Ulgę odliczoną w rocznym PIT trzeba właściwie udokumentować

Odliczenia ulgi prorodzinnej dokonuje się w rocznym zeznaniu podatkowym. Ponieważ ulgę można odliczyć wyłącznie od podatku dochodowego obliczonego według skali podatkowej, korzystają z niej wyłącznie podatnicy, sporządzający roczne obliczenie podatku na formularzu PIT-36 lub PIT-37, składanym do 30 kwietnia 2010 r. Ulgi nie odliczą natomiast podatnicy, którzy w tym samym terminie w urzędach skarbowych będą składać PIT-36L, a zatem druk przeznaczony dla rozliczenia dochodów z działalności gospodarczej opodatkowanych według 19-proc. stawki liniowej (nie mogli z niej także korzystać podatnicy opodatkowani ryczałtem, którzy składali PIT-28).

Odliczenie dotyczy łącznie obojga rodziców, opiekunów prawnych dziecka albo rodziców zastępczych pozostających w związku małżeńskim. Kwotę tę mogą odliczyć od podatku w częściach równych lub w dowolnej proporcji przez nich ustalonej. Na tych samych zasadach ulgą dzielą się rodzice, którzy nie zawarli związku małżeńskiego. Trzeba bowiem pamiętać, że kwota ulgi zawsze dotyczy obojga rodziców łącznie, bez względu na to, czy są czy też nie są małżeństwem. Rodzice, opiekunowie prawni oraz rodzice zastępczy, składający odrębne zeznania, wedle swojego wyboru odliczają ulgę od podatku tylko jednego z nich lub dzielą się ulgą w dowolnie określonej proporcji.

Małżonkowie mogą oczywiście uwzględniać ulgę prorodzinną we wspólnym zeznaniu podatkowym (również z możliwością podziału kwoty ulgi). Odliczenie ulgi we wspólnym PIT jest szczególnie korzystne, gdy prawo do ulgi na dziecko ma tylko jeden z małżonków, który nie uzyskał żadnych dochodów podlegających opodatkowaniu lub uzyskał dochody znacznie niższe niż mąż lub żona. Dotyczy to sytuacji, gdy we wspólnym PIT podatnicy korzystają z ulgi na dzieci z poprzednich związków.

Wyjaśnijmy, że zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o PIT małżonkowie, między którymi istnieje przez cały rok podatkowy wspólność majątkowa, pozostający w związku małżeńskim przez cały rok podatkowy, mogą być na wniosek wyrażony we wspólnym zeznaniu rocznym opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów, po uprzednim odliczeniu, odrębnie przez każdego z małżonków, kwot określonych w art. 26 i art. 26c ustawy o PIT. W tym przypadku podatek określa się na imię obojga małżonków w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy łącznych dochodów małżonków, z tym że do sumy tych dochodów nie wlicza się dochodów (przychodów) opodatkowanych w sposób zryczałtowany. Zasada ta ma zastosowanie również, jeżeli jeden z małżonków w roku podatkowym nie uzyskał przychodów ze źródeł, z których dochód jest opodatkowany według skali podatkowej, lub osiągnął dochody w wysokości niepowodującej obowiązku uiszczenia podatku.

Podatek określony na imię obojga małżonków uznawany jest za wspólny podatek małżonków, także wtedy gdy jeden z małżonków w roku podatkowym nie uzyskał przychodów ze źródeł, z których dochód jest opodatkowany według skali. Zatem prawo do dokonywania odliczeń od podatku przysługuje obojgu małżonkom, nawet gdy jeden z nich nie uzyskał żadnych przychodów. W sytuacji gdy prawo do ulgi na dziecko z poprzedniego związku ma wyłącznie małżonek, który nie uzyskał żadnych dochodów (lub bardzo niskie dochody), złożenie małżeńskiego PIT pozwala na odliczenie takiej ulgi od wspólnego podatku.

Zgodnie z art. 27f ust. 5 ustawy o PIT odliczenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym, podając liczbę dzieci i ich numery PESEL, a w przypadku braku tych numerów - imiona, nazwiska oraz daty urodzenia dzieci. W praktyce dane te wpisuje się załączniku PIT/O do zeznania podatkowego. Załącznik ten stanowi informację dla urzędu skarbowego o wykorzystanych przez podatnika odliczeniach od dochodu i podatku. Dane o odliczeniach od podatku, w tym z tytułu ulgi prorodzinnej, podatnik wpisuje w części C załącznika. Znajduje się w niej rubryka na określenie liczby dzieci, na które odliczana jest ulga, z możliwością podziału przysługującej kwoty na podatnika oraz małżonka podatnika.

