Przygotowanie spisu z natury i zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną ewidencją podatkową, którą prowadzą przedsiębiorcy działający na niewielką skalę. Tę formę ewidencji zazwyczaj wybierają podatnicy, którzy osiągają dochody opodatkowane na zasadach ogólnych oraz na zasadach liniowego, 19-proc. PIT. W księdze tej przedsiębiorcy muszą przez cały rok ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze, w szczególności osiągane przychody oraz ponoszone koszty uzyskania przychodów. Właściwie ujęte zdarzenia gospodarcze pozwolą na ustalenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania, a w konsekwencji należnego podatku dochodowego od osób fizycznych z prowadzonej działalności gospodarczej za dany rok. My dziś zajmujemy się rozliczeniem PIT za 2009 rok.

Zamknięcie roku w firmie to duży wysiłek dla każdego podatnika. Trzeba zrobić podsumowanie w prowadzonej ewidencji, sporządzić m.in. spis z natury, aby w efekcie móc ustalić wysokość dochodu do opodatkowania.

Przechodząc do konkretnych zadań, jakie trzeba wykonać w księdze podatkowej, po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Podsumowane kwoty następnie trzeba podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. Inaczej będzie, gdy podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku. Wówczas po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je. Na pewno ta metoda będzie bardziej pracochłonna, ale to oczywiście wybór podatnika.

Koniec roku wiąże się z koniecznością sporządzenia spisu z natury, potocznie zwanego remanentem. Przepisy przewidują, że podatnicy muszą sporządzać i wpisywać do księgi podatkowej spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji przedsiębiorstwa, spisem z natury należy objąć również wyposażenie.

Remanent musi być sporządzony zgodnie z wytycznymi zawartymi w odpowiednich przepisach. Powinien więc być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób w nim uczestniczących. Przepisy wskazują również, jakie informacje w remanencie powinny się znaleźć. I tak spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę: Spis zakończono na pozycji..., podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:

● księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

● działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;

● działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

● działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

To nie koniec wymagań co do remanentu. Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Przy towarach obcych niepodlegających wycenie wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

W 2003 roku podatniczka prowadziła dwa rodzaje działalności gospodarczej: jedną w formie spółki cywilnej oraz drugą jako jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie księgarni.

W trakcie 2003 roku rozwiązana została spółka cywilna. Podatniczka sporządziła remanent likwidacyjny oraz wyliczyła podatek dochodowy przypadający na ten remanent. Wartość książek wykazanych w remanencie likwidacyjnym pozostała w zakupie i nie została wyksięgowana.

W roku 2005 w trakcie kontroli podatkowej urząd skarbowy stwierdził, że w magazynie rzeczy wybrakowanych i przeznaczonych do likwidacji znajdują się książki, które były ujęte w remanencie likwidacyjnym działalności gospodarczej. Tym samym organ podatkowy uznał, że towar ze zlikwidowanej firmy znajduje się w magazynie, związanym z prowadzoną działalnością jednoosobową, a magazyn ten traktowany był jako miejsce przechowywania m.in. makulatury, i dokonał pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów o wartość remanentu likwidacyjnego w spółce cywilnej. Tym samym wartość straty powstałej w wyniku likwidacji spółki cywilnej została zmniejszona, organ podatkowy uznał, że towar ten jest na stanie, jednak nie przypisał go do remanentu z prowadzonej działalności jako osoby fizycznej, ani w roku 2003, ani w roku 2004.

W wyniku postępowania odwoławczego oraz zaskarżenia decyzji organów podatkowych do WSA, a następnie do NSA sąd stwierdził, że organy podatkowe słusznie określiły stratę, i należało opodatkować zarówno dochód/stratę i nie dochodzi do podwójnego opodatkowania tego samego przedmiotu.

Czy podatniczka ma prawo do korekty za rok 2005, czyli wykazania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wartości książek ujawnionych w trakcie kontroli podatkowej według wyceny rynkowej z roku 2005, a tym samym ujęcia ich w kosztach działalności gospodarczej prowadzonej jako osoba fizyczna?

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

U podatników osiągających dochody z działalności i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica między przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Zatem podatniczka zobowiązana jest ująć wartość książek w remanencie początkowym, a w remanencie końcowym książki niewykorzystane (sprzedane lub zlikwidowane) na koniec roku podatkowego i wartość tych remanentów wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik jest bowiem zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Podatniczka ma więc prawo do dokonania korekty za rok 2005, czyli wykazania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wartości książek ujawnionych w trakcie kontroli podatkowej według wyceny rynkowej z roku 2005, a tym samym ujęcia ich w kosztach działalności gospodarczej prowadzonej jako osoba fizyczna poprzez różnice w wysokości remanentów. Jednak książki te powinny być ujęte w kolejnych remanentach, dopóki nie zostaną wycofane z magazynu bądź sprzedane.

Przedsiębiorca musi także wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Dodatkowe zasady zostały opracowane dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej. Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych - według ich wartości rynkowej.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Podatnik powinien dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Warto wiedzieć, że zestawienie przechowuje się łącznie z księgą.

Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury, sporządzonym na dzień likwidacji działalności, według cen zakupu.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Podatnik, który sporządził spis z natury i podsumował zapisy w księdze, powinien przejść do obliczenia wysokości dochodu za 2009 rok. Od jego wysokości będzie zależeć podatek, który należy wpłacić do właściwego urzędu skarbowego.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym na oddzielnej stronie księgi podatkowej należy:

● ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

● ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);

● wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Określony sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego).

