W jaki sposób zwiększyć koszty podatkowe przed zakończeniem roku

Przedsiębiorcy, którzy w tym miesiącu spodziewają się wyższych wpływów ze sprzedaży czy świadczonych usług, mogą starać się zniwelować skutki podatkowe, wykazując odpowiednie koszty. To wpłynie na wysokość zaliczki odprowadzanej do urzędu skarbowego za listopad. Zaliczka ta płatna jest do 20 grudnia.

We wcześniejszych latach do 20 grudnia trzeba było zapłacić podwójną zaliczkę - za listopad i grudzień (w wysokości równej zaliczce za listopad). To wielu przedsiębiorców skłaniało do przeprowadzania takich transakcji, które miały na celu zwiększenie kosztów w listopadzie. [Przykład 1]

Mimo likwidacji obowiązku płacenia podwójnej zaliczki w grudniu część przedsiębiorców może jeszcze szukać rozwiązań, które pozwolą im ostatecznie zmniejszyć wysokość płaconego podatku dochodowego za cały rok. Dotyczyć to może firm, które w listopadzie spodziewają się uzyskać znacznie wyższe przychody niż w grudniu, kiedy z uwagi na okres świąteczny mają mniej zamówień. Wtedy korzystne dla nich będzie wykazanie wyższych kosztów w listopadzie. Mogą wtedy wykazać koszty pośrednie, które rozlicza się na bieżąco w miesiącu ich poniesienia.

Według obecnych przepisów przedsiębiorca może również uniknąć zapłaty zaliczki za grudzień 2012 r., którą trzeba by wpłacić do 21 stycznia 2013 r., jeśli w terminie wpłaty tej zaliczki złoży do urzędu skarbowego deklarację roczną i wpłaci podatek wynikający z tego zeznania.

Zakup opon zimowych

Przedsiębiorca, który kupi opony zimowe do samochodów wykorzystywanych w firmie, wpisanych do ewidencji środków trwałych i amortyzowanych, może rozliczyć ten wydatek na bieżąco w kosztach uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Nie ma obowiązku uwzględniania ceny tych opon w wartości początkowej samochodów. Opony zimowe nie prowadzą bowiem do ulepszenia samochodu i do podwyższenia wartości środka trwałego, co mogłoby uzasadniać ich amortyzację. Zakup opon zimowych jest związany z prowadzonym przez przedsiębiorcę biznesem i służy bezpiecznemu korzystaniu z samochodów firmowych, które z kolei przyczyniają się do uzyskiwania przychodów przez firmę. Jednak w związku z tym, że kosztu zakupu opon nie można bezpośrednio powiązać z żadnym konkretnym przychodem firmy, wydatek na zakup opon powinien być rozliczony w dacie jego poniesienia jako koszt pośredni. [Przykład 2]

Wyjazd służbowy

Przedsiębiorca może też zaplanować pod koniec roku wyjazd służbowy, podczas którego odwiedzi jednego ze swoich zamiejscowych kontrahentów, z którym omówi priorytetowe transakcje na 2013 r. Koszt noclegów hotelowych i przejazdów opłacone w listopadzie będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych.

Zasady rozliczenia firmowej podróży służbowej są podobne jak przy rozliczaniu wydatków związanych z podróżą służbową pracownika zatrudnionego w firmie. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osobie prowadzącej działalność gospodarczą odbywającej podróż służbową należy się dieta w wysokości diety przysługującej pracownikowi. Kosztem nie będą jednak te wydatki, które przekraczają wartość diet z tytułu podróży służbowych określoną w odrębnych przepisach. Wysokość diet jest określona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej dotyczącego podróży służbowych na terenie kraju. Przepisy tego rozporządzenia określają możliwe do odliczenia kwoty z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do realizacji podróży służbowej.

W wyjazdach krajowych co do zasady dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Natomiast za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej dowodem zapłaty.

Rozliczenie podróży służbowej wymaga jednak odpowiedniego udokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca powinien więc zachować faktury za noclegi oraz bilety za przejazdy. Zgodnie z par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy powinni wystawić dowód wewnętrzny, zawierający datę i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków. W tym przypadku będzie to sam przedsiębiorca. Dokument powinien zawierać: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także wartość diety.

Jeśli przedsiębiorca nocował w hotelach, to powinien zachować faktury VAT wystawione przez hotel. Jeśli chodzi o przejazdy w czasie podróży służbowej, to dowody księgowe, jakie ma zachować, zależą od środka transportu, którym się poruszał. W przypadku podróży prywatnym autem niewpisanym do ewidencji środków trwałych w firmie odpowiednim dokumentem jest ewidencja przebiegu pojazdu. Gdy przedsiębiorca używał auta firmowego, to odpowiednim dowodem będą faktury za zakup paliwa. Jeśli podróż służbową zrealizuje pociągiem, autobusem czy samolotem, to powinien zachować bilety, na podstawie których odbył podróż. Wydatki te odpowiednio udokumentowane przedsiębiorca powinien zsumować i wykazać w kol. 13 księgi w rubryce "pozostałe wydatki" z adnotacją, że dotyczą rozliczenia podróży służbowej.