W zeznaniu podatkowym za 2009 rok podatnicy korzystający z ulgi na dzieci po raz pierwszy mają obowiązek wypełnienia części E załącznika PIT/O. Podatnik wpisuje tutaj po pierwsze dane identyfikacyjne dzieci objętych odliczeniem oraz - odrębnie w stosunku do każdego z dzieci - wskazuje miesiące, za które przysługuje odliczenie, albo zaznacza, że ulga przysługuje za cały rok.

Przypomnijmy, że ulga w kwocie 92,67 zł na dziecko przysługuje za miesiące, w których podatnik - w stosunku do dziecka - wykonywał władzę rodzicielską, pełnił funkcję opiekuna prawnego albo rodziny zastępczej. W przypadku dzieci pełnoletnich ulgę stosuje się za każdy miesiąc, w którym spełniają one warunki do objęcia ulgą. W przypadku dzieci niepełnosprawnych jest to warunek otrzymywania jednego ze świadczeń: zasiłku pielęgnacyjnego, dodatku pielęgnacyjnego lub renty socjalnej. Natomiast w przypadku dzieci zdrowych warunek wieku (ulga przysługuje na dzieci do ukończenia 25 lat) oraz nauki. Przepisy o miesięcznym naliczaniu kwoty ulgi po raz pierwszy mają zastosowanie do rozliczeń podatkowych za ubiegły rok, stąd począwszy od zeznań podatkowych za 2009 rok wprowadzono obowiązek wskazania w części E załącznika PIT/O okresu, za który podatnik korzysta z odliczenia. Jeżeli część E załącznika jest niewystarczająca do podania informacji o wszystkich dzieciach, do zeznania należy dołączyć kolejne załączniki.

W przypadku łącznego opodatkowania dochodów małżonków składa się wspólny załącznik PIT/O. Pamiętać przy tym należy, że jeżeli z odliczenia ulgi prorodzinnej korzysta zarówno mąż, jak i żona, należy wypełnić zarówno pozycje "podatnik", jak i "małżonek". W sytuacji natomiast, gdy małżonkowie opodatkowują swoje dochody odrębnie i składają oddzielne zeznania, to w przypadku gdy dzielą się ulgą - każdy z nich dołącza do swojego zeznania załącznik PIT/O.

Korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym także ulgi prorodzinnej, uzależnione jest od spełnienia wszystkich przesłanek wymaganych do jej zastosowania. Każdy z podatników, który wykazał w zeznaniu podatkowym ulgę prorodzinną czy jakąkolwiek inną ulgę podatkową, może być poddany kontroli na okoliczność, czy miał do takiej ulgi prawo.

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej podatnik jest obowiązany przedstawić zaświadczenia, oświadczenia oraz inne dowody niezbędne do ustalenia prawa do odliczenia, w szczególności:

● odpis aktu urodzenia dziecka,

● zaświadczenie sądu rodzinnego o ustaleniu opiekuna prawnego dziecka,

● odpis orzeczenia sądu o ustaleniu rodziny zastępczej lub umowę zawartą między rodziną zastępczą a starostą,

● zaświadczenie o uczęszczaniu pełnoletniego dziecka do szkoły.

Przepis ten, uregulowany w art. 27f ust. 5 ustawy o PIT, ma zastosowanie po raz pierwszy w rozliczeniach podatkowych za 2009 rok. Został on wprowadzony w związku z sygnałami płynącymi od Rzecznika Praw Obywatelskich o braku podstaw do żądania od podatnika jakichkolwiek dokumentów (dowodów) potwierdzających prawo do odliczenia. Oczywiście wymienione w ustawie o PIT dokumenty stanowią przykładowy katalog takich dowodów, o których okazanie zwykle może być proszony podatnik korzystający z ulgi. Nie jest to jednak lista wyczerpująca. Dodatkowo, jak wyjaśniałam powyżej, rodzic (opiekun) został zobligowany do podania w zeznaniu podatkowym numeru PESEL dziecka, a w przypadku braku tego numeru - imienia, nazwiska oraz daty urodzenia dziecka.

Wprowadzenie do ustawy o PIT wyraźnego przepisu nakazującego obowiązek dokumentowania prawa do ulgi na żądanie organów podatkowych nie oznacza, że wcześniej podatnik takiego obowiązku nie miał. Korzystanie z ulg podatkowych zawsze wiąże się z obowiązkiem przedstawienia dokumentów potwierdzających prawo podatnika do ich zastosowania.

Weryfikację rocznych rozliczeń podatkowych urzędnicy skarbowi rozpoczynają od czynności sprawdzających. Jest to postępowanie o najmniej sformalizowanym charakterze w porównaniu z kontrolą podatkową czy postępowaniem podatkowym.

