Jak rozliczyć wypłacane kwoty z ZFŚS

Definicja przychodów ze stosunku pracy na potrzeby rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych jest szeroka. Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT zalicza się do nich nie tylko pieniądze, ale również wartość otrzymanych świadczeń w naturze czy świadczeń nieodpłatnych. Przychód ze stosunku pracy powstaje zatem w każdym przypadku, kiedy mamy do czynienia z uzyskaniem przez pracownika realnej korzyści, w tym także - świadczenia finansowanego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Nie oznacza to jednak, że przychód taki podlega zawsze opodatkowaniu. Pewne rodzaje świadczeń zwolnione są z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Dotyczy to również świadczeń przyznawanych w związku z realizacją działalności socjalnej w firmie.

Świadczenia socjalne

Zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592). Działalność socjalną stanowią usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści, byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu w regulaminie.

Zwolnienie z podatku

Szczególne zwolnienie podatkowe, dotyczące świadczeń dla pracowników, finansowanych w związku z działalnością socjalną pracodawcy, reguluje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z nim wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymywanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o ZFŚS) rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej kwoty 380 zł w skali całego roku podatkowego. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Wartość bonów stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu PIT jako przychód ze stosunku pracy. Świadczenia te nie są ani świadczeniami pieniężnymi ani świadczeniami o charakterze rzeczowym (por. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 kwietnia 2012 r., nr IPPB4/415-124/12-2/JK3).

Aby zatem zastosować zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, świadczenia:

● muszą mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej,

● muszą mieć charakter rzeczowy lub pieniężny,

● muszą być w całości sfinansowane ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,

● ich wysokość nie może przekraczać w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Limit kwotowy ma zastosowanie łącznie do wszystkich świadczeń - pieniężnych i rzeczowych, otrzymanych w trakcie roku podatkowego. Natomiast art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT nie wyklucza zastosowania zwolnienia w przypadku gdy z ZFŚS finansowana jest część świadczenia, a pozostałą kwotę finansuje pracownik z własnych środków. Zastrzeżenie mówiące o sfinansowaniu w całości dotyczy środków pracodawcy, zatem świadczenie sfinansowane przez niego w części z ZFŚS oraz ze środków obrotowych nie wypełnia dyspozycji omawianego zwolnienia. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 49/11).

Dofinansowanie rodziców

Szczególne zwolnienie podatkowe obejmuje dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników, finansowane z ZFŚS. Artykuł 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PIT zwalnia z opodatkowania dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18. Musi to być wypoczynek zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych. Zwolnione z PIT są także przejazdy związane z wypoczynkiem i pobytem dziecka na leczeniu. Takie świadczenia - o ile pracodawca sfinansował je z ZFŚS - objęte są zwolnieniem podatkowym, niezależnie od ich wartości. Nie występują tu żadne ograniczenia kwotowe, więc zwolnienie obejmuje całość świadczenia.

Warto wskazać, że dopłata przez pracodawcę do kolonii dziecka, finansowana z innych źródeł, np. środków obrotowych, zwolniona jest z PIT tylko do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) ustawy o PIT.

Poza tym nielimitowane zwolnienie obejmuje świadczenia otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach lub klubach dziecięcych. Preferencja ta wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o PIT.

Zasady poboru PIT

Świadczenia socjalne, które nie są zwolnione z PIT, np. ze względu na przekroczenie limitu 380 zł, stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy. Kwotę (wartość) świadczenia pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty dochodu pobrać zaliczkę na podatek dochodowy oraz przekazać ją do właściwego urzędu skarbowego (art. 31, art. 32 i art. 42 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem mechanizm poboru podatku dochodowego od świadczeń z ZFŚS jest taki sam, jak w przypadku poboru podatku od dochodu - wynagrodzenia. Podatek dochodowy pobierany jest przez płatnika ze środków przyznanych uprawnionemu. Pracownik otrzymuje świadczenie po dokonaniu potrącenia podatku.

Praca dla wielu firm

Można mieć wątpliwości, jak ustalać, czy nie został przekroczony limit 380 zł w przypadku pracy na rzecz wielu pracodawców. Przepisy ustawy o PIT nie nadają pracodawcy uprawnienia do żądania od pracownika informacji dotyczących innych źródeł utrzymania, jak również nie zobowiązują pracownika do zawiadamiania pracodawcy o dodatkowej pracy. Stąd zastosowanie zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT nie jest uzależnione od obowiązku poinformowania pracodawcy o niepozostawaniu pracownika w innym stosunku pracy.

Obowiązkiem pracownika jest kontrolować wysokość otrzymanych w roku podatkowym świadczeń. Jeżeli okaże się, że pracownik w danym roku podatkowym otrzymał świadczenia od każdego pracodawcy i łączna kwota tych świadczeń jest wyższa niż 380 zł, to pracownik ma obowiązek samodzielnie wykazać nadwyżkę podlegającą opodatkowaniu w rocznym zeznaniu podatkowym (por. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 maja 2012 r. (nr ITPB2/415-152/12/RS).

Ważne

Na potrzeby stosowania zwolnienia podatkowego do kwoty 380 zł, rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

PRZYKŁADY

1 Czy dopłata do żłobka może być zwolniona z PIT w pełnej wysokości

Od świadczeń otrzymanych z ZFŚS, związanych z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach lub klubach dziecięcych nie odprowadza się podatku dochodowego. Nowe, nielimitowane zwolnienie, określone w art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o PIT dla świadczeń związanych z opieką nad najmłodszymi dziećmi w żłobkach i klubach dziecięcych, to skutek wejścia w życie 4 kwietnia 2011 r. ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. nr 45, poz. 235 z późn. zm.). Zatem przekazane pracownikom świadczenia w formie dofinansowania do żłobków lub klubów dziecięcych, sfinansowane ze środków ZFŚŚ, są zwolnione z opodatkowania w całości.

2 Kiedy świadczenie z funduszu socjalnego dla byłego pracownika jest opodatkowane

Do byłych pracowników nie ma zastosowania zwolnienie podatkowe, regulowane w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT i ograniczone limitem 380 zł, które adresowane jest do osób aktualnie zatrudnionych w zakładzie pracy. Świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, zwolnione są z podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT. W opisanym przypadku nadwyżka świadczenia ponad limit podlegać będzie opodatkowaniu, przy czym będą miały zastosowanie szczególne zasady rozliczeń z fiskusem. Są one określone w art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Od dochodów z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów - byłych pracowników, pobierany jest zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10 proc. należności. Podatek ma obowiązek potrącić płatnik, czyli były pracodawca.

3 Czy należy opodatkować wyłącznie nadwyżkę świadczenia ponad kwotę limitu

Wartość świadczenia, jaką pracodawca powinien doliczyć do przychodu danego pracownika, należy obliczyć, dzieląc łączną kwotę wydatków poniesionych przez pracodawcę na zorganizowanie wycieczki przez liczbę biorących w niej udział pracowników. A następnie tak ustaloną wartość, przypadającą na jedną osobę, doliczyć do przychodu pracownika uczestniczącego w wycieczce. Takie stanowisko przedstawiło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 49/11). Uwzględnić przy tym trzeba zwolnienie dla pracowników, przysługujące do kwoty 380 zł (w skali roku). Zatem opodatkowaniu będzie podlegać tylko nadwyżka świadczenia ponad tę kwotę.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592).