Płatnik odpowiada za błędnie pobrane zaliczki na PIT

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownicy samodzielnie nie obliczają i nie odprowadzają w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy. To pracodawca (zakład pracy) jako płatnik co miesiąc musi obliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy.

Obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy wiąże się przede wszystkim z odpowiedzialnością majątkową. Co do zasady to za niepobrany podatek, a także za pobrany, ale niewpłacony, odpowiada płatnik. Przez podatki w Ordynacji podatkowej rozumie się również zaliczki na podatki, raty podatków, jeżeli przepisy prawa podatkowego przewidują płatność podatku w ratach, opłaty oraz niepodatkowe należności budżetowe.

Odpowiedzialność finansowa nie jest w tym przypadku limitowana, bo płatnik odpowiada całym swoim majątkiem. Jeżeli płatnik nie wywiązał się ze swoich obowiązków, organ ten wydaje decyzję o jego odpowiedzialności podatkowej. W decyzji określa się wysokość należności z tytułu niepobranego lub pobranego, a niewpłaconego podatku. Organ podatkowy może wydać decyzję zarówno po zakończeniu roku podatkowego, jak i innego okresu rozliczeniowego.

Trzeba jednak pamiętać o dwóch zasadach. Po pierwsze, ustawodawca przewidział sytuacje, w których odpowiedzialność płatnika jest wyłączona. Płatnik nie zostanie pociągnięty do odpowiedzialności, gdy przewidują to inne przepisy albo gdy podatek nie został pobrany z winy podatnika. W takich przypadkach odpowiedzialność poniesie podatnik. Po drugie, płatnik odpowiada za niepobrane zaliczki, ale to na podatniku ciąży obowiązek rozliczenia się z podatku w zeznaniu rocznym. Są to dwa odrębne obowiązki.

Dodatkowo płatnicy muszą wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot. Ciąży też na nich obowiązek zgłoszenia właściwemu miejscowo organowi podatkowemu imion, nazwisk i adresów osób, które będą w firmie odpowiadały za pobór podatku. Zgłoszenia trzeba dokonać w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty. W przypadku zmiany osoby wyznaczonej do poboru podatku zgłoszenie musi trafić do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono inną osobę.

Z orzecznictwa sądowego wynika, że wyznaczenie osoby pełniącej w firmie funkcję płatnika nie musi zawsze być sformalizowane. Obowiązek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za obliczanie, pobieranie i odprowadzanie podatków może być zrealizowany w każdej formie, w tym i przez faktyczne powierzenie tego obowiązku, gdyż ani sposób, ani forma wyznaczenia nie stanowią warunku skutecznego ustanowienia takiej osoby.

Jednak sam fakt wyznaczenia konkretnej osoby (np. pracownika firmy) do wykonywania czynności płatnika nie wpływa na status płatnika. Osoba wyznaczona sama nie staje się przez to płatnikiem, a zatem nie ponosi odpowiedzialności majątkowej ciążącej na płatniku za niepobrane lub nieodprowadzone podatki. Nie jest także płatnikiem osoba, która z racji swej w nim funkcji, bez wyznaczania, zajmuje się sprawami gospodarczymi płatnika i z tej racji odpowiada za przestępstwa i wykroczenia skarbowe popełnione w ramach danego podmiotu jak sprawca. Inaczej mówiąc, w orzecznictwie odróżnia się odpowiedzialność majątkową płatnika jako zakładu pracy, od odpowiedzialności karnej osób, które zajmują się sprawami gospodarczymi płatnika jako firmy (por. wyrok SN z 2 lipca 2002 r., IV KK 164/02, opublikowany OSNKW 2002/11-12/106).

Ponadto płatnik musi przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. W razie likwidacji lub rozwiązania podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Zawiadomienia dokonuje się nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Po upływie okresu przedawnienia płatnik przekazuje podatnikom dokumenty związane z poborem podatku. Jeżeli nie jest to możliwe, dokumenty należy zniszczyć.

Płatnik, który nie wywiązuje się z obowiązków, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej skarbowej. Odpowiedzialności karnej podlegają tylko osoby fizyczne. Nie oznacza to jednak, że jeżeli płatnikiem jest osoba prawna, odpowiedzialność karna skarbowa będzie wyłączona. Jeżeli pracodawcą jest osoba prawna, odpowiedzialność karną poniosą w szczególności te osoby, które zajmują się jej sprawami. Zgodnie bowiem z kodeksem karnym skarbowym za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.