Ewidencja musi być poprawna

Podatnicy mają obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji związanej z amortyzacją. Osoby prowadzące księgi rachunkowe muszą uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy też podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Sankcją za brak ewidencji środków trwałych jest to, że dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązki ewidencyjne są częstym powodem sporów między organami podatkowymi a podatnikami. Orzecznictwo w tym zakresie ma istotne znaczenie z uwagi na ewentualne niebezpieczeństwo odmowy prawa do kosztów.

W jednym z wyroków sąd zwrócił uwagę, że podatnik może być pozbawiony prawa zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów dopiero w razie braku ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (wyrok WSA w Białymstoku z 25 marca 2009 r., sygn. akt I SA/Bk 422/08, niepublikowany). Wynika to z literalnej wykładni przepisów. Dlatego w ocenie sądu nie można zgodzić się ze stanowiskiem, iż braki formalne polegające na nieujęciu w ewidencji wartości ulepszenia zwiększającej wartość początkową powodują ten sam skutek. W takim przypadku podatnik nie traci prawa do kosztów.

Niemniej jednak należy pamiętać, że prowadzenie ewidencji to obowiązek podatnika. Dodatkowo musi on być wypełniany zgodnie z ustawowymi wymogami. Potwierdza to wyrok WSA w Krakowie (z 14 lutego 2008 r., sygn. akt I SA/Kr 1077/07, niepublikowany). W jego ocenie z obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych wynika, że jeżeli podatnik uwzględnia odpisy amortyzacyjne w kosztach uzyskania przychodów, to jest zobowiązany tego dowodzić prowadzeniem i posiadaniem takiej ewidencji. Inne dowody wskazujące na fakt jej prowadzenia oraz jej stan nie mogą wywołać tożsamych skutków. Jeśli podatnik do kosztów uzyskania przychodu zalicza wydatki z tytułu odpisów amortyzacyjnych, to podczas kontroli powinien to wykazać nie za pomocą swoich wyjaśnień bądź innych dokumentów, lecz za pomocą dowodu materialnego jej posiadania.

Ponadto podatnik ma obowiązek przetrzymywania ewidencji środków trwałych, aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jeśli zatem podatnik do kosztów uzyskania przychodu zalicza wydatki z tytułu odpisów amortyzacyjnych, to jest obowiązany to wykazać w chwili kontroli za pomocą dowodu materialnego.

Sądu nie przekonało też to, że podatnicy jasno wskazywali przyczyny braku ewidencji oraz podejmowali próby udowodnienia, że ewidencja taka była prowadzona. Zdaniem sądu okoliczności, w jakich nastąpiła jej utrata, nie mają znaczenia. Sąd dał wiarę ustaleniom fiskusa, że ewidencja nie była prowadzona.

Powyższe orzeczenie nie oznacza, że w przypadku niezawinionej utraty ewidencji nie można powoływać się na wszelkie okoliczności z tym związane. Jednak brak ewidencji wzbudzi podejrzenia i podatnikowi trudniej będzie udowodnić, że wywiązał się z obowiązku jej prowadzenia.

Restrykcyjne podejście do kwestii dokumentacji potwierdza też kolejny wyrok. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (z 8 września 2006 r., sygn. akt III SA/Wa 1897/06, nieopublikowany) uznał w nim, że brak informacji w postaci braku symbolu klasyfikacji środków trwałych, wartości początkowej i stawki amortyzacyjnej, umożliwiających wyliczenie i zaksięgowanie kwot odpisów amortyzacyjnych za dany rok i narastająco, powoduje brak możliwości uznania odpisów amortyzacyjnych, gdyby takowe były prowadzone przez podatnika, za koszt uzyskania przychodu. Jednocześnie sąd zwrócił uwagę na bardzo istotną sprawę. W jego ocenie taka sytuacja nie decyduje jednak o możliwości uznania, czy dany samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, czy też nie. Istotnie wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych, bądź nieuczynienie tego, pociąga za sobą określone skutki prawne dla podatnika. Wydatki poniesione na samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych stanowią koszt uzyskania przychodu podatnika. Natomiast poniesione wydatki na samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych stanowią koszt uzyskania przychodu, o ile podatnik prowadzi ewidencję przebiegu. W ocenie sądu należy zatem rozgraniczyć dwie sytuacje. Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych jest samochodem firmy, zaś niewprowadzony do ewidencji jest samochodem stanowiącym własność prowadzącego działalność gospodarczą. W tym przypadku wydatki poniesione na ten pojazd stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli właściwe dokumenty potwierdzają użycie jego na cele firmy.

Brak odpowiedniej dokumentacji w większości przypadków wywoła negatywne konsekwencje dla podatnika. Potwierdza to także wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy (z 12 grudnia 2007 r., sygn. akt I SA/Bd 660/07, niepublikowany). Sąd podkreślił, że nie można szacować wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, gdy przepisy podatkowe wyraźnie wskazują, że uznanie ich za koszt podatkowy może być tylko w sytuacji prawidłowego udokumentowania.

W jego ocenie nie wystarczy wykazać, że ewidencja środków trwałych była prowadzona i przy jej utracie - szacować koszty. Dopuszczając rozliczenie amortyzacji jako kosztu uzyskania przychodu, ustawodawca w określony sposób kwalifikuje postępowanie dowodowe. W konsekwencji ustawodawca wymaga konkretnego dokumentu i w takim wypadku organ nie mógłby określać wysokość kosztów (weryfikować samoobliczenie podatku) w inny sposób niż na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji.

Podatnicy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, muszą prowadzić ewidencję środków trwałych, zawierającą co najmniej:

1) liczbę porządkową;

2) datę nabycia;

3) datę przyjęcia do używania;

4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

7) wartość początkową;

8) stawkę amortyzacyjną;

9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;

10) zaktualizowaną wartość początkową;

11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;

12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;

13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Aleksandra Tarka

aleksandra.tarka@infor.pl

Art. 22n ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).