. strategii, polityk, procedur, także wewnętrznych, firmowych), wystąpienia autorskie itp. Zaletą takiej struktury zatrudnienia jest to, iż koszty uzyskania przychodu od przychodów uzyskanych z tytułu przekazania praw autorskich wynoszą 50 proc. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) można je zastosować z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania przez nich tymi prawami (koszty oblicza się od przychodu pomniejszonego o składki ZUS).

Zasadniczo, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa, z chwilą przyjęcia utworu, autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Zatem, jeśli firma nie umówiła się z pracownikami inaczej, prawa autorskie są automatycznie przenoszone na pracodawcę. W związku z tym, aby zastosować wyżej wymienione koszty, należy dokonać zmiany umowy o pracę, dodając klauzulę, zgodnie z którą autorskie prawa majątkowe nie są przenoszone na pracodawcę automatycznie, ale za wyodrębnionym wynagrodzeniem (honorarium autorskie). Należy przy tym określić wysokość tego honorarium w zależności od czasu przeznaczanego przez pracownika na wykonywaniu prac kreatywnych.

Niektóre firmy mogą zatrudniać kontrahentów pracujących na własny rachunek do wykonania usług na rzecz spółki. Nie ulega wątpliwości, że również podejmowanie przez pracowników własnej działalności gospodarczej może być korzystnym rozwiązaniem zarówno dla firmy, jak i osób współpracujących. Zatrudniając osobę prowadzącą własną działalność gospodarczą, spółka nie jest bowiem zobowiązana do płacenia składek na ubezpieczenia społeczne. Po stronie zaś osób wykonujących działalność gospodarczą koszty związane z ubezpieczeniem społecznym są znacznie niższe, ponieważ podstawę wymiaru składek stanowi kwota zadeklarowana (a nie faktyczny przychód). Z kolei koszty uzyskania przychodu są zasadniczo nielimitowane, co może obniżyć podstawę opodatkowania.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PIT działalność gospodarcza to działalność zarobkowa (wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa itp.) prowadzona we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, w której przychody nie są zaliczane do innych źródeł przychodów.

Nie uważa się jednak za działalność gospodarczą umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze. Trzeba również pamiętać o swoistym „teście działalności gospodarczej” zawartym w ustawie o PIT. Mianowicie za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeśli łącznie spełnione są następujące warunki:

● odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności i ich wykonanie ponosi zlecający,

● czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego,

● wykonujący czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Ponadto należy zwrócić uwagę na inne ograniczenie – nie można wybrać 19-proc. stawki liniowej, jeśli podatnik wykonuje na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy usługi odpowiadające czynnościom, które wykonywał w poprzednim lub danym roku w ramach stosunku pracy. Mimo powyższych ograniczeń forma ta może być stosowana w wielu przypadkach, przynosząc korzyści podatkowe zarówno firmie, jak i osobie współpracującej.

Firmy mogą również rozważyć wprowadzenie umów cywilnoprawnych, do których należą umowy zlecenia i o dzieło. Główne korzyści z nimi związane to 20-proc. koszty uzyskania przychodu oraz bardziej elastyczna pod względem prawnym forma zatrudnienia. Zgodnie z kodeksem cywilnym umowa zlecenia to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Natomiast w ramach umowy o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Wprowadzenie umowy cywilnoprawnej jest jednak możliwe w ograniczonym zakresie i wyłącznie wtedy, jeżeli natura czynności wykonywanych przez daną osobę na to pozwala. Tym samym możliwość wprowadzenia tego rozwiązania powinna być starannie przeanalizowana.

Osoby nieposiadające miejsca zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce (nierezydenci) opłacają zryczałtowany 20-proc. podatek (zamiast podatku według skali) od wynagrodzenia z tytułu m.in. pełnienia funkcji członka zarządu przyznanego na podstawie uchwały uprawnionego organu, kontraktu menedżerskiego czy umowy zlecenia/o dzieło. Warto rozważyć zatem taką strukturę wynagrodzenia dla zatrudnianych cudzoziemców.

Jeśli chodzi z kolei o osoby delegowane przez spółkę za granicę, w określonych sytuacjach istnieje możliwość ukształtowania oddelegowania w sposób umożliwiający optymalizację PIT/ZUS (w pewnym zakresie istnieje „wybór” kraju opodatkowania i opłacania ZUS przez osobę delegowaną.