Zgodnie z art. 275 par. 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych, organ podatkowy może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika, w określonym czasie, wymaga przepis prawa. Dotychczasowy brak w ustawie o PIT regulacji, która wprost wskazywałaby podatnikom, że korzystanie z ulgi na dzieci wiąże się z obowiązkiem przedstawienia niezbędnych dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia, był odbierany jako brak podstaw do żądania przez organ podatkowy jakichkolwiek dowodów służących ustaleniu stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionym rozliczeniem podatkowym. Nowe przepisy nie pozostawiają podatnikowi wątpliwości, że na żądanie organów podatkowych są oni zobowiązani do przedstawienia dokumentów na potwierdzenie prawidłowości rozliczenia ulgi oraz wskazują, w jaki sposób można dokumentować prawo do odliczenia.

Zwrócenie się do podatnika przez organ podatkowy o okazanie odpowiednich dokumentów będących w jego posiadaniu pozwala na wstępne zbadanie, przed podjęciem ewentualnej kontroli podatkowej, rzetelności złożonej deklaracji w części dotyczącej odliczenia ulgi prorodzinnej.

Przeprowadzenie czynności sprawdzających pozwala na stosunkowo proste zbadanie prawidłowości wywiązywania się przez podatników z obowiązku rozliczenia podatku. Organy podatkowe, dokonując czynności sprawdzających, mają na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W razie wątpliwości co do poprawności złożonego zeznania organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia zeznania, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w nich zawartych.

Jeśli w ramach czynności sprawdzających nie zostaną wyjaśnione wątpliwości dotyczące prawidłowości skorzystania z ulgi, np. na skutek biernej postawy podatnika, który nie okazał dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do odliczenia, może to stanowić podstawę do uruchomienia kontroli podatkowej lub wszczęcia postępowania podatkowego.

Naczelną zasadą postępowania podatkowego jest zasada prawdy obiektywnej. W toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Realizowanie zasady prawdy obiektywnej nakazuje organowi podatkowemu dążyć do najdokładniejszego ustalenia stanu faktycznego sprawy, zebrania w tym zakresie wszelkich istotnych dowodów i wyjaśnienia wszelkich nasuwających się w sprawie wątpliwości. Nie oznacza to całkowitego zwolnienia strony z ciężaru dowodowego. Jeżeli podatnik wywodzi skutki prawne, powołując się na określone fakty, obciąża go również ciężar udowodnienia tych okoliczności. Jedynie fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi podatkowemu z urzędu nie wymagają dowodu. Zatem to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku postępowania podatkowego okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne, w tym wypadku w postaci zmniejszenia podatku o kwotę ulgi prorodzinnej.

Podatnik jest obowiązany przedstawić zaświadczenia, oświadczenia oraz inne dowody niezbędne do ustalenia prawa do odliczenia ulgi prorodzinnej dopiero na żądanie organu podatkowego. Przepisy nie uzależniają możliwości korzystania z ulgi na wychowanie dzieci od wcześniejszego uzyskania jakichkolwiek zaświadczeń, np. potwierdzających kontynuowanie nauki przez dziecko między 18 a 25 rokiem życia. Nie ma potrzeby, aby rodzic - w celu skorzystania z ulgi prorodzinnej - posiadał wystawiony przez szkołę dokument potwierdzający kontynuowanie nauki przez pełnoletnie dziecko. Przedstawienie takiego zaświadczenia będzie jednak konieczne w przypadku wystąpienia z takim żądaniem przez urząd skarbowy. Oznacza to, że prawo do ulgi na dziecko rodzice zobowiązani będą udokumentować dopiero w razie wystąpienia z taką prośbą przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej czy też postępowania podatkowego.

Podatnik wraz z żoną wychowują wspólnie córkę żony z pierwszego nieformalnego związku. Małżonkowie rozliczają się wspólnie. Żona podatnika nie osiąga żadnych dochodów, gdyż zajmuje się wychowaniem dziecka. Podatniczka, mimo że w 2009 roku nie osiągnęła żadnych dochodów, może skorzystać z odliczenia przysługującej jej kwoty ulgi prorodzinnej od podatku obliczonego na imię obojga małżonków.

Dane dotyczące dzieci objętych odliczeniem oraz wysokość wykorzystanej kwoty ulgi podatnik wykazuje w części C i E załącznika PIT/O składanego wraz z zeznaniem podatkowym PIT-36 lub PIT-37.

Dziecko na wniosek rodziców zostało umieszczone w rodzinie zastępczej. Zawarta została umowa między rodziną zastępczą a starostą właściwym ze względu na miejsce zamieszkania tej rodziny. Dziecko przebywało w tak ustanowionej rodzinie zastępczej dwa miesiące. Rodzice zastępczy rozliczyli już podatek za 2009 rok, uwzględniając w nim ulgę prorodzinną za okres dwóch miesięcy. Organ podatkowy zwrócił się do podatników o okazanie umowy zawartej ze starostą. Podatnicy mają obowiązek przedstawić ten dokument w celu potwierdzenia przysługującego im prawa do odliczenia.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Art. 27f ust. 4-5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307).

Art. 122, art. 155, art. 275 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).