Szybsza amortyzacja

Zwiększyć koszty mogą przedsiębiorcy mający status małego podatnika poprzez skorzystanie z jednorazowej amortyzacji. Polega ona na bezpośrednim wpisaniu w koszty wydatku na nabycie środka trwałego o wartości powyżej 3,5 tys. zł bez ustalania comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Małym podatnikiem jest podatnik, którego przychód w 2011 r. nie przekroczył 5,324 mln zł (równowartość 1,2 mln euro). Natomiast wysokość jednorazowych odpisów amortyzacyjnych nie może przekraczać w roku podatkowym kwot 220 tys. zł (równowartość 50 tys. euro). Amortyzacja taka dotyczy środków trwałych, których cena zakupu przekracza 3,5 tys. zł i które mieszczą się w ustawowej klasyfikacji środków trwałych (mogą to być m.in. zespoły komputerowe). Prawo to przysługuje również osobom rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej.

Jednorazowa amortyzacja jest korzystna podatkowo, ponieważ przedsiębiorca dokonujący dużych zakupów inwestycyjnych może w całości zaliczyć taki wydatek do kosztów. Przed końcem roku taki wydatek jest korzystny również z tego względu, że może zostać ujęty w kosztach już w tym miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji. W przypadku zaś amortyzacji środków trwałych rozliczanej w czasie zużywania się danego urządzenia pierwszego odpisu można dokonać dopiero w miesiącu następującym po miesiącu wprowadzenia go do ewidencji.

Przykładowo z takiej szybszej amortyzacji może skorzystać przedsiębiorca będący małym podatnikiem, który planuje w 2013 r. korzystać ze specjalistycznego komputera np. do obróbki graficznej obrazów o wartości kilkunastu tysięcy złotych. Jeśli zakupi go w listopadzie, będzie mógł w całości ująć taki wydatek w kosztach w tym miesiącu. [Przykład 3]

Przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, choćby w sposób pośredni. Trzeba pamiętać, że pewne wydatki nie mogą z mocy ustawy podatkowej stanowić kosztów podatkowych. Katalog takich wydatków określa art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Ważne

Dochodem z działalności gospodarczej jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów

Ważne

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych z odliczenia i wymienionych wprost w ustawie o podatku dochodowym

PRZYKŁADY

1 Czy wstępna opłata leasingowa za samochód będzie kosztem w miesiącu jej uiszczenia

Na podstawie faktury wystawionej przez leasingodawcę poniesiona przez przedsiębiorcę wstępna opłata od leasingu samochodów jest kosztem pośrednim. Oznacza to, że powinna zostać zaliczona do kosztów jednorazowo, bez konieczności rozliczania jej w czasie, nawet jeśli związana jest z używaniem samochodu w leasingu, który może trwać kilka lat. Takie stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 maja 2011 r. (II FSK 59/10). Według sądu opłata leasingowa dotyczy nie tylko samej kilkuletniej usługi leasingu, ale w ogóle prawa do skorzystania z niego, skoro od jej uiszczenia uzależnione jest zawarcie umowy i wydanie przedmiotu leasingu.

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 5c, art. 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

2 Czy zapłacona zaliczka na dostawę materiałów zwiększy koszty

Wydatki wynikające z faktury zaliczkowej nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Podatnik powinien rozliczyć zakup towarów handlowych na podstawie faktury ostatecznej, a nie faktury zaliczkowej. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 4 maja 2011 r. (nr ILPB1/415-188/11-2/AGr). Organ nie zgodził się z podatnikiem, że zawsze za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania. Według organu faktura zaliczkowa, która nie jest fakturą końcową, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

Art. 14 ust. 3 pkt 1, art. 22 ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

3 Czy zapłacona kara umowna za dostarczenie wadliwego towaru może być kosztem

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik prowadzący działalność gospodarczą nie może zaliczyć kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów oraz wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towarów wolnych od wad, a także z tytułu zwłoki w usunięciu wad towarów lub wykonanych robót i usług. Kosztem nie są również inne wydatki o podobnym charakterze mające charakter sankcyjny, m.in. odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych, grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym, koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań.

Podstawa prawna

Art. 23 ust. 1 pkt 14, 18, 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 5c, art. 22k ust. 7, ust. 8, art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r., nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Par. 4, par. 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).