Aby właściwie obliczyć wysokość dochodu za dany rok, kluczowe znaczenie mają koszty uzyskania przychodów. Dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającym z tych ksiąg przychodem a kosztami jego uzyskania.

Zgodnie z ustawą o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zatem podatnik ma możliwość odliczania dla celów podatkowych wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Koszty ponoszone przez podatnika muszą być ściśle powiązanie z celem osiągnięcia przychodów, przy czym cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty powinny go bezpośrednio realizować lub co najmniej powinny go zakładać jako realny.

Zakwalifikowanie poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodu uzależnione jest jednocześnie od ustalenia, czy podatnik wykaże istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy jego poniesieniem a uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodu, tj. czy udowodni, że jest to wydatek celowy w prowadzonej działalności. Ponadto każdy wydatek, który przedsiębiorca chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany.

Każdy wydatek, który przedsiębiorca planuje zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. Przepisy rozporządzenia o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazują, jakie dokumenty są podstawą dokonywania zapisów w księdze.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Istotne jest to, aby dowód księgowy był sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest jednak stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Za dowody księgowe uważa się również: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody przesunięć; dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Ponadto na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Gdy przedsiębiorca posiada właściwą dokumentację, potwierdzającą poniesienie wydatku, musi taki dokument ująć w księdze podatkowej. Pierwszą kolumną, w której można wpisać poniesione wydatki, jest kolumna 10 księgi. Ta część ewidencji przeznaczona jest do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Z kolei w kolumnie 12 trzeba wpisywać wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:

a) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Następna kolumna księgi - 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Podatnik prowadzi firmę handlową, gdzie część towaru kupuje na aukcjach od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Po zakończeniu aukcji podatnik dysponuje wydrukami, z których wynika, że aukcję wygrał. Ponadto tego samego dnia lub w dniu następnym dokonuje zapłaty za towar (posiada przelew lub pokwitowanie zapłaty). Oba te dokumenty posiadają datę, dane podatnika oraz dostawcy, ilość i rodzaj zakupionego towaru, cenę. Czy w takim przypadku dowodem zakupu towaru może być wydruk z internetu, informujący o wygranej przez podatnika aukcji uzupełniony o dowód zapłaty?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

W konsekwencji, zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów podatkowych jest uwarunkowane jego celowością. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, że poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Aby wydatek mógł jednak zmniejszać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, musi być również prawidłowo udokumentowany.

Z kolei zapisy w księdze podatkowej dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawę zapisów w księdze stanowią dowody księgowe, którymi są:

● faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

● inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

● oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien więc być podpisany przez strony umowy, tj. sprzedającego i kupującego. Sporządzone przez podatnika wydruki komputerowe z internetowych serwisów aukcyjnych nie odpowiadają wymaganiom określonym w przepisach, bowiem nie zawierają podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych - w tym przypadku brak podpisu sprzedającego.

Za dowody księgowe uważa się również:

● dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

● noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

● dowody przesunięć;

● dowody opłat pocztowych i bankowych;

● inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie mogą zostać uznane za dowody wewnętrzne, a są nimi dowody dotyczące:

● zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

● zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);

● wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

● zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

● kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

● zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

● wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

- opłat sądowych i notarialnych;

- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;

- wydatków związanych z parkowaniem samochodu (tylko w pewnych sytuacjach); podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dowód zakupu towaru w postaci wydruku z internetu informacji o wygranej aukcji, uzupełniony o dowód zapłaty nie będzie spełniał warunków zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do uznania go za dokument, na podstawie którego można dokonać zapisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów.

1) Przychód (kolumna 9) 700 000 zł

2) Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym:

a) wartość spisu z natury na początek roku podatkowego - 57 000 zł

b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10) - 215 000 zł

c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11) - 8600 zł

d) minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego - 33 000 zł

e) plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14) - 17 000 zł

f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi - 9000 zł

Razem koszty uzyskania przychodu - 255 600 zł

3) Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym:

a) przychód (pkt 1) - 700 000 zł

b) minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) - 255 600 zł

Dochód (a-b) - 444 400 zł

Podatniczka jest z zawodu nauczycielką języków obcych i od stycznia 2009 r. rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie tłumaczenia i nauczania języków obcych. W związku z wykonywanym zawodem podjęła studia na kierunku psychologia, aby zrozumieć procesy poznawcze towarzyszące efektywnemu przyswajaniu wiedzy przez ucznia i rozpoznać jego indywidualne umiejętności werbalne i pamięciowe, co jest ważne przy wyborze skutecznych technik nauczania języka.

Koszt studiów na tym kierunku wynosi 570 zł miesięcznie, faktura została wystawiona na firmę podatniczki. Czy poniesione koszty nauki na kierunku psychologia stanowią koszt uzyskania przychodów, który można miesięcznie ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o PIT i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniczce, która wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

● pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

● nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

● być właściwie udokumentowany.

Wydatki na studia nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT, a zatem w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek mogą być one zaliczone do kosztów. Do stwierdzenia, czy wydatek poniesiony przez podatniczkę na opłacenie studiów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, istotne jest ustalenie:

● czy taki wydatek związany jest z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i które mają z nią związek,

● czy taki wydatek służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc ma charakter osobisty.

Z tych wydatków, jako uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza, uznać należy wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć uprawnienia, umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej. Jednak to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

W związku z tym, opłaty poniesione przez podatniczkę, związane z podjętymi studiami na kierunku psychologia, można miesięcznie ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

dni od dnia zakończenia remanentu ma podatnik na wycenę materiałów i towarów objętych spisem

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).