Nie każdy poczęstunek to koszt

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo zajmujące się m.in. wykonywaniem instalacji wodno-kanalizacyjnych, cieplnych, gazowych i klimatycznych. W zakładzie organizowane są w poszczególnych działach szkolenia wewnętrzne z udziałem prelegentów zewnętrznych i wewnętrznych. Firma podatnika organizuje też spotkania biznesowe bez udziału kontrahentów, które mają na celu podsumowanie jej działań lub ustalanie planów rozwoju.

Przedsiębiorca wyjaśnił, że w trakcie tych szkoleń i spotkań podawany jest zwyczajowo skromny poczęstunek m. in. kawa, herbata, woda mineralna, słodycze, gotowe posiłki itp. Ponadto w zakładzie i poza siedzibą zakładu odbywają się spotkania biznesowe z kontrahentami mające na celu np. omówienie zasad wzajemnej współpracy, negocjowanie kontraktu. Również w ich trakcie podawany jest zwyczajowo przyjęty skromny posiłek lub poczęstunek.

Podatnik zapytał organy podatkowe, czy może te wydatki na skromny poczęstunek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W jego ocenie w tym przypadku nie ma zastosowania wyłączenie zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., nr 51, poz. 307). Przepis ten ma zastosowanie jedynie do wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów tylko w odniesieniu do wydatków reprezentacyjnych. Zakup tego rodzaju produktów lub usług w innych celach niż reprezentacyjne, np. w celu organizacji szkoleń, narad, spotkań biznesowych będzie stanowił koszt uzyskania przychodu.

Organ podatkowy nie w pełni zgodził się ze stanowiskiem podatnika. W interpretacji wskazano, że przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia reprezentacji. Organ odwołał się do słownikowej definicji tego pojęcia. Wskazał, że w internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN pojęcie to zostało zdefiniowane jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

W ocenie organu podatkowego na gruncie prawa podatkowego za reprezentację uznaje się występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy jej reprezentowaniu. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami.

Jego zdaniem to, czy wskazane przez podatnika wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji. Inaczej mówiąc, czy wydatki na usługi gastronomiczne ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

W ocenie fiskusa w przypadku wydatków na organizowanie w siedzibie zakładu szkoleń wewnętrznych z udziałem prelegentów oraz spotkań biznesowych w ramach firmy nie mamy do czynienia z reprezentacją. Wydatki te, jeżeli są kosztami zorganizowania szkolenia, w którym uczestniczą pracownicy zakładu, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile mają związek z przychodem i są odpowiednio udokumentowane.

W zakresie wydatków na usługi gastronomiczne lub zakup artykułów spożywczych w związku z odbywaniem spotkań biznesowych z kontrahentami w zakładzie i poza zakładem, organ wskazał, że wiążą się one z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Pomimo tego, że w czasie spotkań, szkoleń z kontrahentami, omawiane są zasady współpracy, negocjowane kontrakty, to wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, tj. poza siedzibą zakładu. Organy podkreśliły, że spotkania biznesowe mogą być organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych. Trudno wykazać zatem inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków.

Co do wydatków ponoszonych na poczęstunek serwowany w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami, organizowanych w siedzibie zakładu, organ wskazał, że kosztem będą tylko te, które nie mają charakteru okazałości.

Podatnik zaskarżył interpretację, a Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy uwzględnił jego skargę. Sąd nie zgodził się, że każde spotkanie poza zakładem pracy w celu kontynuowania rozmów biznesowych rodzi konsekwencję w postaci uznania ewentualnych kosztów poczęstunku za koszty reprezentacyjne.

Sąd przypomniał, że do 31 grudnia 2006 r. co do zasady do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczało się kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodu. Z dniem 1 stycznia 2007 r. przepis uzyskał nowe brzmienie. Wyłącza on spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów wszelkie koszty reprezentacji, w szczególności te, które zostały poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Koszty reklamy nie są już objęte żadnym limitem. WSA zwrócił uwagę, że obie regulacje budzą poważne wątpliwości ze względu na brak ustawowej interpretacji pojęcia koszty reprezentacji.

Zdaniem sądu spośród wielu znaczeń wskazanych w słowniku należy skupić się na znaczeniu: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną z pozycją społeczną, stanowiskiem danej osoby. Sąd uznał, że w kontekście działalności gospodarczej wydatkami na reprezentację będą zatem te wydatki, które ponoszone są w związku ze stworzeniem określonego wizerunku, pozycji firmy właściwej w związku z prowadzoną działalnością. Reprezentacja jest to zatem okazałość, wystawność, a w przypadku firmy dobre jej reprezentowanie. Może ono polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Reprezentacja i reklama jest to oddziaływanie na zewnątrz na nieokreślonego kontrahenta.

Jak podkreślił WSA, wydatkami na reprezentację będą wydatki ponoszone na rzecz ewentualnych lub istniejących kontrahentów, które mają ich zachęcić do nawiązania, podtrzymania lub rozszerzenia kontaktów handlowych. Jego zdaniem to cel poniesienia kosztów i ich wystawny charakter decyduje o uznaniu wydatków za koszty reprezentacyjne.

Sąd zauważył, że ustawodawca wskazuje jedynie przykładowe koszty reprezentacji, wyliczając usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednak te wydatki nie zawsze będą wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Zdaniem sądu organ nie wskazał, gdzie jest granica uznania danego kosztu za koszt reprezentacji. W opinii składu orzekającego, aby określone wydatki zostały uznane za reprezentacje, muszą wychodzić poza ustalone normy czy zwyczaje, mieć istotnie charakter wytworności i wystawności, a celem ich poniesienia jest wyłącznie kreowanie wizerunku firmy. Uznanie za kryterium uznania lub odmowy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu miejsca poniesionych wydatków jest błędne z uwagi na prawa wolnego rynku.

Aleksandra Tarka

aleksandra.tarka@infor.pl